Những rủi ro khi tổ chức sự kiện bạn cần phải lưu ý

Mặc dù một sự kiện nếu thành công sẽ giúp ích và mang lại lợi nhuận rất cao cho các doanh nghiệp. Song, trên thực tế sẽ có những rủi ro khi tổ chức sự kiện không mong muốn mà bạn có thể gặp phải. Bạn cần phải lưu ý những gì để có thể đề phòng và tìm hướng khắc phục hiệu quả nhất khi gặp rủi ro.

Rủi ro về tài chính

Một trong những vấn đề thường gặp là rủi ro về tài chính. Người biết cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ lên kế hoạch dự trù ngân sách chi tiết và phù hợp nhất. Những vấn đề thường xảy ra của rủi ro tài chính là:

• Không lên kế hoạch rõ ràng: Ngay từ đầu nếu như không có kế hoạch chi tiết về ngân sách bỏ ra thì sự kiện của bạn sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều và tạo hình ảnh không tốt đẹp đối với các khách mời.
• Ngân sách vượt quá: Không dự trù và tính toán kỹ cho từng khoản mục phải chi nên khi tổ chức sự kiện chi phí bỏ ra luôn vượt quá mức mục tiêu ban đầu.
• Giá cả thay đổi: Rủi ro tài chính có thể xảy ra khi giá cả thay đổi bất ngờ do sự thay đổi liên tục của thị trường và một số trường hợp khác. Điều này làm ảnh hưởng rất lớn đến ngân sách và doanh thu của doanh nghiệp.

Để giảm thiểu được rủi ro tài chính bạn cần phải thực hiện những điều sau:

• Lên kế hoạch, mục tiêu và ngân sách chi trả cụ thể nhất.
• Luôn có một khoản riêng phòng cho chi phí phát sinh thêm.
• Liệt kê cụ thể những hạng mục như vật dụng, đơn giá, số lượng, nhà cung cấp, chất lượng,... để có thể dự trù kinh phí ổn định.

Rủi ro về thiết bị, kỹ thuật của sự kiện

Rủi ro khi tổ chức sự kiện được cho là nghiêm trọng nhất chính là máy móc, thiết bị, kỹ thuật gặp sự cố. Điều này làm ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện, chương trình sẽ phải gián đoạn để khắc phục nếu như rủi ro này xảy ra.

Rủi ro thiết bị, kỹ thuật thường gặp:

• Do nguồn điện: Nguồn điện không ổn định, mất đột ngột, giảm áp sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến máy móc thiết bị hỗ trợ sự kiện.
• Thiếu hụt thiết bị: Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp rất cần những thiết bị, kỹ thuật hiện đại như máy chiếu, hệ thống âm thanh, loa, micro,... Nếu như thiếu những thiết bị đó sẽ làm gián đoạn và ảnh hưởng đến sự kiện.
• Thiết bị bị hỏng: Sử dụng những thiết bị không chất lượng có thể dẫn đến việc bị tắt màn hình, bị hỏng khi đang hỗ trợ cho sự kiện. Điều này sẽ khiến cho khán giả mất hứng thú và có thể rời đi trong sự kiện.
• Lỗi kỹ thuật: Lỗi thường gặp chính là máy móc thiết bị không tương thích với nhau, cài đặt cấu hình bị lỗi kỹ thuật hoặc do kết nối mạng làm hệ thống lỗi.

Để giảm thiểu tình trạng này hãy đảm bảo sử dụng những trang thiết bị chất lượng nhất và thường xuyên bảo trì, có kế hoạch phòng ngừa để khắc phục kịp thời, kiểm tra kỹ chất lượng trước khi sự kiện diễn ra để tránh rủi ro.

Phát sinh việc thừa thiếu khách mời

Rủi ro về khách mời cũng làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện

• Nếu sự kiện thiếu khách mời: Để tạo ấn tượng và thu hút nhiều khách hàng tham gia hơn thì trước mỗi sự kiện hãy chủ động gọi điện cho khách mời. Nếu như khách mới quá ít hãy sử dụng dây căng quanh khu vực để tạo cảm giác đông người hơn.
• Nếu sự kiện thừa khách mời: Nếu số lượng khách tham gia quá đông bạn có thể tạm ngưng nhận khách hoặc chia nhỏ khách mời ra các khu vực khác nhau, tránh tập trung một chỗ. Sắp xếp thêm vị trí chỗ ngồi cho khách mời.

