Nhân sự trong tổ chức sự kiện và những vai trò của họ

Trong một sự kiện có rất nhiều vấn đề cần phải giải quyết, chính vì vậy người tổ chức cần phải phân chia từng hạng mục công việc cho từng nhân sự đảm nhận để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch và hạn chế rủi ro xảy ra. Bài viết này, ViEvent sẽ liệt kê giúp bạn thành phần nhân sự trong tổ chức sự kiện cần phải có và vai trò chính của họ.

Quản lý sự kiện - Event Manager

Event Manager - quản lý sự kiện có vai trò rất quan trọng, chính là người phụ trách chính toàn bộ sự kiện. Công việc của họ là sẽ làm việc với các bộ phận liên quan, chịu trách nhiệm với toàn bộ sự kiện, điều phối công việc cần thiết cho các nhân sự khác hay thậm chí là chỉnh sửa kịch bản.

Nếu như trong quá trình triển khai sự kiện gặp những rủi ro hay những vấn đề phát sinh khác, toàn bộ nhân sự trong team có thể trao đổi trực tiếp với quản lý sự kiện để khắc phục sớm nhất.

Nhân viên điều phối sự kiện - Event Coordinator

Một trong những vị trí quan trọng trong thành phần nhân sự trong tổ chức sự kiện là Event Coordinator - nhân viên điều phối toàn bộ sự kiện, có nhiệm vụ theo dõi và điều phối các bộ phận liên quan hoàn thành công việc đúng tiến độ bám sát theo kế hoạch sự kiện và đảm bảo chương trình diễn ra thành công, suôn sẻ.

Ở vị trí này, đòi hỏi nhân sự phải có kỹ năng truyền đạt tốt, dễ hiểu nhất, có thể chịu áp lực cao, có kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc. Ngoài ra, nhân viên điều phối sự kiện cần phải có sự kiên nhẫn, kỹ năng quan sát để có thể quan sát toàn bộ nhân sự thực hiện công việc và kịp thời phát hiện và xử lý những sự cố ngoài ý muốn.

Nhân viên kế hoạch sự kiện - Event Planner

Người lên kế hoạch sự kiện sẽ chịu trách nhiệm cho việc lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện và những công việc liên quan khác như: ăn uống trong tiệc, logistic,... Event Planner sẽ phối hợp cùng bộ phận tài chính để lên kế hoạch cho sự kiện chỉn chu nhất nhưng vẫn đạt hiệu quả trong ngân sách cho phép.

Người phụ trách vị trí Event Planner còn có nhiệm vụ xin giấy phép vi các cơ quan ban ngành Ngoài ra, người lên kế hoạch sự kiện cũng cần phải có khả năng truyền đạt thông tin tốt, chịu được áp lực cao trong môi trường làm việc.

Quản lý marketing/Quảng bá sự kiện - Marketing/Publicity Manager

Nhân sự trong tổ chức sự kiện không thể nào thiếu vị trí quản lý marketing, quảng bá sự kiện, họ sẽ phụ trách những công việc như chụp ảnh, quay phim để làm tư liệu cho sự kiện và hỗ trợ hoạt động truyền thông sau sự kiện nhằm mang lại giá trị giá trị cho thương hiệu. Họ cũng chính là một trong những thành phần nhân sự quan trọng nhất trong sự kiện.

Ngoài ra, bộ phận quản lý marketing, quảng bá sự kiện còn hỗ trợ doanh nghiệp tăng doanh thu hiệu quả bằng cách tham gia kêu gọi tài trợ.

Nhân viên hỗ trợ sự kiện - Event Executive

Công việc của nhân viên hỗ trợ sự kiện sẽ gọi điện cho các bộ phận liên quan để xử lý các hạng mục sự kiện, xử lý giấy tờ, hỗ trợ quản lý, MC, PG xuyên suốt sự kiện. Vì trong mỗi sự kiện sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải xử lý nên nếu thiếu đi sự hỗ trợ của nhóm người này sẽ khiến các khâu thực hiện gặp trục trặc do không đủ nhân lực. Và người quản lý cần sắp xếp và phân chia những công việc liên quan cho Event Executive để đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng, đúng tiến độ, tránh việc trùng lặp.

Đạo diễn sự kiện - Director

Không thể thiếu đạo diễn trong mỗi sự kiện, họ sẽ có vai trò chính chỉ đạo nghệ thuật, giám sát chất lượng của các tiết mục trong chương trình, bám sát theo kịch bản, ý tưởng để thực hiện chương trình, phụ trách các hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình LED,... đề phòng những sự cố xảy ra và hỗ trợ sự kiện diễn ra thành công nhất.

Ngoài ra, đạo diễn sự kiện sẽ phối hợp cùng bộ phận sản xuất nhằm đảm bảo sự kiện thực hiện theo đúng như kế hoạch.

Quản lý dịch vụ khách hàng - Client Service Event Manager

Nhân sự trong tổ chức sự kiện ở vị trí này họ phải là người có kỹ năng giao tiếp, nắm bắt tâm lý tốt, bình tĩnh, có kỹ năng truyền thông và xử lý vấn đề khéo léo. Vì họ có trách nhiệm giải quyết toàn bộ vấn đề liên quan đến khách hàng, đem lại sự hài lòng cho khách hàng và tránh những rủi ro không đáng.

Có thể thấy rằng, nhân sự trong tổ chức sự kiện là một phần quan trọng quyết định sự thành công sau mỗi chương trình. Vì thế nên các doanh nghiệp phải lựa chọn nhân sự có trình độ chuyên môn cao và luôn đảm bảo chất lượng cho sự kiện không phải dễ dàng.

Vậy nên, hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp dần chuyển sang mô hình online và ViEvent - nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến hàng đầu chính là giải pháp tối ưu nhất, giúp “gỡ rối” những khó khăn về việc lên kế hoạch nhân sự cho sự kiện. Chúng tôi luôn tự hào với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp và nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến được thiết kế hóa với nhiều ưu điểm nổi bật giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả tốt nhất sau mỗi sự kiện.