Các bước trong quy trình tổ chức sự kiện (2023)

Tại Việt Nam hiện nay, dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng được chú trọng và phát triển. Tổ chức sự kiện như một cơ hội để doanh nghiệp, người tổ chức nâng cao hình ảnh, quảng cáo sản phẩm, tiếp cận với nhiều khách hàng, đối tác. Để tổ chức thành công sự kiện thì cần phải có một quy trình tổ chức nhất định. Hãy cùng Vievent đi tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện qua bài viết dưới đây nhé!

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là việc tổ chức thực hiện các hoạt động, phần việc cho một chương trình, sự kiện trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Các bước trong quy trình tổ chức sự kiện

Quy trình tổ chức sự kiện là nhân tố quan trọng để có thể tiến hành sự kiện. Thông thường, quy trình tổ chức sự kiện bao gồm các bước như sau:

Quy trình tổ chức sự kiện trước khi diễn ra sự kiện

Nghiên cứu thông tin về sự kiện

Đây là một bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện, bởi nó ảnh hưởng đến các hoạt động sau này. Đối với mỗi loại hình sự kiện khi tổ chức sẽ có đặc điểm, mục tiêu, yêu cầu riêng, nhưng với bất kỳ loại sự kiện nào thì người tổ chức cần nắm rõ những thông tin cơ bản sau:

• Xác định loại hình sự kiện
• Chủ đề sự kiện
• Mục tiêu tổ chức
• Thông điệp sự kiện truyền tải
• Quy mô chương trình, sự kiện
• Đối tượng và số lượng người tham dự
• Thời gian, địa điểm sự kiện diễn ra
• Ngân sách tổ chức dự kiến.

Xây dựng kịch bản chương trình tổ chức sự kiện

Xây dựng kịch bản chương trình tổ chức sự kiện là một bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Sự kiện có thành công, ấn tượng hay không phụ thuộc rất nhiều vào kịch bản chương trình. Vì vậy việc đầu tư để có một kịch bản sự kiện độc đáo, chất lượng sáng tạo là vô cùng quan trọng.

Ở bước này, người tổ chức cần làm những công việc cơ bản như:

- Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…

- Xác định thời gian tổ chức

- Xác định chủ đề chương trình

- Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung, timeline chương trình, games, văn nghệ

- Thiết kế hình ảnh chương trình: backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo và các dụng cụ khác.

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Dựa trên những thông tin, kịch bản sự kiện đã có ta sẽ lên kế hoạch chi tiết cho toàn bộ hoạt động của sự kiện. Một số điều cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện gồm:

– Nhân lực phục vụ sự kiện: để sự kiện diễn ra hiệu quả cần phân công nhân sự phù hợp với từng hạng mục cụ thể như: nhân viên phụ trách sự kiện; nhân viên kỹ thuật; nhân viên của nhà hàng, nhân viên tiệc…

– Thiết bị sử dụng trong sự kiện: máy tinh, máy chiếu, set up bàn tiệc, standee, backdrop, màn hình led, đèn, hoa trang trí,, nước uống, ly cốc, rèm, cửa, loa…

– Ngân sách dự kiến

– Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn thực hiện sự kiện

Thực hiện các hoạt động trong kế hoạch

Dựa vào kế hoạch đã được lập ở giai đoạn trước, các bộ phận thực hiện theo đúng đầu công việc và timeline sự kiện. Mỗi bộ phận cần hoàn thành tốt công việc của mình theo đúng kế hoạch, thời hạn để tránh sự kiện diễn ra chậm trễ và làm ảnh hưởng đến những bộ phận khác. Mọi công việc phải được giám sát chặt chẽ của ban quản lý tổ chức sự kiện để tránh sự cố đáng tiếc xảy ra.

Chuẩn bị và dàn dựng sự kiện

Bước này nhằm mục đích tạo ra cái nhìn tổng quát về sự kiện và thực hiện điều chỉnh nếu muốn. Vì vậy, trước khi sự kiện chính thức được tổ chức, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót nào ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến toàn bộ chương trình. Ở bước này, tất cả hoạt động,

Thời gian chuẩn bị sự kiện rất đa dạng. Có những sự kiện chỉ cần 1 - 2 ngày là chuẩn bị xong. Nhưng lại có những sự kiện phải cần đến 5 - 6 tháng hay thậm chí cả một năm để chuẩn bị.

Trong bước này, bạn cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau đây:

- Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần): Đối với các sự kiện cần xin giấy phép cần liên hệ xin giấy phép trước khi sự kiện được tổ chức để đảm bảo về mặt pháp lý cho sự kiện.

- Liên hệ nhà cung cấp, ký hợp đồng thuê dịch vụ: Liên hệ với các nhà cung cấp âm thanh, ánh sáng các dịch vụ về ăn uống, nghỉ dưỡng. Thuê MC, ca sỹ, PG sự kiện…

- Dựng sân khấu sự kiện, banner, backdrop

- Tổng duyệt chương trình: Cần tổng duyệt chương trình trước khi tổ chức, các tiết mục sẽ được trình diễn thử, để mọi người có thể làm quen với sân khấu, cũng như để kiểm tra hoạt động của các thiết bị.

- Chuẩn bị đầy đủ đồng phục cho các đối tượng nếu có

- Gửi thiệp mời đến các vị khách quý.

Tiến hành thực hiện chương trình

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân sự theo kế hoạch đã đề ra. Trong quá trình tiến hành cần phải xác định tiến độ thực hiện, kiểm soát chặt chẽ công việc, thời gian thực hiện để sự kiện diễn ra thành công, giảm thiểu rủi ro.

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn kết thúc sự kiện

Thu dọn đồ dùng, vật dụng

Khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức có nhiệm vụ thu dọn đồ đạc, vật dụng thiết bị trong sự kiện. Bàn giao lại địa điểm, những vật dụng đã thuê và dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu.

Quyết toán các chi phí

Bạn cần tổng hợp lại tất cả các chi phí của các bên liên quan để thanh toán như: chi phí cho các nhà cung cấp dịch vụ, công tác phí cho nhân sự hỗ trợ sự kiện, chi phí phát sinh…

tổng hợp lại tất cả các chi phí của các bên liên quan như nhà hàng , nhà cung cấp để thanh toán và thử nghiệm chương trình

Tổng kết, báo cáo rút kinh nghiệm tổ chức sự kiện

viết trên trình bày các bước trong quy trình tổ chức sự kiện . Mong rằng với những thông tin chia sẻ trên sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về tổ chức sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu hay thắc mắc về dịch vụ tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay với Vievent để được tư vấn nhé!Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức sự kiện sẽ có một hội đồng để đánh giá, báo cáo buổi họp tất cả các công việc đã thực hiện tại sự kiện. Qua đây, tổng kết xem xét những công việc nào, hạng mục nào đã thực hiện tốt, những công việc nào còn thiếu sót để từ đó rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.