Làm như thế nào để viết kịch bản tổ chức sự kiện online?

Nếu như mong muốn có được một buổi sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công nhất, bạn cần phải đầu tư kỹ từng chi tiết. Đặc biệt là kịch bản sự kiện. Tổ chức sự kiện online có thu hút được nhiều người xem và khách hàng hay không, rất cần phải chỉnh chu từng chi tiết trong kịch bản của chương trình. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách viết kịch bản tổ chức sự kiện online hiệu quả và chất lượng nhất. Cùng theo dõi nhé!

Viết kịch bản tổ chức sự kiện online có quan trọng không?

Câu trả lời là: Có. Kịch bản tổ chức sự kiện online rất quan trọng, là cái quyết định sự kiện diễn ra có thành công, thuận lợi hay không. Vậy nên các doanh nghiệp nên tập trung vào viết kịch bản sự kiện.

Dễ dàng phân chia công việc

Ngoài việc giúp lên kế hoạch chi tiết cho từng nội dung có trong sự kiện, thì kịch bản tổ chức sự kiện online giúp phân chia nhân sự nhằm hỗ trợ từ khâu chuẩn bị đến xuyên suốt khi diễn ra chương trình đúng như kế hoạch đã dự định.

Cần phải đặc biệt lưu ý yếu tố này và bố trí nhân sự phù hợp, linh hoạt nhất, nắm được rõ thời gian, kịch bản, nhiệm vụ để sự kiện không bị gián đoạn.

Tạo nên sự thành công cho sự kiện

Lên ý tưởng và viết kịch bản tổ chức sự kiện online là yếu tố quan trọng góp phần giúp một sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp nhất. Trong kịch bản sự kiện chứa những thông tin tổng quan chi tiết từng nội dung quan trọng giúp điều hướng cho các nhân sự và doanh nghiệp điều khiển và kiểm soát tốt nhất.

Vì vậy trước khi tổ chức sự kiện cần phải chuẩn bị kỹ càng, đặc biệt lên kịch bản cụ thể và chi tiết nhất, đầy đủ thông tin càng rõ ràng càng giúp sự kiện online suôn sẻ.

Hạn chế những rủi ro

Chắc chắn rằng sự kiện diễn ra sẽ không đúng như kịch bản 100%, nhưng nếu bạn lên kế hoạch và viết kịch bản tổ chức sự kiện online cụ thể nhất sẽ hạn chế được rất nhiều rủi ro đáng tiếc xảy ra. Nếu như có xảy ra vấn đề thì vẫn kịp để đưa ra phương án giải quyết, đối phó xoay chuyển tình hình tiêu cực một cách nhanh chóng.

Hướng dẫn cách viết kịch bản tổ chức sự kiện online chi tiết

Bạn còn đang băn khoăn về cách viết kịch bản tổ chức sự kiện online tham khảo ngay nội dung bên dưới nhé!

Xác định chủ đề tổ chức

Một yếu tố quan trọng trước khi xây dựng kịch bản sự kiện là lên chủ đề tổ chức. Ngay khi có được chủ đề bạn mới tiếp tục tiến hành các bước tiếp theo. Chủ đề lựa chọn phải phù hợp với doanh nghiệp của bạn và sự kiện bạn đang hướng đến.

Có thể chia kịch bản tổ chức sự kiện online thành 2 loại:

• Sự kiện mang tính chất trang trọng: Hội thảo, hội nghị, lễ khởi công, lễ khai trương,... Chủ đề chính là mục đích tổ chức.
• Sự kiện mang tính chất giải trí: ngày hội của các doanh nghiệp, tất niên, tri ân,... chủ đề có thể dựa vào sự kiện trong thời điểm hiện tại. Chủ đề sự kiện được đặt bắt kịp xu hướng và phù hợp với đối tượng khán giả mục tiêu tham dự.

Xác định mục tiêu

Bạn cần đặc biệt lưu ý và xác định rõ ràng những vấn đề sau nhằm đáp ứng xu hướng tổ chức sự kiện online thành công và hiệu quả nhất:

• WHAT: Sự kiện này mang ý nghĩa như thế nào?
• WHY: Vì sao phải tổ chức theo hình thức trực tuyến?
• WHO: Những đối tượng mục tiêu của sự kiện?
• WHEN: Thời gian phát sóng sự kiện?
• WHERE: Địa điểm tổ chức và ghi hình ở đâu?
• HOW: Làm như thế nào để sự kiện online diễn ra hoàn hảo nhất?

