Top những phần mềm họp trực tuyến hữu ích hiện nay (2023)

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, chúng ta dễ dàng có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến bằng các phần mềm họp trực tuyến hiện đại. Đặc biệt, trong thời kỳ đại dịch covid 19 diễn biến phúc tạp vừa qua, các phần mềm họp trực tuyến đã cho thấy được tính tiện ích của mình.Hiện nay, các phần mềm họp trực tuyến rất đa dạng, có nhiều tính năng khác nhau, người dùng có thể lựa chọn cho mình một phần mềm phù hợp với yêu cầu công việc để sử dụng. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu đến bạn top những phần mềm họp trực tuyến hữu ích hiện nay.

ViEvent

Ưu điểm của ViEvent

ViEvent là phần mềm tổ chức sự kiện, tổ chức các cuộc họp online. ViEvent có nhiều ưu điểm nổi trội giúp bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến thành công, có thể kể đến như:

- Bạn có thể tạo và quản lý nhiều sự kiện, phòng học, họp cùng lúc.

- Có trang giới thiệu cho mỗi sự kiện, phòng học tại đó hiển thị tất cả thông tin về nội dung chương trình, diễn giả, thời gian, địa điểm

- Phòng tổ chức sự kiện được thiết kế để tối đa hoá hình ảnh của sự kiện và nhà tổ chức. Tập trung hoá tối đa sự chú ý vào các diễn giả.

- Không giới hạn các tương tác 1:1 giữa khách mời bao gồm chat 1:1 và gọi video call 1:1 giữa các khách mời.

- Video cuộc họp được lưu trữ và quản lý các video trong thư viện để cho mọi người có thể xem lại với tính năng xem lại cuộc họp.

Cách thức vận hành cuộc họp trực tuyến trên ViEvent

Vievent, tự tin là một trong những nhà cung cấp nền tảng sự kiện online toàn diện với nhiều công cụ hỗ trợ như:

- Có thể tạo các cuộc họp lặp lại, diễn ra nhiều ngày hoặc theo một lịch trình nhất định kèm các email tự động mỗi lần diễn ra.

- Có email nhắc nhở tự động cho mỗi cuộc họp để người tham gia luôn có mặt ở cuộc họp mà không bị lỡ mất các cuộc họp quan trọng.

- Có thể nhập email khách mời hàng loạt để hệ thống tự động gửi thư mời và hướng dẫn khách tham gia cuộc họp kín.

- Có phòng tiếp đón mở trước nhiều ngày để hỗ trợ và đảm bảo tất cả mọi người sẽ có mặt ở cuộc họp dễ dàng nhất.

- Có công cụ quản trị đội nhóm để tổ chức cuộc họp dễ dàng hơn.

Google meet

Google meet là phần mềm tổ chức sự kiện trực tuyến được phát triển bởi ông lớn Google. Phần mềm này rất phổ biến, bởi nó cho phép bạn tạo phòng họp và trực tuyến miễn phí và khả năng dễ dàng sử dụng trên mọi thiết bị.  Người dùng chỉ cần tạo tài khoản email, sau đó mời người tham gia qua email hoặc copy link tham gia và gửi tới mọi người.

Ưu điểm của phần mềm họp trực tuyến này là sự ổn định, ít xảy ra tình trạng giật lag gây khó chịu cho những người tham gia cuộc họp trực tuyến; chất lượng âm thanh rõ ràng, video có độ phân giải cao. Hơn nữa, phần mềm Google meet có sự bảo mật tuyệt đối, bạn sẽ không phải lo lắng về sự xâm phạm trái phép nào vào các cuộc họp của mình.

Tuy nhiên, hạn chế của phần mềm này là bạn bắt buộc phải có tài khoản gmail mới có thể sử dụng phần mềm Google meet. Sức chứa người tham gia họp tối đa một phòng của Google meet chỉ có 250 người. Với những sự kiện, cuộc họp có quy mô lớn sẽ phù hợp để sử dụng phần mềm họp trực tuyến này

Microsoft Teams

Microsoft Teams là ứng dụng họp trực tuyến nằm trong gói Office 365 và được đồng bộ với các ứng dụng khác của Microsoft. Microsoft Teams có nhiều tính năng hỗ trợ như: Trò chuyện nhóm; video call, tổ chức họp trực tuyến, chia sẻ các tệp với dung lượng lớn,..

