Chi tiết quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng Zoom

Từ ngày xã hội phát triển mạnh, kéo theo xu hướng công nghệ ngày càng được nâng cao, nhiều người biết đến và sử dụng rộng rãi hơn. Những hoạt động sự kiện trực tuyến ngày càng được phổ biến và được sử dụng thường xuyên. Sau khi trải qua gần 3 năm tổn thất nhiều do dịch covid19 thì xu hướng tổ chức sự kiện trực tuyến càng được nhiều tổ chức doanh nghiệp lựa chọn hàng đầu bởi đây chính là giải pháp an toàn, tối ưu, tiết kiệm và nhanh chóng nhất. Vậy bạn đã biết cách tổ chức sự kiện online qua zoom chưa? Dưới đây sẽ là quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng zoom chi tiết nhất, hãy cùng tham khảo nhé!

Những lý do nên tổ chức sự kiện trực tuyến?

Sau nhiều lần tổ chức sự kiện theo kiểu truyền thống - sự kiện offline bạn có nhận thấy được những nhược điểm lớn của hình thức này không? Nỗi lo lắng của rất nhiều tổ chức doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện offline luôn tốn nhiều chi phí để đầu tư vào sự kiện, tốn nhiều nhân lực và công sức thiết kế, chuẩn bị sân khấu, tìm kiếm địa điểm phù hợp đáp ứng tốt các yêu cầu lớn của sự kiện, mất rất nhiều thời gian cho cả phía tổ chức và người tham dự. Không những vậy trong thời điểm dịch covid19 đã có rất nhiều doanh nghiệp lo lắng và hầu như phải đóng cửa vì chưa tìm được giải pháp thích hợp.

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng zoom sẽ là giải pháp cho bạn. Tổ chức sự kiện trực tuyến là hình thức mà bạn nên cân nhắc lựa chọn, tất cả người tham dự và doanh nghiệp, ban tổ chức sự kiện để có thể tham dự sự kiện online 100%, tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức và tiền bạc.

Những ưu điểm khi bạn tổ chức sự kiện trực tuyến:

• Tăng lượng người tham dự sự kiện nhiều hơn, tăng hiệu quả thu hút khán giả.
• Tăng hiệu quả tương tác, thu hút nhiều người biết đến sự kiện và doanh nghiệp.
• Quảng bá được thương hiệu mạnh mẽ, làm nổi bật hình ảnh thương hiệu.
• Tạo ra những trải nghiệm mới mẻ, sinh động, phong phú hơn cho sự kiện trực tuyến.
• Nâng cao khả năng sáng tạo.
• Gắn kết được nhiều người với nhau hơn.

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng Zoom, bạn nên biết?

Để sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo nhất bạn hãy tham khảo chi tiết quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng zoom dưới đây nhé!

Lên ý tưởng và kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến

Trước tiên bạn cần phải lập kế hoạch chi tiết cụ thể cho sự kiện trực tuyến, có thể thực hiện qua cách đặt ra những câu hỏi để đưa ra những giải pháp đúng nhất cho kế hoạch sự kiện. Dưới đây là một vài câu hỏi gợi ý cho bạn tham khảo trong quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng zoom.

Lựa chọn công cụ phù hợp như Zoom Webinar, Zoom Meeting, Zoom Event cho sự kiện trực tuyến

Sử dụng đúng công cụ phù hợp sẽ giúp cho sự kiện trực tuyến của bạn được hoàn thiện hơn, đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch. Bạn có thể tham khảo và xem xét những yếu tổ dưới đây để lựa chọn được công cụ phù hợp nhất.

Số lượng người tham gia sự kiện

Hình thức tương tác

Điều này tùy thuộc vào mục đích của từng sự kiện muốn tập trung vào người nói hay cùng tương tác với những khách mời tham dự, để lựa chọn được công cụ phù hợp nhất.

Xác định sự kiện phù hợp với công cụ Zoom nào?

Trước khi chọn lựa để tổ chức sự kiện trực tuyến, bạn nên hiểu rõ cả 3 công cụ Zoom Webinar, Zoom Meeting, Zoom Event phù hợp với những loại sự kiện như thế nào? Để có thể chủ động hơn trong mỗi sự kiện, đưa ra được các giải pháp, quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng zoom phù hợp.

