Hybrid event: Xu hướng sự kiện ấn tượng trong tương lai

Ngành công nghiệp sự kiện đang chứng kiến bước chuyển mình mạnh mẽ trong cách tổ chức. Từ các sự kiện truyền thống, ngày nay, ta thấy sự xuất hiện của các sự kiện online và sau đó là virtual hybrid event. Vậy hybrid event là gì? Tại sao nó được xem là sự kiện dẫn đầu xu hướng trong tương lai? Hãy cùng ViEvent tìm kiếm câu trả lời qua bài viết dưới đây.

Hybrid event cụ thể là gì?

ViEvent sẽ giải đáp cho bạn hybrid event là gì. Hybrid event hay sự kiện hỗn hợp là loại hình sự kiện có sự kết hợp giữa hai yếu tố “thực” và “ảo”. Cụ thể, virtual hybrid event là sự kết hợp giữa in-person event (sự kiện trực tiếp) và virtual event (sự kiện trực tuyến). Nói cách khác, sự kiện hỗn hợp sẽ được tổ chức trực tiếp tại một địa điểm nào đó, đồng thời được phát trực tiếp qua các nền tảng internet. Những nền tảng công cụ hỗ trợ tiêu biểu là mạng xã hội (Facebook, YouTube, Twitter, LinkedIn); công cụ audio và video (Skype, Google Meet, Zoom, ViEvent).

Tuy nhiên, bạn lưu ý không phải tất cả những buổi livestream trên mạng xã hội đều được xem là virtual hybrid event. Bởi lẽ, một hybrid meeting thật sự phải mang lại cho người tham dự cảm giác không khác gì những trải nghiệm trực tiếp. Họ sẽ được tham gia tương tác trực tiếp cũng như các buổi Q&A với MC và những người tham dự khác trong sự kiện.

Thực tế, việc tổ chức sự kiện trực tuyến luôn tồn tại nhiều thách thức. Sự kiện trực tuyến tạo ra một khối lượng công việc khổng lồ cho những người có liên quan. Theo ViEvent, hybrid event rõ ràng chính là giải pháp phù hợp nhất để cân bằng cả hai vấn đề trên.

Hybrid event có thật sự cần thiết?

Giới chuyên môn đang dần hình thành một quan điểm nhất trí về tương lai ngành tổ chức sự kiện. Theo đó, hybrid event sẽ trở thành xu hướng dẫn đầu. Hybrid meeting từ lâu đã được áp dụng tại nhiều quốc gia thuộc châu Mỹ, châu Âu,... và hứa hẹn sẽ lan rộng ra toàn cầu. Sự ra đời và phát triển của virtual hybrid event mở ra cơ hội tiếp cận, tương tác và tăng tính hiệu quả cho các sự kiện.

Với sự kiện hỗn hợp, doanh nghiệp có thêm không gian để phát triển khả năng tổ chức sự kiện có áp dụng công nghệ và kỹ thuật của mình. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể tiếp cận nhiều đối tượng hơn. Tóm lại, ViEvent cho rằng hybrid event rất cần thiết trong đời sống.

Tại sao hybrid event ngày càng được ưa chuộng

Việc chuyển đổi công tác tổ chức sự kiện hoàn toàn từ trực tiếp sang trực tuyến sẽ mất rất nhiều thời gian và không sức. Đây được xem là thách thức to lớn đối với những công ty tổ chức sự kiện. Rõ ràng, khi tổ chức online event, nhiều nguồn doanh thu sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn. Một môi trường online hoàn toàn sẽ hạn chế phần nào việc xây dựng mối quan hệ và sự kết nối của các sự kiện truyền thống. Đó là lí do mô hình hỗn hợp virtual hybrid event ra đời. Nó kết hợp những ưu điểm của cả hai loại hình online và offline, đồng thời khắc phục được tối đa những nhược điểm của chúng.