Đặc điểm giúp cho Microsoft Teams được nhiều người lựa chọn sử dụng đó là giao diện dễ nhìn, có thể kết hợp cùng các ứng dụng khác nằm trong gói office 365 như Word, Excel, PowerPoint…Phần mềm có khả năng mã hóa, bảo mật dữ liệu cao.

Nhược điểm của Microsoft Teams đó là cài đặt phân quyền bị hạn chế; nếu bạn sử dụng phiên bản miễn phí thì một số tính năng trong Microsoft Teams sẽ bị giới hạn. Tải liệu chia sẻ yêu cầu phải được sắp xếp logic, gọn gàng. Và phần mềm Microsoft Teams chỉ hỗ trợ tối đa là 100 nhóm.

Zoom Cloud Meeting

Đây là phần mềm họp trực tuyến dựa trên đám mây, phần mềm này được đánh rất cao. Bạn có thể sử dụng phần mềm này trên nhiều thiết bị như di động, laptop, tivi…Chỉ cần một đường link zoom hay một mã ID là bạn đã có thể tham gia ngay vào cuộc họp được tổ chức trên Zoom. Phần mềm này rất thích hợp cho những người phải thường xuyên đi công tác, di chuyển nhiều nơi.

Ưu điểm của Zoom Cloud Meeting là có các tính năng tiện dụng. như chia sẻ hình ảnh, tệp tin một cách nhanh chóng. Có thể đồng bộ với lịch và thiết bị khác để nhắc nhở giúp bạn không bỏ sót các cuộc họp nào.

Hạn chế của Zoom Cloud Meeting là bạn chỉ có thể tổ chức cuộc họp trong 40 phút, muốn thực hiện các cuộc họp dài hơn 40 phút bạn phải trả phí. Bạn cũng sẽ không thể chia sẻ tài liệu trong khi live. Ngoài ra, đôi khi sử dụng Zoom Cloud Meeting người dùng sẽ cảm thấy chất lượng video kém cũng như chất lượng âm thanh không ổn định.

Skype

Skype là phần mềm tổ chức sự kiện trực tuyến ra đời nổi tiếng vào năm 2003, cho phép người dùng nhắn tin, gọi điện, call video hoàn toàn miễn phí.

Skype có các ưu điểm đó là: Skype cũng được tích hợp hoàn toàn với Office 365 để cho phép người dùng chia sẻ nhanh các tệp dữ liệu. Hỗ trợ gọi điện, họp trực tuyến quốc tế với cước phí ưu đãi. Ngoài ra, nếu người dùng bỏ lỡ tin nhắn nào đó, hệ thống sẽ gửi bạn nội dung tin nhắn bỏ lỡ đó dưới dạng email.

Nhược điểm của việc sử dụng Skype đó là nếu muốn nâng cấp lên mức hội nghị truyền hình doanh nghiệp,  bạn phải sử dụng phiên bản skype for business mất phí khá cao. Người dùng cũng sẽ phải tốn thêm chi phí nếu không có sẵn Office 365. Skype có phần âm thanh, video tốt nhưng lại hay gặp phải tình trạng đơ máy.

GoToMeeting

GoToMeeting là ứng dụng tổ chức họp trực tuyến được cung cấp bởi LogMeln. Ứng dụng này thích hợp sử dụng trong các doanh nghiệp bởi khả năng tổ chức cuộc họp với quy mô lớn.

Một số ưu điểm khi sử dụng ứng dụng GoToMeeting có thể kể đến như: cho phép người sử dụng tạo khảo sát ngay trong quá trình tổ chức cuộc họp, trước khi cuộc họp diễn ra bạn hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ bổ trợ của ứng dụng để diễn tập trước. GoToMeeting có khả năng dễ dàng ghi lại các cuộc họp. Hơn thế, một cuộc họp trên GoToMeeting có thể chứa đến 3000 người tham gia.

Tuy nhiên, khi dùng ứng dụng này, người dùng phải có kết nối internet nhanh, mạnh và không có lỗi để ứng dụng này hoạt động và phát huy hết công suất. Và một số tính năng trong GoToMeeting sẽ không được sử dụng miễn phí.

Như vậy, bài viết đã giới thiệu đến bạn một số phần mềm họp trực tuyến cũng như chi ra các ưu, nhược điểm của từng phần mềm. Hy vọng với những thông tin trên, bạn có thể lựa chọn được cho mình phần mềm tốt nhất để tổ chức các cuộc họp trực tuyến, liên lạc với bạn bè, đồng nghiệp.