Các tính năng tích hợp của Zoom

Hiện nay Zoom có những tính năng nổi bật giúp các đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến đạt hiệu suất cao hơn như mong muốn, có thể tận dụng:

• Tự động hóa tiếp thị: Để thu hút được nhiều người tham dự sự kiện trực tuyến và những khách hàng tiềm năng, Zoom tích hợp với các nền tảng tiếp thị như Hubspot, Pardot, Marketo.
• Phân phối nội dung: Zoom được tích hợp với Kaltura và Panopto có thể chuyển những nội dung bản ghi của sự kiện và được chia sẻ cho lượng khán giả lớn.
• Kiếm tiền: Zoom được kết nối trực tiếp với ví Paypal và Eventbrite hoặc CVent thông qua Zapier để uy trình thanh toán diễn ra thành công và nhanh chóng.

Xây dựng trải nghiệm tương tác cho sự kiện

Nếu bạn tổ chức một sự kiện online, hãy biến nó trở thành một trải nghiệm mới mẻ, sáng tạo, kết hợp với sự tương tác với khán giả. Từ bước lên kế hoạch, chuẩn bị trước sự kiện cho đến trải nghiệm trực tiếp, hãy xem xét việc xây dựng tính tương tác và mức độ tham gia vào sự kiện dành cho khán giả để đảm bảo hiệu quả cao nhất đem lại.

Quảng bá sự kiện

Sau khi lên kế hoạch và chuẩn bị cho một sự kiện hoàn chỉnh thì bạn đừng quên phải quảng bá sự kiện để thu hút được nhiều sự quan tâm và biết đến chương trình sự kiện, thương hiệu của bạn nhiều hơn.

Bạn có thể quảng cáo sự kiện bằng những cách sau:

• Truyền thông xã hội: Bằng cách đăng những bài viết lên những kênh mạng xã hội lớn kèm các thẻ hashtag, đồ họa, chiến dịch truyền thông xã hội để thu hút được nhiều sự quan tâm của khán giả hơn, giúp quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng zoom đạt hiệu quả hơn.
• Quảng bá trên những bài báo/ blog: Chia sẻ về sự kiện, cung cấp thông tin cho các khán giả quan tâm và yêu cầu liên hệ qua email. Sử dụng các từ khóa phù hợp để tăng lượng truy cập miễn phí.
• Gửi Email tiếp thị: Trực tiếp gửi email chủ đề, thông tin chính và quan trọng của sự kiện cho khách mời tiềm năng.
• Trang đăng ký: Zoom Webinar được tùy chỉnh trang đăng ký với các câu hỏi về thương hiệu và điều chỉnh cho sự kiện của bạn.
• Hình ảnh/ Video hấp dẫn: Thu hút khán giả và quảng bá thương hiệu bằng các nội dung trực quan nhằm thuyết phục những khách hàng tiềm năng tham dự.

Tổ chức sự kiện trực tuyến

Sau khi hoàn tất hết các quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng zoom, từ bước xác định mục tiêu, lên ý tưởng, lập kế hoạch,... công đoạn quan trọng nhất quyết định sự thành công là bắt đầu tổ chức sự kiện trực tuyến. Bạn phải lưu ý và kiểm tra kỹ hệ thống phần mềm, tổng duyệt sự kiện, kiểm tra cài đặt, quyền truy cập sự kiện, âm thanh, hình ảnh, slide sự kiện,... đảm bảo tránh những sai sót đáng tiếc xảy ra.

Trên đây là những thông tin chi tiết về quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng zoom. Để mang lại một hiệu quả cao nhất cho buổi sự kiện trực tuyến của mình, bạn có thể tham khảo nền tảng chuyên tổ chức các loại hình sự kiện online như ViEvent tối ưu được chi phí, thời gian và tối đa hóa các công cụ quản trị sự kiện được nhiều khách hàng lựa chọn nhất. Những thắc mắc về tổ chức sự kiện trực tuyến bạn hãy liên hệ ngay cho chúng tôi nhé.