Lưu ý 8 loại chi phí tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp hạn chế được rủi ro

Ngoài việc phải lên kế hoạch, kịch bản, nội dung, hình ảnh chỉn chu cho sự kiện thì một điều quan trọng bạn cần phải quan tâm chính là chi phí tổ chức sự kiện. Nhằm giúp bạn dự trù được mức kinh phí phù hợp và chính xác nhất, giảm thiểu những rủi ro về ngân sách phát sinh gây ảnh hưởng đến sự thành công và hiệu quả của sự kiện. Trong bài viết này sẽ liệt kê cho bạn 8 loại chi phí tổ chức sự kiện mà bạn cần phải đặc biệt lưu ý.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Khoản chi phí tổ chức sự kiện mà bạn cần phải lo đầu tiên chính là phí thuê mặt bằng, địa điểm tổ chức, bạn sẽ cần phải đặt cọc trước một phần vị trí mong muốn thuê để có thể giữ chỗ và sẽ thanh toán các khoản còn lại theo hợp đồng cho thuê sau khi sự kiện kết thúc.

Để có thể lựa chọn được địa điểm phù hợp cần phải dựa trên nhiều yếu tố như: nội dung sự kiện, hoạt động trong sự kiện có những gì, quy mô khách mời, số lượng người tham dự, địa điểm phải thuận tiện cho khách mời di chuyển, có lối thoát hiểm, rộng rãi thoải mái,...

Ngoài ra, khi lựa chọn địa điểm thuê bạn cần lưu ý những chi phí phát sinh như: phí đỗ xe, phí an ninh, phí dịch vụ,... Bạn nên trao đổi rõ ràng trước khi đồng ý thuê và phải đề cập trong hợp đồng để tránh mâu thuẫn xảy ra.

Chi phí nhân sự hỗ trợ sự kiện

Một trong những điều làm nên sự thành công của sự kiện chính là nhờ sự hỗ trợ của nhân sự thuộc các bộ phận khác nhau như: MC, PG, truyền thông, kỹ thuật, nội dung,... Nhờ những nguồn lực này mà bạn có thể giảm thiểu bớt chi phí cho bên thứ 3. Chính vì vậy khoản chi phí tổ chức sự kiện phải chi cho nhân sự là điều cần thiết, giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp và thành công hơn.

Chi phí quản lý

Để sự kiện diễn ra thành công và giảm thiểu rủi ro không mong muốn xảy ra thì chi phí quản lý chính là khoản bạn cần phải bỏ ra để thuê đơn vị phụ trách và kiểm soát toàn bộ quá trình của sự kiện và phải chịu trách nhiệm hoàn toàn.

Có rất nhiều doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện thường bỏ lỡ khoản mục này, chính vì vậy khi xảy ra các tình huống rủi ro ngoài ý muốn đều không thể khắc phục kịp thời, làm ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.

Chi phí trang thiết bị hỗ trợ

Bất kỳ sự kiện dù có quy mô lớn hay nhỏ đều cần phải chuẩn bị khá nhiều trang thiết bị hỗ trợ như các thiết bị: âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, máy ảnh, máy  quay, micro, thiết bị phát wifi, đồ dùng trang trí,... Trong tất cả các loại chi phí tổ chức sự kiện thì bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết nhất cho khoản mục này. Vì chi phí thuê khá cao, người phụ trách cần phải kiểm soát và kiểm tra kỹ xem xét thiết bị hỗ trợ có cần thiết hay không và có sử dụng tốt hay không.

Chi phí tiết mục giải trí

Tất cả các loại sự kiện đều sẽ có tiết mục giải trí, văn nghệ để khuấy động bầu không khí trở nên thú vị và thoải mái hơn, giảm bớt sự căng thẳng, nhàm chán khi phải ngồi theo dõi xuyên suốt mấy tiếng.

Chính vì thế cần phải có khoản chi cho khách mời, diễn giả, công cụ và đạo cụ của các tiết mục, chi phí tiết mục biểu diễn,... phía tổ chức cần phải cân nhắc tùy thuộc vào mục đích sự kiện để có thể cân đối ngân sách phù hợp nhất.