Lập trước danh sách khách mời và chủ động nhắc nhở khách tham gia sự kiện qua điện thoại hoặc email để đảm bảo đủ số lượng người tham gia như dự kiến để tránh rủi ro phát sinh.

Rủi ro trong việc quản lý an ninh nội bộ

Một trong những rủi ro đáng lo ngại là an ninh nội bộ khi tổ chức sự kiện. Tại những nơi đông người thì việc mất mát tài sản hay rối loạn trật tự công cộng đều có thể xảy ra. Bạn hãy bố trí đội ngũ an ninh túc trực các khu vực tổ chức sự kiện để giám sát và xử lý kịp thời nếu như rủi ro an ninh xảy ra.

Ban tổ chức sự kiện cần nắm rõ và phổ biến kịp thời các nội quy về an ninh để tất cả mọi người có mặt trong sự kiện tuân thủ và hạn chế rủi ro nào có thể xảy ra.

Thời tiết xấu không lường trước được

Gặp rủi ro về thời tiết luôn là vấn đề đáng lo ngại khi tổ chức sự kiện, thời tiết xấu ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện. Đối với những sự kiện ngoài trời thì khi gặp thời tiết xấu các thiết bị rất dễ hư hỏng, cháy nổ.

Không những ảnh hưởng đến khách mời tham gia mà phía tổ chức sự kiện cũng bị ảnh hưởng nặng nề, doanh thu hay ngân sách và hiệu quả sự kiện có thể bị sụt giảm nghiêm trọng nếu như không khắc phục kịp thời.

Rủi ro cháy nổ

Rủi ro khi tổ chức sự kiện vấn đề cháy nổ luôn đáng lo ngại nhất. Nguyên nhân gây ra là do bạn thiếu kiểm soát và không có kế hoạch chuẩn bị cho rủi ro này, đường dây chập hoặc các trang thiết bị quá tải dẫn đến cháy nổ.

Khi tổ chức sự kiện hãy tuân thủ các quy định về phòng cháy nổ và hướng dẫn an toàn toàn cho ban tổ chức sự kiện và các khách mời. Thường xuyên kiểm tra và bảo dưỡng các trang thiết bị điện.

Rủi ro về thực phẩm

Đa số các sự kiện đều có tiệc ngọt, tiệc trà hay tiệc mặn cho khách mời và những người có mặt tại sự kiện với mục đích có thể giao lưu, trò chuyện với nhau và giảm bớt tính căng thẳng của các sự kiện.

Ngộ độc thực phẩm là nỗi lo của không ít đơn vị tổ chức sự kiện, đối với những sự kiện phục vụ tiệc cho khách mời cần phải đảm bảo chất lượng an toàn vệ sinh thực phẩm, thực phẩm tươi ngon và nguồn cung cấp chất lượng.

Rủi ro khi sự kiện có quá nhiều trẻ con

Vấn đề đáng là ngại và rủi ro khi tổ chức sự kiện là có quá nhiều trẻ con. Đối với những sự kiện có nhiều trẻ con tham dự bạn cần phải phổ biến những lưu ý quan trọng sau:

• Nhắc nhở phụ huynh chú ý đến các bé cẩn thận hơn
• Đặt các thiết bị máy móc ở nơi khác, xa vị trí trẻ em
• Bố trí đội ngũ an ninh giám sát khắp mọi nơi trong sự kiện
• Có phòng riêng và setup loa, hệ thống thông báo trường hợp có trẻ lạc
• Có khu vui chơi dành riêng cho trẻ

Thời gian diễn ra sự kiện

Để sự kiện không bị ảnh hưởng và gián đoạn hãy lên kế hoạch cụ thể và thời gian chi tiết cho mỗi hạng mục của sự kiện. Chương trình sự kiện không nên quá dài hoặc quá ngắn điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả và khiến cho khách mời cảm thấy nhàm chán. Nên chạy sự kiện trước khi chương trình chính thức bắt đầu.

