Gợi ý mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết

Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện là một phần rất quan trọng tạo nên sự thành công của sự kiện và làm nên uy tín thương hiệu của doanh nghiệp. Để có chương trình sự kiện thành công nhất bạn cần tính toán chi tiết và lên kế hoạch truyền thông ấn tượng nhất. Bài viết dưới đây sẽ là những thông tin giúp bạn lập kế hoạch truyền thông chi tiết và hay nhất.

Kế hoạch truyền thông sự kiện là gì?

Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện là bảng kế hoạch ý tưởng và thống kê chi tiết thời gian, các hoạt động truyền thông, lịch trình cụ thể của từng hoạt động diễn ra trước hoặc trong và sau sự kiện. Để tạo được mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện hay nhất bạn cần phải tìm hiểu kỹ về mục tiêu và mục đích chính của sự kiện là gì. Như vậy mới tìm ra được phương thức truyền thông hiệu quả và tốt nhất cho sự kiện.

Dựa trên những thông tin của doanh nghiệp và quy mô tổ chức sự kiện có thể phân chia kế hoạch truyền thông theo từng giai đoạn với từng hạng mục cụ thể. Phía tổ chức sự kiện có thể phân chia nhân sự để giám sát và thực hiện tốt nhất cho kế hoạch truyền thông của mình. Kế hoạch truyền thông sự kiện phải rõ ràng mục tiêu, thông điệp, hình ảnh được truyền tải chính xác và thiết thực nhất để thu hút nhiều người quan tâm đến thương hiệu của bạn.

Các bước lập kế hoạch truyền thông sự kiện đơn giản

Để sự kiện thành công bạn phải lập kế hoạch cụ thể nhất, bạn có thể tham khảo các gợi ý dưới đây để nắm được cách lập mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện tốt nhất.

Xác định mục tiêu truyền thông sự kiện

Mục tiêu sự kiện là cái cơ bản bạn cần nắm được trước khi lên mẫu kế hoạch, hãy phân rõ ràng giữa mục tiêu truyền thông và mục tiêu kinh doanh. Để xác định được mục tiêu truyền thông bạn cần phải làm rõ những vấn đề sau:

• Giới thiệu các sản phẩm mới? Bằng cách tạo ra nhu cầu mới mẻ hay giải quyết các vấn đề và nhu cầu đã có sẵn.
• Mong muốn thu hút điều gì đó hay muốn xoa dịu những vấn đề gì?

Các mục tiêu truyền thông sự kiện phải đáp ứng đủ tiêu chí của mô hình SMART. Bao gồm Specific (cụ thể) - Measurable (có thể đo lường được) - Actionable (có thể thực hiện được) - Relevant (sự liên quan) - Time-Bound (thời gian đạt được mục tiêu).

Từ đó dựa vào những mục tiêu đã làm rõ bạn sẽ dễ dàng viết mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả nhất.

Xác định đối tượng truyền thông sự kiện

Đối tượng sự kiện của bạn mong muốn truyền tải đến là những ai? Tại sao lại tiếp cận họ? Vai trò của họ là gì? Mức độ hiểu biết của họ với doanh nghiệp của bạn là như thế nào?

Xác định được các yếu tố trên chính là xây dựng thông điệp và là chiến lược truyền thông hiệu quả. Từ đó bạn hiểu được và hình dung được đối tượng mục tiêu hướng đến là ai và sẽ có sự chuẩn bị kỹ càng nhất.

Xác định kênh truyền thông thích hợp

Giữa thời đại công nghệ số vô cùng phát triển không thiếu những kênh truyền thông để bạn phát triển sự kiện. Phụ thuộc vào nhu cầu và đối tượng mục tiêu của doanh nghiệp hướng đến để có thể lựa chọn kênh truyền thông phù hợp.

Hiện nay đa số sự kiện đều được phổ biến tại các kênh truyền thông lớn như Youtube, Facebook, Instagram, Website, các kênh truyền hình lớn nhỏ... kết hợp với phương thức phát tờ rơi, treo banner, standee, roadshow,...

Để mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả nhất hiện nay kênh truyền thông được nhiều doanh nghiệp và các tổ chức tin tưởng chọn lựa là nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến ViEvent với nhiều tính năng ưu việt mà không có nền tảng nào có được.

