Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện (2023)

Khi tổ chức sự kiện, để mọi hoạt động được diễn ra suôn sẻ, theo đúng kế hoạch thì việc bố trí nhân sự là điều cần thiết. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn những thông tin bổ ích về bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện. Hãy cùng theo dõi nhé!

Ý nghĩa của việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện

Để có thể kiểm soát và điều phối các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch khi tổ chức sự kiện thì việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện rất quan trọng. Việc phân bổ nhân sự theo từng vị trí với các chức năng, nhiệm vụ khác nhau là vô cùng cần thiết, mang lại hiệu quả cao cho công việc, tạo nên một sự kiện hoàn chỉnh.

Các vị trí nhân sự trong tổ chức sự kiện

Những vị trí nhân sự sự kiện cơ bản gồm có:

Quản lý sự kiện

Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện thì quản lý sự kiện là người có vị trí cao nhất trong tổ chức sự kiện, đồng nghĩa với đó trách nhiệm của quản lý sự kiện vô cùng nặng nề. Họ sẽ là người xây dựng kế hoạch và thống nhất, tổ hợp các ý tưởng của sự kiện.

Nhiệm vụ của quản lý rất linh hoạt, có thể phụ trách chỉnh sửa kế hoạch, kịch bản khi cần thiết, đề ra các phương án phòng ngừa rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện, viết các hạng mục sản xuất…Quản lý cũng sẽ là người phân công nhân sự dựa theo công việc, năng lực của mỗi người để sắp xếp nhân sự vào những bộ phận khác nhau, đồng thời quản lý sẽ phải làm việc, liên kết chặt chẽ với các bộ phận nhân sự để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Những nhân sự cần hỗ trợ hoặc trao đổi công việc có thể liên hệ trực tiếp với quản lý để có hướng giải quyết.

Có thể thấy, đây là một vị trí quan trọng trong tổ chức sự kiện, đòi hỏi quản lý phải là người có  đầu óc chiến lược, nhanh nhạy, sáng tạo, có khả năng ứng phó, điều phối hoạt động diễn ra trong sự kiện.

Bộ phận giám sát

Khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện, bộ phận giám sẽ giữ vai trò điều phối từng hạng mục cụ thể. Họ nắm rõ nhân sự phân công trong từng hạng mục. Ví dụ như phụ trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên…

Tuy nhiên, vị trí này thường chỉ có trong những sự kiện quy mô lớn, còn nếu sự kiện nhỏ thì bạn có thể bỏ qua vị trí này, để quản lý và các bộ phận khác làm trực tiếp với nhau.

Bộ phận an ninh

Bộ phận an ninh là những người chịu trách nhiệm bảo đảm sự an toàn cho khách mời và cả sự kiện. Với những sự kiện đông người tham dự, bộ phận an ninh phải chịu rất nhiều áp lực.

Trong tổ chức sự kiện, bộ phận an ninh thường sẽ giữ nhiệm vụ hỗ trợ khách mời tham dự sự kiện như các vấn đề đi lại, bảo vệ người tham gia khỏi các hành vi trộm, cắp, cướp giật, bạo lực…

Ngoài ra, họ cũng hỗ trợ ban tổ chức sự kiện và tham gia vào công tác cứu trợ trong trường hợp khẩn cấp, không may xảy ra như hỏa hoạn, khủng bố. Bộ phận ạn ninh trong những sự kiện đông người tham dự đóng vai trò quan trọng trong việc ổn định khán đài, sơ tán khách mời…

Bộ phận kỹ thuật

Nhân sự trong tổ chức sự kiện không thể nào thiếu đi bộ phận kỹ thuật, đây là một lực lượng nhân sự đông đảo, gồm có: nhân viên phụ trách âm thanh, ánh sáng, loa, mic; biên tập…

Bộ phận kỹ thuật phụ trách vận hành các thiết bị từ bàn điều khiển, họ thường ngồi ở khu vực bàn thiết bị kỹ thuật gần cánh gà hoặc cuối sân khấu.

Có thể nói, nhân viên bộ phận kỹ thuật như những người hùng thầm lặng trong sự kiện, họ góp phần không nhỏ vào sự thành công của một chương trình, sự kiện. Ngoài việc phải thành tạo các nghiệp vụ kỹ thuật chuyên sâu, nhân viên kỹ thuật trong tổ chức sự kiện còn phải luôn nâng cao khả năng tập trung vào những gì đang diễn ra trên sân khấu, trong khán phòng. Ví dụ như, trong sự kiện có sự tương tác với khán giả, người phụ trách đèn ánh sáng sẽ phải ngay lập tức chiếu ánh sáng đến khu vực người đang phát biểu. Hay với những tình huống, sự cố phát sinh, nhân viên trực kỹ thuật phải theo dõi sát sao diễn tiến của sự kiện, lời dẫn của MC cùng nhiều yếu tố khác để có thể điều chỉnh kịp thời.

