Những vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện bạn cần lưu ý

Không chỉ riêng lĩnh vực tổ chức sự kiện mà bất kì một sự việc, hoạt động nào cũng tồn tại rủi ro. Muốn sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp, bạn cần phải dự đoán trước các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện. Từ đó, bạn có thể đưa ra những phương án dự phòng để ứng phó tình hình. Có như vậy, bạn mới có thể kiểm soát tốt sự kiện của mình.

Để có được những phương án phòng tránh và giải quyết các rủi ro một cách tốt nhất, bạn cần biết được những rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện. ViEvent sẽ liệt kê một số vấn đề dưới đây:

Vấn đề kỹ thuật trong sự kiện

Vấn đề kỹ thuật là một trong những vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện. Cho dù bạn có hệ thống âm thanh ánh sáng khủng cỡ nào, bạn cũng phải kiểm soát những rủi ro có thể phát sinh với những thiết bị đó. Bạn phải chú ý vị trí lắp đặt thiết bị, công suất nguồn điện, khung giá treo,... Ngoài ra, bạn nên cân nhắc cả việc liệu đường dây điện có dễ làm khách vấp ngã hay không.

Thời tiết không như ý muốn

Rủi ro thời tiết trong tổ chức sự kiện là những vấn đề không thể tránh khỏi. Thời tiết sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện của bạn. Đối với những sự kiện ngoài trời, dù bạn có dùng các thiết bị chuyên dụng cho sự kiện outdoor, nhưng rủi ro cũng có thể xảy ra. Vì vậy, xem trước dự báo thời tiết là việc vô cùng quan trọng. Từ đó, bạn có thể lên phương án phù hợp để ứng phó, tránh gây ra tình trạng hỗn loạn.

Vấn đề an toàn thực phẩm

Vấn đề an toàn thực phẩm là một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện. Bởi lẽ, có không ít sự kiện mà người tham dự bị ngộ độc thực phẩm sau khi dùng tiệc trong chương trình. Để đảm bảo được chất lượng thực phẩm luôn ở mức tốt nhất, bạn nên lựa chọn những nhà cung cấp chất lượng và uy tín. Hãy chọn thực phẩm từ các nhà hàng cao cấp, khách sạn nổi tiếng. Nếu kinh phí không cho phép, hãy cử người giám sát khâu chế biến và kiểm tra kỹ trước khi ra món.

Thức ăn ra chậm hoặc bị nguội cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến sự kiện. Việc này phát sinh từ yếu tố thời gian. Vì vậy, muốn chương trình diễn ra suôn sẻ, hãy chuẩn bị phương án dự phòng bạn nhé!

Tiến độ chậm hơn kế hoạch

Một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện khác là sự chậm trễ không mong muốn. Đảm bảo tiến độ không phải là công việc dễ dàng. Tiến độ công việc chậm, không theo kịp kế hoạch đề ra vô cùng dễ gặp. Chỉ cần một hạng mục nào đó kéo dài hơn dự tính, toàn bộ timeline sẽ trễ hơn. Bên cạnh đó, nó còn dẫn đến việc không kịp lịch tổng duyệt hoặc sự kiện không đạt được chất lượng,... Đảm bảo tiến độ không phải là công việc dễ dàng.

Vấn đề hỗ trợ y tế

Y tế là một trong các vấn đề của tổ chức sự kiện. Trong bối cảnh hiện nay, đa số các sự kiện đều mang tính sôi động. Theo đó, người tham dự thường phải vận động nhiều hơn. Ví dụ điển hình là các show diễn EDM, lễ hội âm nhạc cuối năm, countdown, các sự kiện thể thao,... Ngoài ra, những sự kiện này thường rất đông người và dễ xảy ra tình trạng ngộp thở. Có thể nói, đây là những sự kiện chất chứa hàng loạt rủi ro về sức khỏe và y tế đối với người tham dự.

Khách không mời

Sự thâm nhập của những vị “khách không mời” không phải là điều hiếm gặp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Thông thường, sự hiện diện của họ không gây ảnh hưởng gì quá lớn. Bởi lẽ, có thể họ chỉ đơn giản đến xem chùa mà thôi. Bạn không hề có thông tin của những người “khách không mời” đó. Nếu trộm cướp hay mất cắp xảy ra, rất khó để ban tổ chức kiểm soát được tình hình. Cho dù có kiểm tra camera giám sát đi chăng nữa, rất khó mà tìm được hung thủ.

Bạn có thể tránh được rủi ro này bằng cách dùng hàng rào hay cổng soát vé nghiêm ngặt. Bạn cũng cần có một đội ngũ an ninh chuyên nghiệp để đảm bảo xử lý được tình huống phát sinh thật linh hoạt.

Vấn đề an ninh nội bộ

Sự kiện thường là nơi tập trung rất đông người. Vì vậy, an ninh nội bộ cũng là một trong các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện. Việc va chạm và tiếp xúc giữa nhiều người là điều không thể tránh khỏi. Với những sự kiện lễ hội, tình trạng đám đông làm loạn, mất cắp, sử dụng chất cấm,... rất dễ xảy ra. Muốn sự kiện diễn ra thành công, bạn hãy lưu ý cả vấn đề này nữa nhé!

Cách dự phòng rủi ro khi tổ chức sự kiện

Có thể nói, rủi ro là điều không thể tránh khỏi khi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể dự phòng được chúng. Bằng cách nhận diện được các vấn đề và chuẩn bị sẵn phương án giải quyết, sự kiện của bạn sẽ diễn ra trơn tru nhất. Ngoài ra, việc tổ chức event online, virtual hoặc hybrid event sẽ hạn chế tối đa rủi ro bạn có nguy cơ gặp phải. Bạn sẽ không cần lo lắng về thời tiết, thực phẩm, vấn đề y tế hay an ninh,... mà việc tổ chức còn được linh hoạt hơn rất nhiều.

Trên đây là các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện thường gặp mà ViEvent xin thông tin đến bạn. Hy vọng bài viết đã gợi ý cho bạn các vấn đề dễ gặp phải và đưa ra những phương án xử lý thích hợp.