Xây dựng bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả 2023

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một trong các bước quan trọng, thiết yếu khi tổ chức một chương trình, sự kiện. Vậy dự trù kinh phí là gì? Lập bản dự trù kinh phí như thế nào cho hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đế bạn các thông tin cần thiết về dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, hãy cùng theo dõi nhé!

Dự trù kinh phí là gì?

Có thể hiểu, dự trù kinh phí là ước tính chi phí của từng hạng mục công việc để lập kế hoạch và dự trù, xin kinh phí, nếu có phát sinh những công việc cần chi phí mà chưa được trình bày trong bản kế hoạch thì vẫn có thể triển khai công việc đó nhờ vào kinh phí dự trù.

Vai trò của bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Một trong các điều kiện để tạo nên thành công cho một sự kiện đó là kinh phí tổ chức. Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chắc chắn sẽ lập kế hoạch, bản dự trù kinh phí sao cho từng chi phí cụ thể của sự kiện phù hợp với ngân sách, tài chính ban đầu.

Bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là nơi chứa đựng toàn bộ các khoản chi tiêu bắt buộc phải có hoặc dự kiến sẽ chi khi tổ chức hoạt động bất kì. Người lập bản này không chỉ phải đưa ra chi phí tổng thể mà còn cần nêu chi tiết giá tiền của từng đầu mục công việc nhỏ và cả vấn đề phát sinh. Vì thế, bản dự trù kinh phí cần được trình bày rõ ràng, chi tiết, minh bạch và đảm bảo không có bất cứ sai sót nào.

Đối với công tác tổ chức sự kiện, việc dự trù kinh phí trước khi tổ chức sẽ giúp cho doanh nghiệp, người tổ chức đạt được nhiều lợi ích như:

- Kiểm soát chi phí và hạn chế phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện

- Giúp hoạch định được những công việc diễn ra trong sự kiện, từ đó có thể xử lý nhanh chóng các vấn đề rủi ro về thiếu hụt ngân sách

- Tăng tỷ lệ tổ chức thành công chương trình, sự kiện. Điều này sẽ giúp sự kiện để lại ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, toàn thể nhân viên hoặc ban lãnh đạo công ty

- Tránh lãng phí ngân sách doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí khi không phải chi thêm những khoản không có trong kế hoạch ban đầu.

- Giúp ngăn ngừa, hạn chế những gian lận trong quá trình thu chi.

Các bước lập bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cần có

Bước 1: Nghiên cứu và hiểu rõ proposal (bản đề xuất) sự kiện

Dù là sự kiện to hay nhỏ, bạn cũng cần nghiên cứu và nắm vững kế hoạch sự kiện như: Chủ đề chính của sự kiện là gì? Mục đích tổ chức sự kiện; Sẽ có những hoạt động nào diễn ra trong sự kiện; Quy mô bao nhiêu khách; Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện ra sao…

Khi đã nắm vững được kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn sẽ biết mình nên chi trả cho những hạng mục công việc nào và giúp giảm ngân sách bởi những khoản chi không cần thiết, tốn kém, đồng thời tính toán các chi phí phát sinh thêm nếu có.

Bước 2: Tổng hợp và lập danh sách các hạng mục của sự kiện

Công việc tiếp theo đó là bạn cần liệt kê, tổng hợp danh sách các hạng mục trong sự kiện hay còn gọi là checklist sự kiện. Cụ thể, bạn cần sắp xếp các sự kiện, sau đó phải biết cách đưa ra những hạng mục cần thiết…

Lập checklist sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp, người tổ chức sự kiện dự trù kinh phí đúng chuẩn hơn, dễ dàng phát hiện ra những chi tiết không logic, không còn cần thiết với kế hoạch tổ chức sự kiện nữa, và lược bỏ chúng một cách nhanh chóng và cũng như giúp tránh những thiếu sót không đáng có. Vì vậy, bạn cần chú ý liệt kê chi tiết các hạng mục của sự kiện.