Có một đội ngũ nhân sự kỹ thuật giỏi sẽ giảm bớt gánh nặng về trục trặc kỹ thuật, góp phần giúp cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ.

Bộ phận lễ tân

Trong tổ chức sự kiện, bộ phận lễ tân như gương mặt đại diện cho ban tổ chức sự kiện. Đội ngũ lễ tân rất đa dạng và đông đảo từ PG, nhân viên quầy checkin, checkout…

Nhẫn viên lễ tân trong tổ chức sự kiện yêu cầu cả về ngoại hình ưa nhìn lẫn các kỹ năng mềm. Ngoài việc ưu tiên ngoại hình cân đối, nổi bật thì lễ tân cũng cần phải khéo léo trong giao tiếp, ứng xử, nhanh nhẹn, hoạt bát. Bởi, đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách mời nên thái độ, cách ứng xử của họ rất quan trọng. Nếu nhân viên lễ tân có thái độ khó chịu, cáu bẳn với khách mời, điều này sẽ làm ảnh hưởng đến sự kiện, làm xấu đi hình ảnh của ban tổ chức sự kiện. Vậy nên, nhân viên bộ phận lễ tân phải luôn chu đáo, niềm nở khi khách hàng hỏi hay nhờ giúp đỡ…

Bộ phận phục vụ

Bộ phận phục vụ trong tổ chức sự kiện là những người phục vụ đồ uống, các món ăn trong bữa tiệc, bao gồm đầu bếp và nhân viên chạy bàn. Nếu như sự kiện được tổ chức, chỉ có mời khách tham sự dùng trà, nước hoặc món tráng miệng thì công việc của nhóm phục vụ sẽ nhẹ nhàng hơn. Nhưng với sự kiện lớn, là một bữa tiệc mặn thì đòi hỏi cần phải có một lực lượng đông đảo nhân viên phục vụ và công việc của họ cũng sẽ khó khăn hơn.

Bộ phận phục vụ nên được training kỹ càng trước khi bắt đầu công việc tại sự kiện. Thái độ của nhân viên phục vụ cũng rất quan trọng, sự ân cần, thân thiện của nhân viên phục vụ đối với khách tham dự sẽ tạo cho họ cảm giác thoải mái, nhẹ nhàng khi tham gia sự kiện.

Những lưu ý khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện

Bất cứ một sự cố nhỏ nào xuất hiện trong chương trình, sự kiện đều có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ sự kiện. Vì vậy, khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện cần lưu ý một số vấn đề sau:

Số lượng nhân sự tham gia tổ chức sự kiện còn tùy thuộc vào quy mô, tính chất của sự kiện. Cần có sự phân bổ rạch ròi, hợp lý để tối ưu hóa về nguồn lực. Tránh việc huy động quá nhiều nhân sự dẫn đến lãng phí nhân lực, chi phí và kéo theo việc chồng chéo về nhiệm vụ.

Trang phục của nhân sự dù làm ở bộ phận, công đoạn nào cũng cần phải chỉn chu, lịch sự. Một nhân viên phục vụ hay một nhân sự kỹ thuật chỉ ngồi sau bàn điều khiển cũng là bộ mặt của cả sự kiện, vì vậy cần phải chuẩn bị phục trang lịch sự, đồng bộ.

Đặc biệt, trước khi sự kiện chính thức diễn ra doanh nghiệp, nhà tổ chức nên dành thời gian để training nhân viên, đặc biệt là với đội ngũ lễ tân, nhân sự bộ phận phục vụ, tốt nhất hãy thực hiện tổng duyệt trước khi sự kiện bắt đầu.

Đội ngũ nhân sự phải luôn có mặt đúng giờ theo kế hoạch, tránh trường hợp các nhân viên tổ chức (nhân viên lễ tân, nghệ sĩ) sát giờ mới đến gây náo loạn hội trường và không có sự chuẩn bị tươm tất.

Cần có những nhân viên dự phòng, với từng nhiệm vụ và mảng công việc, nếu như chẳng may người phụ trách chính có công việc đột xuất không thể nhận nhiệm vụ để đảm bảo mọi công việc trong sự kiện diễn ra hiệu quả.

Qua bài viết trên có thể nhận thấy, bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện có ảnh hưởng rất lớn đến sự kiện. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc tìm hiểu về nhân sự trong tổ chức sự kiện.