Có ý tưởng thông điệp truyền thông rõ ràng

Quan trọng nhất khi viết mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện chính là thông điệp truyền tải phải thật rõ ràng và cuốn hút. Có thể là câu slogan ấn tượng tạo được điểm nhấn mạnh mẽ với khách hàng.

Thông điệp truyền tải phải đáp ứng đủ các tiêu chí sau:

• Câu từ thu hút, ngắn gọn, xúc tích
• Sử dụng ngôn ngữ phổ biên
• Thông điệp truyền tải có tính chân thật
• Thông điệp có mối liên kết với chủ đề sự kiện và phù hợp với đối tượng truyền thông

Dự trù kinh phí cho kế hoạch truyền thông sự kiện

Phía tổ chức sự kiện phải lên kế hoạch dự trù kinh phí cho chương trình sự kiện. Lập kế hoạch càng chi tiết càng cụ thể, cân đối được mức chi phí phù hợp thì sự kiện càng diễn ra thành công hơn.

Xác định tiêu chí đo lường hiệu quả

Tiêu chí đánh giá sự kiện phải bám sát kế hoạch và mục tiêu đã đặt ra. Nếu xây dựng mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện có nhiều giai đoạn thì tiêu chí đánh giá đo lường hiệu quả sự kiện cũng như thế. Tiêu chí đánh giá cũng phải sát sao, chia theo từng giai đoạn tương ứng và cụ thể hóa.

Các công cụ hỗ trợ hoạch định kế hoạch truyền thông sự kiện

Một số công cụ dùng để hỗ trợ hoạch định kế hoạch truyền thông:

BCG

Boston Consulting Group mô hình BCG là chiến lược kinh doanh dựa trên hai yếu tố để quyết định phương án mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện phù hợp là:

• Triển vọng phát triển: là triển vọng phát triển khách hàng tiềm năng trên thị trường
• Thị phần: là định vị được vị trí trong lòng khách hàng

Porter

Mô hình Porter “năm áp lực cạnh tranh” nhằm khai thác các mối quan hệ và đối thủ trên thị trường, khai thác những điểm mạnh, điểm yếu tương quan giữa doanh nghiệp và các mối quan hệ cộng hưởng để xây dựng được kế hoạch truyền thông hiệu quả.

Ví dụ: Nghiên cứu về giá của đối thủ như thế nào? Rẻ hơn hay đắt hơn? Chất lượng như thế nào? Từ đó sẽ giúp bạn khai thác thông tin hiệu quả và có mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện độc đáo, mới lạ đem lại sự thành công cho chương trình sự kiện.

BSC

BSC là công cụ giúp lập kế hoạch truyền thông hướng đến sự phát triển và giúp cân bằng yếu tố tài chính - quy trình - năng lực - khách hàng. Dựa vào các yếu tố như đánh giá về sứ mệnh - tầm nhìn - con người - doanh nghiệp để xây dựng được mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện phù hợp.

SWOT

Mô hình SWOT được hiểu như là: Strengths ( Điểm mạnh) - Weaknesses (điểm yếu của sự kiện sắp tới như đối thủ, thực trạng hiện tại) - Opportunities (Cơ hội) - Threats (các nguy cơ có thể xảy ra trong sự kiện).

Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện càng được phân tích kỹ theo mô hình SWOT thì tỷ lệ sự kiện thành công và hiệu quả càng cao.

Mô hình SWOT được áp dụng để lập kế hoạch truyền thông sự kiện dựa trên kết quả phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và những nguy cơ có thể xảy ra trong sự kiện để nhằm lên kế hoạch và biện pháp khắc phục kịp thời nếu những vấn đề đó xảy ra.

Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện bạn có thể tham khảo:

Những thông tin trên sau khi theo dõi hết chắc chắn bạn đã nắm được cách đơn giản nhất để lập mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết và hiệu quả. ViEvent hy vọng rằng bạn có những lựa chọn phù hợp, độc đáo và mới lạ nhất cho kế hoạch truyền thông sự kiện của mình. Những thắc mắc hãy liên hệ trực tiếp cho chúng tôi để được giải đáp và hỗ trợ nhanh chóng.