Event proposal là gì? Cách viết Event Proposal tổ chức sự kiện

Một sự kiện được đầu tư chuyên nghiệp bắt buộc phải có Event Proposal hoàn chỉnh và chất lượng. Nếu như bạn đang chuẩn bị tổ chức sự kiện nhưng vẫn đang loay hoay không biết phải viết Proposal Event như thế nào? Cùng tham khảo bài viết này nhé, những thông tin hữu ích dành cho bạn!

Event proposal là gì?

Proposal được hiểu là đề xuất, Event Proposal nghĩa là đề xuất sự kiện. Một mẫu kế hoạch chi tiết đề xuất ý tưởng sự kiện chuyên nghiệp, chính xác. Những khách hàng và các đối tác sẽ hình dung hình thức sự kiện và đưa ra phản hồi thiết thực nhất.

Event Proposal đóng một vai trò rất quan trọng trong sự kiện, một trong những điều kiện giúp sự kiện thành công và gây ấn tượng với các khách mời. Bạn có thể trình bày dưới dạng words, excel, powerpoint và yêu cầu phải trình bày chi tiết và đầu tư công sức.

Người thực hiện Event Proposal phải tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng chính xác nhất, lắng nghe và nghiên cứu mục đích của sự kiện, sau đó thuyết phục họ theo như kế hoạch đã viết.

Việc này khá quan trọng và quyết định sự thành công của sự kiện chính vì vậy nên đòi hỏi người thực hiện phải có nhiều kinh nghiệm, sáng tạo, những người có nhiều kỹ năng, linh hoạt và nhạy bén để tránh những sai sót không mong muốn xảy ra.

Làm sao để viết Proposal Event chuyên nghiệp

Có thể viết được một Proposal Event thành công nhất bạn có thể tham khảo những gợi ý dưới đây:

Mục tiêu rõ ràng

Một Event Proposal thành công nhất bắt buộc phải xác định được mục tiêu rõ ràng. Xác định mục tiêu dựa trên mục đích chính của sự kiện và những ý nghĩa thông điệp muốn truyền đạt trong sự kiện. Để tránh những sai sót và thông tin bị sai lệch ban tổ chức cần phải đưa ra mẫu đề xuất phù hợp, nghiên cứu yêu cầu khách hàng trước khi viết proposal event.

Rõ ràng về ngân sách

Ngân sách cũng là một trong những yếu tố có thể gây ảnh hưởng đến sự uy tín của sự kiện, nếu như không rõ ràng và minh bạch sẽ không nhận được thiện cảm từ phía khách hàng, mất lòng tin đối với các doanh nghiệp. Vì vậy nên khi viết Event Proposal phải cần kê khai những chi phí dự trù không chênh lệch quá nhiều so với thực tế.

Đặt mình vào vị trí người đọc

Trong một sự kiện luôn phải đặt khách hàng làm trọng tâm vì vốn dĩ sự kiện có thành công hay không đều dựa trên sự đánh giá từ phía khách hàng. Người viết Proposal Event cần phải đặt mình vào vị trí của khách hàng, người đọc để có cái nhìn khách quan nhất, câu từ dẫn dắt dễ hiểu, ngắn gọn, logic.

Tạo cho khách hàng cảm giác bạn đã đáp ứng được những điều họ đang mong muốn. Chắc chắn sự kiện của bạn nhận lại nhiều sự hài lòng nhất.

Dựa trên kinh nghiệm của bản thân

Để có thể thực hiện điều này một cách hoàn hảo bạn phải dựa trên kinh nghiệm của bản thân, có thể thấu hiểu được tâm lý khách hàng cần gì và mong muốn điều gì, những điều họ đang băn khoăn. Từ đó bạn có thể nắm được và đưa ra những giải pháp để thỏa mãn họ.

Viết Proposal Event dựa trên kinh nghiệm sẽ dễ dàng thuyết phục khách hàng. Không những vậy bạn còn có thể khẳng định mình có những ưu điểm nổi trội hơn so với đối thủ và ghi điểm mạnh trong mắt khách hàng.

Đặt tên nhóm proposal

Đặt tên nhóm proposal sẽ giúp các công việc phân chia người thực hiện trong sự kiện và các đối tượng khách hàng khác nhau không bị nhầm lẫn. Thông tin được sắp xếp logic, phân chia theo từng nhóm sẽ giúp mọi người dễ dàng kiểm soát công việc, đảm bảo được tối đa những thông tin sai lệch, không phù hợp và gây mất thiện cảm với khách hàng.

Kể một câu chuyện hấp dẫn

Một câu chuyện hấp dẫn, lôi cuốn sẽ hấp dẫn được sự tò mò của nhiều người hơn thay vì những gạch đầu dòng khô khan, cứng nhắc. Một câu chuyện sẽ giúp người nghe cảm nhận được tính chất nghệ thuật và sự đầu tư chỉn chu nhất của Event Proposal. Từ đó sẽ tạo được ấn tượng mạnh và dễ dàng thuyết phục khách hàng hơn.

Lồng ghép timeline sự kiện một cách khéo léo với câu chuyện khiến khách hàng hiểu được thông điệp một cách tự nhiên nhất.

Mẫu Proposal Event chuyên nghiệp dành cho bạn

Event Proposal không cần phải quá dài nhưng phải đảm bảo đầy đủ các ý chi tiết nhất theo đúng bố cục 4 phần như trên và đảm bảo logic nhất. Mẫu sự kiện Event Proposal cần phải đảm bảo những điều kiện sau:

Phần 1: Phần giới thiệu

Để phần giới thiệu thật sự thu hút sự chú ý cần phải đảm bảo các thông tin như:

• Giới thiệu qua về đơn vị hay doanh nghiệp của bạn
• Lý do Event Proposal
• Những thông tin bạn muốn truyền tải
• Thông tin liên hệ cụ thể

Những yếu tố trên đều áp dụng được cho các sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ, giúp khách hàng có ấn tượng hơn và làm nổi bật lên sự chuyên nghiệp của bạn.

Phần 2: Đặt khách hàng làm trung tâm

Một sự kiện thành công chính là nhờ bạn nắm được tâm lý và nhu cầu khách hàng, đặt khách hàng làm trung tâm chính, khiến cho họ cảm thấy bạn đáp ứng được những điều họ muốn và đang cần. Bạn cần phải xác định được:

• Mục đích chương trình là gì?
• Phân tích đối tượng khách hàng mục tiêu
• Những tác động đến sản phẩm, dịch vụ
• Những nhu cầu mong muốn của khách hàng

Phần 3: Mô tả chi tiết nội dung theo yêu cầu khách hàng

Phần này bạn sẽ nêu lên ý tưởng của bạn và giải thích với khách hàng, chia sẻ những giải pháp đối với những nhu cầu của khách hàng.

Phần 4: Những kinh nghiệm và chuyên môn của đơn vị tổ chức

Phần cuối cùng của Event Proposal bạn sẽ phải cung cấp những thông tin của doanh nghiệp để có thể thuyết phục được khách hàng một cách khéo léo nhất.

Thông tin trên bài viết gợi ý cho bạn cách viết được Event Proposal chuyên nghiệp nhất. Hy vọng rằng có thể giúp bạn tổ chức một sự kiện thành công. Ngoài ra, bạn hãy liên hệ trực tiếp cho ViEvent đơn vị chuyên tổ chức sự kiện trực tuyến, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tối đa chi phí và công cụ để sự kiện thành công hơn.