Gợi ý 5 mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện

Một sự kiện cho dù có quy mô lớn hay nhỏ thì đều cần có kế hoạch chi tiết bài bản nhất. Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện luôn là kim chỉ nam quyết định sự thành công của một sự kiện chuyên nghiệp, ấn tượng. Bài viết này sẽ gợi ý cho bạn mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện hiệu quả và hoàn hảo nhất.

Quy trình lên mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

Xác định mục tiêu sự kiện

Xác định được mục tiêu của sự kiện sẽ giúp bạn có một mẫu kế hoạch hoàn hảo, dễ dàng hình dung từng chi tiết và bám sát vào đó để thực hiện. Ngoài ra còn đảm bảo được thời gian, công sức không bị tiêu tốn quá nhiều và không ảnh hưởng đến mục đích cuối cùng của sự kiện.

Xác định loại hình phù hợp

Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện luôn được hoàn chỉnh nhất khi nếu bạn lựa chọn phù hợp loại hình tổ chức sự kiện. Tùy theo từng mục đích cuối cùng sẽ có loại hình phù hợp như: sự kiện nhằm để ra mắt sản phẩm, khai trương, khánh thành, liên hoan,...

Xác định đối tượng khách mời sự kiện

Để tránh những điều không mong muốn xảy ra như truyền thông sai đến đối tượng khách hàng mục tiêu, tốn chi phí và nguồn lực. Trước hết trong mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện hãy xác định cụ thể đối tượng khách mời phù hợp với mục đích của sự kiện sắp diễn ra.

Chẳng hạn như, sự kiện ra mắt sản phẩm thì đối tượng khách mời bạn nên lựa chọn là những người có niềm đam mê với ngành hàng đó, có sức ảnh hưởng lớn nhằm thu hút sự chú ý từ nhiều người đến với sản phẩm mới.

Lựa chọn chủ đề và lên ý tưởng kế hoạch

Chủ đề và ý tưởng sự kiện đều ảnh hưởng rất nhiều đến kế hoạch cũng như là sự kiện được diễn ra. Trong bất kỳ sự kiện nào và được tổ chức theo loại hình nào thì 2 yếu tố này đều rất quan trọng. Chủ đề và ý tưởng phải liên quan và hướng đến mục đích chính của doanh nghiệp đang hướng tới sẽ tạo được hiệu ứng truyền thông tốt nhất và sẽ đem lại hiệu suất cao cho sự kiện cũng như cho doanh nghiệp.

Thời gian và địa điểm được lựa chọn tổ chức sự kiện

Nên ưu tiên lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện ưu tiên cho khách mời để tránh ảnh hưởng đến khách cũng như của cả doanh nghiệp. Có thể lựa chọn những khung giờ như buổi tối hoặc thời gian cuối tuần.

Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện nên cập nhật rõ ràng về địa điểm tổ chức. Dựa trên mục tiêu của sự kiện, đối tượng và số lượng khách mời tham dự sẽ lựa chọn được địa điểm phù hợp nhất. Để tạo cảm giác dễ chịu, thoải mái, giao thông thuận tiện nhất, nhiều ưu điểm và tiện ích tốt bạn nên lựa chọn những địa điểm rộng rãi, an ninh nhất hoặc tổ chức sự kiện theo hình thức trực tuyến nhằm thuận tiện cho cả khách mời và doanh nghiệp, tiết kiệm khá nhiều ngân sách và nhân lực.

Tham khảo thêm tại đây: Lợi ích của việc tổ chức sự kiện trực tuyến so với sự kiện thực tế

Xác định và tìm kiếm các đối tác/ nhà tài trợ

Trong một sự kiện dù có quy mô lớn hay nhỏ, nếu nhận được sự tài trợ và thiết lập quan hệ với những đối tác lớn sẽ mang lại không ít lợi ích lớn cho sự kiện. Điều này giúp bạn tiết kiệm khoản chi phí khá lớn, có thể nhận được nhiều cơ sở vật chất tốt phục vụ cho sự kiện trở nên hoàn chỉnh hơn. Những đối tác/ nhà tài trợ có sức ảnh hưởng lớn sẽ giúp sự kiện của bạn tăng hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ và trở nên chuyên nghiệp hơn.

Lên kịch bản và timeline cho sự kiện

• Kịch bản: Từng mục trong kịch bản phải chi tiết từ lời văn, ánh sáng, đạo cụ, người phụ trách,... bao quát toàn bộ sự kiện, kịch bản độc đáo và chuyên nghiệp nhất sẽ gây ấn tượng mạng cho khách mời cũng như các đối tác tham dự sự kiện.
• Timeline: Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện không thể thiếu timeline, thường sẽ được chi làm 3 phần là Khai mạc - Hoạt động chính - Bế mạc. Lên ý tưởng và xác định những hoạt động chính tương ứng từng phần nhằm tạo được sự thu hút từ khách mời.

Bắt đầu triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện

Trong quy trình xây dựng mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện thì phần này là khâu quan trọng nhất, đảm bảo đúng mục tiêu, đúng tiến độ và hạn chế sai sót xảy ra. Từng chi tiết như trang trí địa điểm tổ chức, quà tặng khách mời, menu tiệc sự kiện, tài liệu tiếp thị, trang thiết bị hỗ trợ,... phải được chuẩn bị kỹ càng và phù hợp nhất với mục đích và chủ đề của chương trình sự kiện.

Quảng bá sự kiện

Có một kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện sẽ giúp việc thu hút sự quan tâm của nhiều người hơn và tạo thiện cảm, xây dựng uy tín với các khách mời, đối tác. Những hướng quảng bá được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhiều nhất:

• Tiếp thị qua các tờ rơi, ấn phẩm, báo chí
• Tiếp thị qua báo điện tử
• Các trang mạng xã hội lớn: Facebook, Instagram, Twitter,...

5 mẫu kế hoạch chi tiết nhất để có sự kiện chuyên nghiệp

Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện 1 - Thành lập công ty

Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện 2 - Liên hoan, tất niên

Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện 3 - Tổng kết & Khen thưởng

Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện 4 - Tri ân khách hàng

Mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện 5 - Khai trương

ViEvent luôn là lựa chọn hàng đầu và là lựa chọn tối ưu nhất cho những chương trình sự kiện trực tuyến. Giải pháp tiện lợi, giá rẻ, chứa nhiều ưu điểm nổi bật nhất của nền tảng ViEvent mà bạn nên lựa chọn.

Với nhiều thế mạnh và kinh nghiệm vượt trội, ViEvent cam kết sẽ mang lại cho bạn trải nghiệm tốt nhất và đạt hiệu suất cao khi sử dụng nền tảng tổ chức sự kiện online theo mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện. Mọi thắc mắc liên hệ ngay cho chúng tôi tại: https://vievent.net/. Đội ngũ chúng tôi luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ.