Hội thảo trực tuyến là gì? Xu hướng tổ chức hội thảo trực tuyến hiện nay

Một trong những sự kiện phổ biến nhất trong thời đại hiện đại hóa nhất hiện nay đó là hội thảo - sự kiện không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp và các tổ chức lớn nhỏ khác. Hiện nay, để bắt kịp thời đại phát triển hội thảo trực tuyến đã ra đời, điều này đã giúp những buổi hội thảo diễn ra nhanh chóng, dễ dàng và tiện lợi, tiết kiệm thời gian, chi phí, mở ra cơ hội tiếp cận công nghệ mới.

Hội thảo trực tuyến là gì?

Hội thảo trực tuyến là cuộc họp của một tổ chức, doanh nghiệp lớn nhỏ hay một nhóm người nào đó, cùng nhau thảo luận, tranh luận hay đưa ra giải pháp về một vấn đề chung. Được thực hiện trực tuyến thông qua các phần mềm, trang web hội nghị và các thiết bị điện tử hiện đại như điện thoại, máy tính bảng.  

Lợi ích khi tổ chức hội thảo online

Tiết kiệm thời gian

So với hội thảo truyền thống khá là tốn thời gian đi lại để tham gia trực tiếp, thì việc tổ chức hội thảo trực tuyến sẽ giúp giảm thiểu tình trạng tốn thời gian gấp nhiều lần. Tất cả những người tham gia cuộc họp chỉ cần một vài thao tác nhẹ trên các thiết bị và ngồi yên tại chỗ, đã có thể tham dự cuộc họp đúng giờ mà không cần phải tốn nhiều thời gian.

Tiết kiệm chi phí

Không phải cuộc hội thảo nào cũng được tổ chức trong tỉnh/thành phố/khu vực sinh sống. Cho nên việc tổ chức hội thảo trực tuyến giúp cho các thành viên tham gia cuộc họp tiết kiệm được rất nhiều khoản tiền từ việc đi lại, ăn uống, sinh hoạt và những chi phí khác còn phát sinh thêm trong những ngày hội thảo diễn ra.

Chính vì thế nên tổ chức cuộc họp online là giải pháp họp trực tuyến giá rẻ.

Tăng tính kết nối và giảm khoảng cách

• Một lợi ích đặc biệt của hội thảo trực tuyến đó là có thể kết nối các thành viên từ nhiều khu vực hay địa điểm khác nhau. Tất cả người có liên quan đều được tham gia từ xa mà không tốn bất kỳ chi phí hay công sức nào.
• Chỉ cần đảm bảo rằng có đủ điều kiện và thiết bị, internet ổn định. Vì tất cả nội dung và thông tin như hình ảnh, video, tài liệu, âm thanh có đầy đủ, giúp việc trao đổi trong cuộc hội thảo diễn ra một cách dễ dàng.

Tính an toàn và bảo mật, lưu trữ được nội dung

Hội thảo trực tuyến thường không cần đến sự trợ giúp của bên thứ 3, cho nên cuộc họp luôn đảm bảo được tính an toàn và bảo mật tuyệt đối. Những người tham gia cuộc họp đều được cấp quyền truy cập theo tài khoản riêng, và chỉ khi được phân quyền mới có thể tham gia.

Các hình thức tổ chức hội nghị trực tuyến

Tổ chức hội nghị trực tuyến trong phòng họp

Hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến trong phòng họp thường diễn ra khi có nhiều người cùng tham gia cuộc họp cùng một thời điểm với người đang sử dụng phần mềm hội thảo trực tuyến. Để có một buổi hội thảo thành công và tốt đẹp nên chuẩn bị phòng họp chuẩn, kết nối mạng ổn định, đầy đủ các thiết bị như camera, micro, máy chiếu, tivi, màn hình chuyên dụng cho các buổi hội thảo…

Đối với hình thức này sẽ có ưu điểm và nhược điểm sau:

• Ưu điểm: Có đông người tham gia nên những vấn đề sẽ được giải quyết dễ dàng hơn, mấu chốt để nắm được cơ hội gặp gỡ nhiều khách hàng hay ký được hợp đồng lớn nhỏ…
• Nhược điểm: Tốn thời gian vì cần phải đến trực tiếp địa điểm họp như những buổi hội thảo truyền thống khác. Vẫn cần phải chuẩn bị kế hoạch, kịch bản hội thảo như thường.

Tổ chức hội nghị trực tuyến qua các thiết bị điện tử

Qua thiết bị di động

Hình thức này được áp dụng cho những người bận rộn, thường xuyên phải đi công tác bên ngoài. Hội thảo trực tuyến qua thiết bị di động cũng là một giải pháp họp trực tuyến giá rẻ, tiện lợi.

Để cuộc họp diễn ra hiệu quả bạn cần chuẩn bị điện thoại di động có kết nối mạng ổn định, kiểm tra loa, camera, micro điện thoại để quá trình họp không bị gián đoạn.

Tuy nhiên, hình thức này vẫn có các ưu điểm và nhược điểm sau

• Ưu điểm: Thiết bị điện thoại nhỏ gọn, dễ dàng mang đi mọi nơi, phù hợp cho những người bận rộn thường xuyên di chuyển.
• Nhược điểm: Màn hình và âm thanh nhỏ, chất lượng hình ảnh, video không rõ nét, dễ bị nhiễu sóng. Điều này có thể khiến cho cuộc họp trở nên gián đoạn và không hiệu quả.

