5w1h trong tổ chức sự kiện là gì? Nguyên tắc lập kế hoạch

Tư duy 5w1h trong tổ chức sự kiện là điều quan trọng mà người tổ chức sự kiện cần biết để lập kế hoạch và mục tiêu cho sự kiện. Để đảm bảo sự kiện được hoàn thành đúng tiến độ theo kế hoạch và đạt được hiệu quả cao. Hãy cùng ViEvent tìm hiểu nguyên tắc sáng tạo 5w1h trong tổ chức sự kiện nhé!

5w1h trong tổ chức sự kiện là gì?

5w1h chính là tên gọi viết tắt của Why, What, When, Where, Who, How. Là một phương pháp dùng để hoạch định và thực hiện những kế hoạch, mục tiêu cho từng sự kiện. Phương pháp này được áp dụng rất nhiều và có hiệu quả cao trong việc quản lý, tổ chức sự kiện đạt kết quả tốt hơn.  Khi áp dụng nguyên tắc 5w1h trong tổ chức sự kiện còn giúp bạn xây dựng những ý tưởng và tìm kiếm các giải pháp phù hợp nhất.

Nguyên tắc sáng tạo tổ chức sự kiện

5w1h trong tổ chức sự kiện là Why (tại sao), What (cái gì), When (khi nào), Where (ở đâu), Who (ai), How (như thế nào). Đây chính là 6 nguyên tắc giúp bạn xây dựng ý tưởng sáng tạo và có kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất.

Why (Tại sao)

Tại đây bạn cần phải trả lời được câu hỏi “Mục đích của sự kiện là gì? Tại sao phải tổ chức sự kiện? Mong muốn tổ chức sự kiện này là vì khách hàng hay để quảng bá hình ảnh thương hiệu và sản phẩm?”. Điều này giúp bạn định hướng được sự kiện và lên kế hoạch chi tiết nhất. Bước này khá quan trọng để quyết định sự kiện có thành công hay không và dễ dàng đạt được mục tiêu đặt ra.

Để có kết quả cho WHY, câu hỏi thường gặp sẽ là:

• Tại sao nên tổ chức sự kiện này?
• Mục tiêu sau sự kiện là gì?
• Những lý do nên truyền tải thông điệp này?

What (Cái gì)

5w1h trong tổ chức sự kiện WHAT là yếu tố thứ hai cần tìm kiếm để giúp bạn hình dung những công việc cần phải thực hiện. Đặt ra câu hỏi càng chi tiết thì sự kiện diễn ra sẽ hoàn chỉnh và đúng như kế hoạch ban đầu.

Một số câu hỏi WHAT bạn có thể tham khảo:

• Nội dung sự kiện sẽ là gì và thời gian tổ chức, danh sách người tham dự
• Chủ đề của sự kiện sẽ là gì?
• Hình thức tổ chức sự kiện mong muốn là gì?
• Dự trù ngân sách tổ chức sự kiện là bao nhiêu?
• Kế hoạch truyền thông sự kiện: trước, trong và sau sự kiện là gì?
• Khách mời được tham gia miễn phí hay mua vé

When (Khi nào)

WHEN khi nào giúp bạn xác định được thời gian tốt nhất để tổ chức sự kiện. Một số điểm bạn cần lưu ý khi trả lời chữ W thứ 3 này.

• Xác định thời gian tổ chức sự kiện phù hợp
• Thông báo trước thời gian diễn ra sự kiện để khách mời chuẩn bị
• Lựa chọn thời gian phù hợp với các khách mời
• Không được lựa chọn thời gian tổ chức trùng với sự kiện khác
• Lưu ý dự báo thời tiết trước khi lựa chọn thời gian

Where (Ở đâu)

Một trong những thứ quan trọng nhất chính là địa điểm tổ chức sự kiện. Lựa chọn địa điểm phù hợp và được bố trí phù hợp với phía ban tổ chức và khách mời.

Bạn nên cân nhắc sự kiện nên tổ chức trong nhà hay ngoài trời, cân nhắc yếu tố ngân sách và tránh phát sinh quá nhiều chi phí. Lưu ý rằng bạn phải thông báo thời gian và địa điểm sự kiện trước nhiều ngày để các khách mời kịp chuẩn bị và không bị trùng với những sự kiện lớn nhỏ khác.

Who (Ai)

Trả lời các câu hỏi WHO sẽ giúp bạn xác định được những đối tượng nào tham gia sự kiện, xây dựng được kịch bản, ý tưởng, phương án tổ chức sự kiện phù hợp và làm cách nào để truyền tải nội dung, thông điệp một cách hiệu quả nhất.

• Họ là những ai?
• Đối tượng tham gia từ bao nhiêu tuổi?
• Phong cách, cá tính và nhu cầu của họ là gì?

How (Như thế nào)

5w1h trong tổ chức sự kiện, chữ HOW sẽ giúp bạn nên tổ chức sự kiện như thế nào? Được tổ chức theo loại hình nào là tốt nhất? Chuẩn bị càng kỹ càng và chi tiết nhất thì sự kiện càng thành công và để lại ấn tượng cho các khách mời.

Qua bài viết trên, chúng tôi đã cung cấp cho bạn thông tin về nguyên tắc sáng tạo 5w1h trong tổ chức sự kiện. Nếu như có thể vận dụng những công thức này sẽ giúp bạn dễ dàng nghiên cứu, phân tích, đưa ra ý tưởng mới mẻ về sự kiện một cách dễ dàng nhất. Sau khi trả lời được những câu hỏi 5w1h sẽ góp phần giúp bạn tạo nên sự thành công của mỗi sự kiện và tạo ấn tượng đối với truyền thông và các khách mời. Mọi thắc mắc và cần được hỗ trợ, hãy liên hệ trực tiếp cho ViEvent nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến số 1 hiện nay, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và giúp bạn có một sự kiện hoàn hảo nhất.