Top 8 sai lầm thường mắc phải khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Lên ý tưởng và kế hoạch chi tiết nhất sẽ giúp cho sự kiện của bạn có được sự chỉn chu, chuyên nghiệp và thành công như mong muốn. Nếu như có rủi ro xảy ra sẽ ảnh hưởng không ít đến chất lượng và uy tín chương trình. Trong bài viết này chúng tôi sẽ liệt kê 8 sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện thường gặp phải để bạn nắm rõ và tìm ra hướng khắc phục hiệu quả nhất.

Phân bổ thời gian sự kiện không hợp lý

Phân bổ thời gian sự kiện không hợp lý là sai lầm nghiêm trọng nhất khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Cần phải xác định được mục tiêu chính của sự kiện là gì để tập trung xây dựng, tránh phí thời gian vào những hạng mục không quan trọng.

Người lập kế hoạch sự kiện phải lên timeline chi tiết theo thứ tự của từng hạng mục, mỗi hạng mục sẽ có thời gian cụ thể nhất để hoàn thành.

Không kiểm soát được khách mời sự kiện

Nếu như không kiểm soát được số lượng khách mời tham dự thì sự kiện sẽ bị ảnh hưởng rất nhiều vì lỗi cơ bản nhất. Chính vì vậy, bạn cần phải chuẩn bị danh sách khách mời chi tiết nhất, khách mời là những ai? Số lượng người tham gia là bao nhiêu? Mời bao nhiêu diễn giả ?,...

Tránh phát sinh tình trạng khách mời quá đông hay quá vắng khi sự kiện diễn ra và dễ mắc phải những sai lầm như đám đông chen chúc, không gian chật chội, thiếu hụt vị trí ngồi hoặc thức ăn không chuẩn bị đủ,...

Người dẫn dắt (MC) chưa phối hợp

Một trong những yếu tố quyết định thành công của sự kiện là dựa trên kỹ năng dẫn dắt của MC. Không thể phủ nhận“MC chính là linh hồn của sự kiện”. Vai trò của một MC là người dẫn dắt, truyền đạt thông tin sự kiện ngắn gọn, dễ hiểu và có kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt để đảm bảo sự kiện thành công nhất, tạo cảm giác thú vị cho người xem.

Không chỉ nội dung sự kiện hấp dẫn, thông điệp ý nghĩa, sân khấu hoành tráng mà MC cũng chính là cầu nối quan trọng nhất gắn kết khách hàng với doanh nghiệp, mang lại trải nghiệm thú vị và khó quên.

Không cân bằng được ngân sách sự kiện

Sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện là bạn không chú trọng đến việc cân bằng ngân sách. Mặc dù, phải chú trọng đầu tư sự kiện tỉ mỉ nhất nhưng vẫn cần kiểm soát ngân sách trong mức cho phép để đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp.

Vì thế, bạn nên lập kế hoạch chi tiêu rõ ràng, dự trù ngân sách nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Ngoài ra, bạn có thể thương lượng với bên nhà cung cấp để có thể tối ưu chi phí nhất có thể.

Không đầu tư cho trang thiết bị sự kiện

Trong tất cả các hình thức tổ chức sự kiện đều cần có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy ảnh, máy tính, máy chiếu, micro, mạng internet và một số thiết bị khác. Nếu không đầu tư kỹ lưỡng và không hiểu rõ về những thiết bị công nghệ sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng, làm gián đoạn sự kiện, ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

Chính vì vậy, trước khi sự kiện diễn ra phải có kế hoạch chuẩn bị trang thiết bị hỗ trợ chi tiết nhất, kiểm tra kỹ về chất lượng, có hư hỏng hay vẫn sử dụng tốt để tìm được cách xử lý khi rủi ro xảy ra.

Truyền thông không đúng mục đích sự kiện

Mỗi sự kiện có một nội dung khác nhau, thông điệp và giá trị mang lại khác nhau. Chính vì vậy, sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện nghiêm trọng thường mắc phải chính là không xác định được rõ ràng dẫn đến việc truyền thông sai với mục đích sự kiện. Nếu truyền thông không đúng mục đích của sự kiện sẽ để lại rất nhiều hậu quả, rất dễ gây hiểu lầm cho các khách hàng và ảnh hưởng không ít đến sự kiện.

Cách tốt nhất là lựa chọn đúng duy nhất thông điệp của sự kiện, từ đó truyền tải lại một cách rõ ràng, chi tiết, súc tích nhất trên các kênh truyền thông. Tránh việc nhiễu thông tin, thông điệp quá mờ nhạt, không tạo được ấn tượng với khách hàng.

Không có điểm nhấn cho sự kiện

Sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện tiếp theo là không tạo được hiệu ứng, điểm nhấn nổi bật cho sự kiện. Khiến chương trình trở nên nhàm chán, không để lại ấn tượng với người tham dự.

Hãy tạo “linh hồn của sự kiện” bằng những “keymoment” để đẩy cảm giác của người theo dõi cao trào hơn, truyền tải thông điệp một cách hoàn hảo nhất. Cuối cùng là để lại ấn tượng cho người tham dự chính là mục tiêu quan trọng nhất mà người tổ chức sự kiện hay các doanh nghiệp luôn hướng tới.

Không đầu tư đội ngũ ghi hình, ghi âm trong sự kiện

Đừng nên quá ỷ lại vào bộ phận quay phim, chụp ảnh mà không có kịch bản chuẩn bị từ trước, vì họ sẽ chụp và quay theo cảm tính mà không hiểu hết ý đồ của ban tổ chức. Điều này sẽ khiến  bạn  gặp phải khó khăn trong việc lựa chọn ra những tấm ảnh, đoạn phim để lưu trữ và sử dụng để truyền thông, quảng bá sự kiện.

Bài viết trên, chúng tôi đã liệt kê top 8 danh sách sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, mong rằng sẽ là những thông tin hữu ích giúp bạn có thể tránh khỏi khi chuẩn bị ý tưởng, kế hoạch cho sự kiện và tìm hướng khắc phục hiệu quả nhất

Đồng thời, nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp giải pháp quản lý sự kiện hiệu quả, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua website ViEvent - nền tảng chuyên tổ chức sự kiện trực tuyến. Chúng tôi cam kết cung cấp các công cụ và giải pháp giúp bạn tránh những sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch sự kiện và tạo nên một sự kiện thành công, ấn tượng.