Muốn biết tại sao loại hình sự kiện này trở nên “viral”, ta cần biết rõ ưu điểm của hybrid event là gì:

• So với các sự kiện truyền thống, virtual hybrid event sẽ tiết kiệm chi phí mà kết quả đạt được vẫn không thay đổi.
• Việc tổ chức hybrid event góp phần bảo vệ môi trường do giảm thiểu được lượng lớn rác thải không cần thiết.
• Hybrid meeting có lợi thế về mặt quy mô và không giới hạn số lượng người tham dự. Loại sự kiện hỗn hợp này xoá nhoà mọi khoảng cách về cả không gian lẫn thời gian. Chỉ cần có thiết bị kết nối, dù đang ở bất cứ đâu, bạn cũng có thể tham gia sự kiện mình yêu thích.
• Giúp doanh nghiệp tăng khả năng tiếp cận đối tượng khách hàng.

Điều quan trọng nhất của hybrid event

Giới chuyên gia cho rằng điều quan trọng nhất của hybrid meeting là sự tương tác. Chính yếu tố này sẽ tạo nên mạch cảm xúc cho chương trình. Hybrid event có thể được tổ chức cùng lúc với lượng người tham dự lên đến con số hàng ngàn. Đồng thời, dạng sự kiện này còn có thể đáp ứng được nhu cầu của một số người tham dự muốn trực tiếp tham gia sự kiện. Tuy nhiên, việc kết nối và tương tác giữa những người tham dự (cả trực tiếp lẫn trực tuyến) với diễn giả, khách mời không phải là điều dễ dàng.

Thêm vào đó, bạn cũng nên dành sự quan tâm cho những trải nghiệm của khách hàng khi tổ chức sự kiện hỗn hợp. Mỗi nhóm khách hàng khác nhau nên có một hành trình trải nghiệm riêng biệt trên đa dạng các nền tảng trên cơ sở đảm bảo sự thống nhất về concept và thời gian.

Ngoài ra, nội dung chương trình nên được cô đọng nhất có thể. Chương trình cũng nên tăng sự tương tác giữa MC và khán giả, tránh gây nhàm chán cho người tham dự. Chỉ khi được chuẩn bị kỹ lưỡng, virtual hybrid event của bạn mới có thể thành công.

Tổ chức hybrid event trên nền tảng ViEvent

ViEvent tự tin có thể thay thế hoàn toàn các nền tảng mà bạn “quen mặt” hiện nay.

Ưu điểm của ViEvent

ViEvent có những ưu điểm như:

• Tạo các siêu sự kiện đa luồng bao gồm nhiều luồng livestream song song cùng một lúc, khách mời có thể tham gia một hoặc tất cả các luồng.
• Video sự kiện sẽ được lưu trữ và quản lý trong thư viện để khách mời xem lại.
• Bạn có thể tải data khách mời, hoạt động chat của khách trong khi sự kiện diễn ra.

Cách vận hành sự kiện hybrid trên ViEvent

Chúng tôi cung cấp nền tảng tổ chức sự kiện online và hybrid cực kỳ chuyên nghiệp với những tính năng như:

• Có email nhắc nhở tự động cho mỗi sự kiện, đảm bảo khách mời luôn nắm được thông tin sự kiện.
• Có phòng tiếp đón mở trước nhiều ngày nhằm hỗ trợ và đảm bảo mọi người sẽ có mặt ở sự kiện một cách dễ dàng nhất.
• Có biểu mẫu thu thập thông tin trước khi khách mời tham gia sự kiện để nhà tổ chức xây dựng data khách hàng.
• Công cụ quản trị đội nhóm giúp chương trình diễn ra dễ dàng hơn.

Khi sử dụng ViEvent, thao tác của bạn sẽ đơn giản hơn mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Trên đây là một số thông tin hữu ích về hybrid event là gì mà ViEvent xin giới thiệu đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn hiểu thêm về loại hình sự kiện này. Nếu muốn cải thiện trải nghiệm khi sử dụng, đừng chần chờ mà hãy thử tổ chức sự kiện online qua ViEvent tại đây https://vievent.net.