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện online cụ thể

Để có được sự kiện online diễn ra thành công và hiệu quả nhất bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết chuyên nghiệp như sau:

• Khảo sát tổng quát: Nội dung khảo sát sẽ có khá nhiều vấn đề như mục tiêu sự kiện, thành phần tham dự, số lượng khách mời, ngân sách dự trù, thời gian, nơi tổ chức,...
• Lên ý tưởng: Kịch bản tổ chức sự kiện online dựa vào nội dung khảo sát, bạn bắt đầu tiến hành lên ý tưởng tổ chức để tiếp cận được mục tiêu sự kiện.
• Thiết kế nội dung sự kiện: Thiết kế banner, poster, thư mời sự kiện,...
• Lên kế hoạch chi tiết: Lên kế hoạch chi tiết rõ ràng nhất về mục tiêu khi tổ chức sự kiện, nhân sự thực hiện, kế hoạch truyền thông quảng bá, lên phương án ứng phó hướng giải quyết nếu xảy ra rủi ro,...

Bắt đầu xây dựng kịch bản sự kiện

Sự kiện online là hình thức sự kiện được tổ chức mà đơn vị tổ chức và người tham dự tương tác, trao đổi với nhau trên các nền tảng trực tuyến. Sau khi hoàn tất các bước trên như xác định mục đích, chủ đề lên kế hoạch sẽ bắt đầu xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện online dựa trên những khảo sát, kế hoạch, thiết kế sự kiện bạn đã chuẩn bị trước.

Kịch bản tổ chức sự kiện online thông thường sẽ bao gồm những nội dung sau:

• Liên hoan, tiệc chúc mừng
• Khai mạc giới thiệu mở đầu chương trình
• Tuyên bố trao thưởng, tổng kết các hoạt động trong quý/ năm
• Chương trình văn nghệ, giải trí
• Liên hoan, giao lưu, tiệc nhẹ hay teambuilding
• Chương trình gameshow
• Bế mạc và tổng kết lại chương trình sự kiện

Xem xét và chỉnh sửa

Sau khi hoàn tất hết tất cả và có được kịch bản tổ chức sự kiện online trong tay thì bạn phải cần xem xét lại tổng quan, chỉnh sửa những thiếu sót để có được một quy trình tổ chức hoàn hảo nhất.

ViEvent nền tảng xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện online hoàn hảo

Để có được một sự kiện online diễn ra suôn sẻ và thành công bạn hãy lưu ý lựa chọn được nền tảng tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Nếu bạn vẫn còn đang tìm kiếm nền tảng uy tín để tổ chức sự kiện trực tuyến sắp tới, hãy tin tưởng và lựa chọn ViEvent. Nơi được nhiều khách hàng và các doanh nghiệp lớn nhỏ chọn lựa chính vì những điểm nổi trội sau:

• Phòng tổ chức sự kiện được thiết kế tối đa hóa hình ảnh của sự kiện và các đơn vị tổ chức. Mục đích tập trung tối đa sự chú ý vào các diễn giả thay vì xuất hiện nhiều video của khách mời.
• Phòng tổ chức sự kiện được thiết kế hỗ trợ các nhà tài trợ tham gia sự kiện. Các nhà tài trợ có các phòng để kết nối và tiếp đón khách mời đang tham gia sự kiện. Các phòng kết nối này có thể được gán cho các nhà tài trợ khác nhau trong một sự kiện.
• Có thể mô phỏng gần với một sự kiện thực tế bao gồm các tính năng mời bất kỳ khách mời, diễn giả nào lên sóng, tạo khảo sát/ biểu quyết tức thời ý kiến tất cả mọi người, mục câu hỏi và trả lời với tính năng vote câu hỏi và có thể mời các nhóm khách vào các phòng kết nối khác nhau sau mỗi phiên sự kiện.
• Có tiếp đón mở trước nhiều ngày nhằm hỗ trợ và đảm bảo tất cả mọi người sẽ có mặt ở sự kiện dễ dàng và nhanh chóng nhất.
• Hỗ trợ gợi ý kịch bản tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp.
• Có thể tải về data khách mời, hoạt động chat của khách trong thời gian diễn ra sự kiện. Sẵn form thu thập thông tin trước khi khách mời tham gia để xây dựng data khách hàng.
• Có thể phát livestream cùng lúc trên nhiều nền tảng khác nhau giúp tiếp cận được tối đa tệp khách hàng tiềm năng.

Tham khảo mẫu kịch bản tổ chức sự kiện online:  
9 mẫu kịch bản tổ chức chương trình sự kiện chuyên nghiệp

Những thông tin hữu ích được đề cập trong bài viết có thể giúp bạn viết một kịch bản tổ chức sự kiện online hoàn hảo, thành công nhất và một nền tảng để tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp như ViEvent. Hãy liên hệ cho chúng tôi tại https://vievent.net/ để sự kiện trực tuyến của bạn diễn ra thành công nhất.