Qua máy tính, laptop

Tham gia cuộc họp, hội thảo trực tuyến qua máy tính, laptop, máy tính bảng đang rất được phổ biến hiện nay. Bởi khá nhiều ưu điểm và tiện lợi. Hình thức này thường dành cho những người không quá bận rộn, ngồi yên một chỗ hay đang bận làm việc gì đó nhưng vẫn có thể tham gia buổi hội thảo trực tuyến.

• Ưu điểm: Màn hình to, chất lượng hình ảnh, video sắc nét, âm thanh lớn nên có thể nghe rõ hết nội dung trong quá trình diễn ra cuộc họp, tình trạng mất tiếng và nhiễu sóng rất ít gặp. Có thể thấy được gần đầy đủ các thành viên trong cuộc họp.
• Nhược điểm: Vì máy tính, laptop cần có kết nối mạng ổn định, khá to và cồng kềnh, nên sẽ không phù hợp với những người thường xuyên di chuyển. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.

Các bước lựa chọn giải pháp hội thảo trực tuyến

Bước 1: Xác định nhu cầu

Hội thảo trực tuyến có thể xảy ra theo 2 cách là đa điểm và điểm - điểm. Nên việc đầu tiên để chọn được giải pháp hội thảo trực tuyến phù hợp cần phải xác định được nhu cầu kết nối

• Đa điểm: Cách này sẽ cho phép từ 2 vị trí địa điểm khác nhau cùng kết nối với nhau. Những thành viên tham gia cuộc họp đều có thể lắng nghe được, thảo luận, chia sẻ các nội dung cùng nhau.
• Điểm - điểm: Hệ thống sẽ kết nối hai điểm khác nhau ở tại bất cứ nơi nào, có thể là 2 địa điểm khác quốc gia. Các bên thường sử dụng phần cứng như máy tính bàn, laptop có camera, micro, dựa trên địa điểm có thiết bị truyền hình cố định.

Bước 2: Xác định thiết bị kết nối

• Thiết bị di động: điện thoại di động + phần mềm cuộc họp

Một trong những thiết bị tiện lợi và dễ sử dụng nhất, với kích thước nhỏ gọn bạn vẫn có thể mang theo bất cứ nơi nào khi tham dự hội thảo trực tuyến. Kết nối được dễ dàng với đội nhóm của mình trong mỗi cuộc họp.

• Máy tính: PC/ Laptop + phần mềm cuộc họp + camera truyền hình/ micro

Hiện nay đa số máy tính hiện đại đều có đầy đủ camera và micro, nhưng để cuộc họp đạt hiệu quả hơn bạn hãy trang bị thêm camera hội nghị truyền hình, micro để đảm bảo được hình ảnh sắc nét và âm thanh to rõ hơn.

• Hệ thống phòng họp: màn hình + các thiết bị chuyên dụng cho hội nghị

Để đảm bảo cuộc họp trực tuyến không bị gián đoạn và hiệu quả, cần phải chuẩn bị hệ thống phòng họp chất lượng. Màn hình rộng rõ, sắc nét, camera có khả năng quay - nghiêng - thu phóng, loa thu âm to rõ ràng đáp ứng được hết nhu cầu nghe của các thành viên tham dự.

Bước 3: Lựa chọn được nhà cung cấp dịch vụ phù hợp

Hội thảo trực tuyến là một trong những cuộc họp khá là quan trọng đối với một tổ chức hay các doanh nghiệp lớn nhỏ, vậy nên việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hội thảo trực tuyến sẽ rất quan trọng.

Để lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp, đầu tiên bạn phải xác định được nhu cầu sử dụng và chi phí, ngân sách của chính bạn/ doanh nghiệp hay tổ chức của bạn. Từ đó sẽ đưa ra quyết định lựa chọn phù hợp nhé.

ViEvent cung cấp nền tảng hội thảo trực tuyến hàng đầu hiện nay

Nếu bạn còn đang băn khoăn việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hội thảo trực tuyến phù hợp cho tổ chức của mình. Vậy hãy tham khảo và lựa chọn đến với ViEvent, tự tin là một trong những nhà cung cấp nền tảng sự kiện online toàn diện và các nền tảng hội thảo trực tuyến hàng đầu hiện nay. Với những ưu điểm:

• Tạo và quản lý nhiều sự kiện, phòng học, họp cùng lúc.
• Có trang giới thiệu cho mỗi sự kiện, phòng học tại đó hiển thị tất cả thông tin về nội dung chương trình, diễn giả, thời gian, địa điểm, lưu vào lịch và hỗ trợ bán vé/ trả phí/ miễn phí.
• Có phòng tiếp đón mở trước nhiều ngày để hỗ trợ và đảm bảo tất cả mọi người sẽ có mặt ở sự kiện dễ dàng nhất.
• Có email nhắc nhở tự động cho mỗi sự kiện để khách mời luôn có mặt ở sự kiện mà không bị missed.
• Có Form thu thập thông tin trước khi khách mời tham gia sự kiện để xây dựng data khách hàng.
• Có công cụ quản trị đội nhóm để tổ chức sự kiện dễ dàng hơn.

Bài viết trên ViEvent đã cung cấp rõ các thông tin về hội thảo trực tuyến, hình thức họp và những xu hướng hội thảo trực tuyến khá phổ biến hiện nay, mong rằng sẽ hữu ích đối với các bạn. Nếu có những thắc mắc và quan tâm đến dịch vụ hội thảo trực tuyến, hãy liên hệ trực tiếp cho đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của ViEvent nhé.