Hành vi quá kích, nổi loạn của khách mời

Những sự kiện có quy mô quá nhiều người thì vẫn có thể xảy ra những hành vi quá khích, những hành động quá mức kiểm soát và có hơi men của khách mời sự kiện. Dẫn đến tình trạng xô xát, mâu thuẫn làm ảnh hưởng đến an ninh sự kiện.

Cách xử lý rủi ro khi tổ chức sự kiện

Trong một sự kiện không thể tránh khỏi những rủi ro không mong muốn nên việc hiểu được nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý kịp thời là vô cùng cần thiết để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công và chuyên nghiệp nhất như mong muốn.

Giai đoạn trước sự kiện

Để tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện bạn hãy tìm hiểu các thông tin chi tiết về: thông tin doanh nghiệp, thương hiệu, phong cách sản phẩm, mục tiêu khách mời, mục tiêu sự kiện và ngân sách dự tính,...

Lập kế hoạch cẩn thận và rõ ràng về chuẩn bị trang thiết bị, máy móc, đơn giá và số lượng sản phẩm, nhân sự thực hiện sự kiện,... để giảm thiểu các rủi ro.

Giai đoạn trong sự kiện

Trong khi sự kiện diễn ra bạn cần bố trí đầy đủ nhân lực để giám sát từng hạng mục sự kiện diễn ra thật suôn sẻ như kế hoạch. Đảm bảo sự kiện diễn ra đúng thời gian dự tính, đủ số lượng khách mời, trang thiết bị âm thanh hỗ trợ tốt như kế hoạch, phòng ngừa các sự cố tiêu cực xảy ra.

Không những vậy trong khi sự kiện diễn ra bạn phải luôn trong tâm thế sẵn sàng xử lý các tình huống rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào.

Giai đoạn sau sự kiện

Sau sự kiện đây chính là giai đoạn quyết định sự thành công và lan tỏa hình ảnh của sự kiện đến với nhiều người hơn. Ban tổ chức vừa có thể đánh giá được hiệu quả đạt được vừa có thể nhận phản hồi từ các khách mời tham gia sự kiện.

Rủi ro khi tổ chức sự kiện là điều mà không ai mong muốn xảy ra ngoài việc tìm cách khắc phục những rủi ro trên bạn có thể thử thay đổi phương thức tổ chức sự kiện vừa giảm thiểu các rủi ro, giảm ngân sách đáng kể mà chất lượng lại tốt hơn.

Rất nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang tổ chức sự kiện online thông qua các nền tảng trực tuyến chuyên tổ chức sự kiện như Vient vì:

• Giảm thiểu được các rủi ro phát sinh xảy ra khi tổ chức sự kiện
• Cam kết không phát sinh thêm chi phí
• Không tốn nhiều sức lực của nhân sự quản lý vì đã có công cụ hỗ trợ
• Không cần chuẩn bị quá nhiều máy móc đắt tiền mà vẫn đảm bảo chất lượng
• Phòng tổ chức sự kiện trực tuyến mô phỏng như một sự kiện thực tế
• Sức chứa khách mời số lượng lớn và không giới hạn tương tác
• Hỗ trợ phát song song các luồng sự kiện trên nhiều nền tảng khác nhau
• Sự kiện được ghi lại và có thể phát lại bất cứ lúc nào
• Dễ dàng tải data và thu thập thông tin khách mời sự kiện

Và còn những tính năng đặc biệt khách khiến nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện tại phần mềm ViEvent vô cùng thích thú và hài lòng.

Những thông tin trên đã đề cập thông tin về những rủi ro khi tổ chức sự kiện và hướng giải quyết nhanh hiệu quả nhất. Nếu như bạn đang quá “nhức đầu” vì những rủi ro trên hãy cân nhắc lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến chất lượng tại ViEvent chắc chắn bạn sẽ được trải nghiệm một sự kiện hoàn hảo.