Chi phí đãi tiệc sự kiện

Tùy thuộc vào mục đích, quy mô của sự kiện có thể lựa chọn các loại tiệc như: tiệc trà, tiệc rượu, tiệc ngọt, tiệc buffet hoặc tiệc mặn. Chi phí dự trù để đãi tiệc sự kiện sẽ phụ thuộc vào quy mô sự kiện, số lượng người tham dự, mỗi người sẽ có budget khác nhau, từ đó bạn sẽ trích ra khoản 20-40% tổng ngân sách của sự kiện.

Chi phí sản xuất, nguyên vật liệu

Đối với những sự kiện có tính đột phá, sáng tạo, chú trọng việc trang trí, xây dựng concept thì đều phải chuẩn bị tất cả các nguyên vật liệu. Chính vì thế sẽ phát sinh thêm chi phí chi trả cho sản xuất nguyên vật liệu và nhân công hỗ trợ.

Đầu tư thêm khoản phí này giúp sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp và chỉn chu hơn trong mắt khách hàng, tạo nên sự mới lạ, độc quyền và ấn tượng nhất có thể.

Chi phí phát sinh tổ chức sự kiện

Nếu như bạn đã lập kế hoạch ngân sách cho 7 loại chi phí trên thì không thể nào quên một khoản chi phí tổ chức sự kiện cuối cùng nhưng lại có vai trò quan trọng nhất. Chính là dự trù khoản chi phí sẽ phát sinh thêm, mặc dù bạn đã có kế hoạch kỹ lưỡng nhưng sẽ có những trường hợp không mong muốn có thể xảy ra.

Bạn cần phải trích ra một ít ngân sách để tất cả mọi thứ trở nên chủ động hơn và có thể xử lý sự cố một cách nhanh chóng nhất.

Nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến - Giải pháp hàng đầu cho các doanh nghiệp

Nếu như bạn đang quá ‘đau đầu” vì có quá nhiều khoản chi phí tổ chức sự kiện phải trích ra khi thực hiện theo hình thức truyền thống, nhưng lại không đảm bảo được hiệu quả sự kiện có tốt như mong muốn. Vậy giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp của bạn chính là lựa chọn nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến ViEvent - giảm thiểu các khoản chi phí “khổng lồ” trong mỗi sự kiện.

Những lý do và ưu điểm lớn khiến cho các doanh nghiệp dần chuyển sang phương thức tổ chức sự kiện trực tuyến tại ViEvent:

• ViEvent là nền tảng tổ chức sự kiện online uy tín nhất thời điểm hiện tại
• Giúp các doanh nghiệp cắt bớt các khoản chi phí tổ chức sự kiện
• Nhiều lợi ích lớn cho khách hàng như: không tốn thời gian di chuyển, tiết kiệm chi phí, trải nghiệm ấn tượng như sự kiện thật, có cảm giác thoải mái,...
• Có sẵn công cụ quản lý và hỗ trợ sự kiện
• Có form thu thập thông tin, data khách mời, hoạt động chat diễn ra xuyên suốt và không giới hạn tính năng tương tác trong sự kiện
• Sự kiện của doanh nghiệp được lưu trữ và có thể xem hay phát lại tùy thích
• Được tạo các siêu sự kiện đa luồng gồm nhiều luồng livestream song song cùng lúc, khách mời có thể tham gia một trong số các luồng sự kiện hoặc tất cả
• Tất cả các loại hình sự kiện đều có thể thực hiện tại nền tảng ViEvent với mức chi phí vô cùng ưu đãi

Chi phí tổ chức sự kiện là vô cùng cần thiết và giúp bạn dễ dàng kiểm soát các vấn đề tài chính, tránh sự kiện bị thiếu chuyên nghiệp và thâm hụt ngân sách quá nhiều. Chúng tôi đã giúp bạn liệt kê 8 loại chi phí cơ bản nhất cần phải chi trả khi tổ chức sự kiện và việc lập kế hoạch cho các khoản chi là điều rất cần thiết. Ngoài ra, nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến ViEvent sẽ là phương pháp giúp bạn xóa bỏ nỗi lo về chi phí phát sinh quá nhiều. Mọi thông tin thắc mắc bạn hãy liên hệ trực tiếp qua website https://vievent.net/ để được hỗ trợ nhanh nhất.