Việc thiết lập danh sách các hạng mục cho một sự kiện phụ thuộc vào từng sự kiện, loại hình sự kiện cũng như nội dung hoạt động của sự kiện đó. Trên thực tế, những sự kiện có quy mô càng lớn, thì những hạng mục cần phải chi càng nhiều. Do đó, bạn cần nghiên cứu thật kỹ kế hoạch sự kiện trước khi lập danh sách các hạng mục.

Bước 3: Lên danh sách kinh phí dự trù cho rủi ro phát sinh

Thực tế cho thấy không có nhiều sự kiện diễn ra êm đẹp như kịch bản từ đầu đến cuối. Càng nhiều hạng mục cần thực hiện, chi phí phát sinh càng cao. Do đó, không chỉ khó trong việc dự toán kinh phí cho từng hạng mục, và việc dự toán kinh phí cho cả những tình huống không đáng có, hoặc không thể đoán trước lại càng thách thức hơn.

Bạn cần tính toán và dự trù xem trong sự kiện bạn đang đảm nhiệm có thể xảy ra những rủi ro hay tình huống gì? Trong lúc dự đoán những rủi ro và tình huống phát sinh, bạn nên kèm theo đó là kinh phí dự trù cho tương ứng với từng rủi ro. Và bạn cũng có thể lập thêm dự trù chi phí chênh lệch giá nếu sự kiện diễn ra vào mùa cao điểm để tránh những chi phí phát sinh. Việc này sẽ giúp bạn không quá lo lắng và bình tĩnh xử lý khi sự cố ập đến.

Bước 4: Hoàn thành tổng kinh phí

Khi đã hoàn thành bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, bước tiếp theo cần làm đó là tính tổng chi phí và xác định được con số cuối cùng cho toàn bộ sự kiện, bao gồm cả chi phí cho những rủi ro phát sinh.

Sau đó, bạn cần nhập các số liệu dưới dạng file mềm và trình bày khoa học, trong file có chứa đầy đủ các hạng mục công việc của sự kiện đã được liệt kê, giá dự kiến và chi phí phát sinh. Bạn có thể gửi bản dự trù kinh phí hoàn thiện này cho khách hàng hoặc cho ban quản lý, lãnh đạo để họ theo dõi và  kiểm duyệt.

Một số lưu ý khi lập bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Việc xây dựng bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không hề dễ dàng, chúng đòi hỏi người lập phải có sự cẩn trọng, cầu toàn và vô cùng tỉ mỉ. Hãy thử nghĩ xem, nếu bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện không có tính hiệu quả, chi phí dự toán thấp hơn chi phí thực tế, có thể bạn và đơn vị mà bạn đang phụ trách sẽ buộc phải bỏ ra ngân sách tương ứng để bù vào. Sau đây, Vievent sẽ đưa ra một số lưu ý để xây dựng bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả:

- Dự đoán, suy nghĩ và lên phương án cho những tình huống xấu có thể xảy ra như: có vấn đề ở khâu kỹ thuật, thiếu người trong ban tổ chức, ấn phẩm truyền thông hỏng….

- Trong trường hợp mặc dù đã dự trù kinh phí những thực tế vẫn vượt ngân sách, mọi người cần xin ý kiến cấp trên và đề xuất phương án giải quyết.

- Đối với bản dự trù kinh phí chi tiết sẽ liệt kê cụ thể những thứ cần chuẩn bị, số lượng cụ thể, giá cả dự trù. Mọi thông tin cần thiết được ghi đầy đủ tại bản dự trù, người chuẩn bị cho sự kiện chỉ cần mua đủ số lượng cần thiết như trong bản.

- Bản dự trù kinh phí cần có chữ ký, họ tên của người lập bản.

- Bản dự trù kinh phí cũng chỉ có giá trị khi được sự phê duyệt, đồng ý của lãnh đạo cấp trên.

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp những thông tin chi tiết về dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Hy vọng với những thông tin đã chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về dự trù kinh phí tổ chức sự kiện và có thể xây dựng được bản dự trù kinh phí tổ chức sự kiện hiệu quả.