Physical, hybrid event và virtual event: Ưu điểm và hạn chế

Cùng với sự phát triển của xã hội, ngành tổ chức sự kiện đang ngày càng sôi nổi hơn bao giờ hết. Việc tổ chức sự kiện ngày càng được cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp áp dụng nhiều hơn trong “bài toán” quảng bá thương hiệu của mình và đưa sản phẩm cũng như dịch vụ đến gần hơn với khách hàng. Tùy vào mục tiêu mà các hình thức tổ chức sự kiện sẽ có sự khác biệt. Riêng trong bài viết này, ViEvent sẽ tiến hành so sánh các hình thức tổ chức sự kiện bao gồm: physical event (sự kiện offline thông thường), virtual event (sự kiện online) và hybrid event (sự kiện hỗn hợp) để tìm ra lợi ích cũng như khuyết điểm của từng loại.

Ưu và nhược điểm của virtual event, physical event và hybrid event là gì?

Khái niệm tổ chức sự kiện

Trước khi tiến hành so sánh các hình thức tổ chức sự kiện, ta hãy điểm sơ qua khái niệm sự kiện và tổ chức sự kiện. Sự kiện (event) được hiểu là những sự việc diễn ra với ý nghĩa quan trọng trong đời sống xã hội, đồng thời thu hút được sự quan tâm của các phương tiện truyền thông. Tổ chức sự kiện tức là tổ chức hoạt động trong đa dạng các lĩnh vực trong đời sống thông qua các loại hình tổ chức sự kiện như hội nghị, hội thảo, họp báo, triển lãm,... Mục đích của tổ chức sự kiện là truyền tải thông điệp mà người làm sự kiện mong muốn công chúng được biết.

Cách phân loại sự kiện

Tùy thuộc vào nhu cầu cũng như mục tiêu, các sự kiện diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau. Thông thường, có ba yếu tố mà bạn có thể dựa vào để phân loại các loại hình tổ chức sự kiện:

Dựa theo địa điểm tổ chức: bao gồm sự kiện trong nhà và sự kiện ngoài trời.
Dựa theo mục tiêu tổ chức: sự kiện thông thường (nghiêng về lễ chính thống) và sự kiện corporation (hướng tới quảng bá thương hiệu).
Dựa theo hình thức tổ chức: virtual event, physical event và hybrid event (kết hợp cả online và offline).

Sự kiện có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau

So sánh các hình thức tổ chức sự kiện phổ biến

Việc xác định rõ các loại hình tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức bất kỳ sự kiện nào. Theo đó, các hình thức tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng. Chỉ khi có định hướng cụ thể về hình thức, sự kiện của bạn mới đi đúng hướng theo kế hoạch đề ra. Sau đây, ViEvent sẽ so sánh các hình thức tổ chức sự kiện bao gồm: physical event, hybrid event và virtual event.

Sự kiện trực tiếp

Khi so sánh các hình thức tổ chức sự kiện, ta thấy rằng sự kiện trực tiếp (hay physical event) là hình thức truyền thống và phổ biến nhất hiện nay. Ưu điểm của sự kiện trực tiếp bao gồm:

Xây dựng được sự kết nối đáng nhớ: Tương tác trực tiếp là chất xúc tác cực kỳ mạnh mẽ để xây dựng bất kỳ mối quan hệ nào, bao gồm cả những mối quan hệ mang tính “làm ăn” và mang tính chuyên môn cao.
Cá nhân hóa phản hồi: Ngoài việc xây dựng các mối quan hệ, physical event còn cho phép người tổ chức thu được phản hồi thực tế ở cấp độ cá nhân. Ví dụ, ban tổ chức có thể quan sát không khí trong hội trường và ngay lập tức đưa ra những điều chỉnh thích hợp để cải thiện trải nghiệm người tham dự.

Physical event có sự tương tác trực tiếp

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích trên, physical event vẫn tồn tại nhiều hạn chế. Rõ ràng, so sánh các hình thức tổ chức sự kiện như virtual hay hybrid, chi phí tổ chức sự kiện trực tiếp thường khá cao. Ngoài ra, quy mô tổ chức còn bị giới hạn bởi không gian. Điều tương tự cũng xảy ra với việc tiếp cận các đối tượng khách hàng do những hạn chế về địa lý như đi lại và ăn ở.

Sự kiện trực tuyến

Virtual event mang đến rất nhiều lợi ích:

Giảm thiểu tối đa chi phí tổ chức: Ban tổ chức không cần chi trả cho venue, thực phẩm, trang trí,... Điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ tạo ra nhiều lợi nhuận hơn.
Tăng khả năng tiếp cận: Mọi người có thể tham gia virtual event ở mọi nơi và với mọi thiết bị.
Thân thiện với môi trường sống: Tổ chức virtual event giúp bạn hạn chế tối đa rác thải và khí thải carbon mà vẫn đạt được mục tiêu.

Dù có nhiều ưu điểm nhưng loại sự kiện này vẫn có hạn chế. Đây là hình thức tổ chức sự kiện còn khá mới mẻ trong ngành tổ chức sự kiện. Việc tìm kiếm một công cụ ảo hoặc một nhà cung cấp sự kiện ảo không phải điều dễ dàng. Ngoài ra, những sự kiện online kéo dài hàng giờ liền có thể gây nhàm chán.

Virtual event rất thân thiện với môi trường

Sự kiện hybrid

Như đã đề cập ở trên, hybrid event là sự kết hợp giữa physical event và virtual event. ViEvent xin được liệt kê một vài ưu điểm của dạng sự kiện này dưới đây:

Thu hút được nhiều người tham dự hơn physical event và virtual event: Khi tổ chức hybrid event, bạn hướng đến cả hai đối tượng khán giả cả online và offline. Điều này khiến sự kiện của bạn có nhiều người tham dự hơn.
Linh hoạt trong việc tiếp cận khách mời: Người tham dự có thể lựa chọn hình thức tham gia thích hợp với mình (trực tuyến, trực tiếp hoặc cả hai).

Nếu so sánh các hình thức tổ chức sự kiện khác, hạn chế (đồng thời là khó khăn) của virtual event là bạn phải lập kế hoạch cho cả hai loại hình online và offline cùng lúc.

Hình thức nào đang chiếm ưu thế

Có thể nói, kể từ sau đại dịch COVID-19, ngành tổ chức sự kiện thế giới đang dần chuyển sang nền tảng online hoặc hybrid. Theo đó, hybrid event và virtual event sẽ dẫn đầu xu hướng trong thời gian tới. Nắm bắt được tình hình này, các nhà cung cấp không ngừng sáng tạo và cải thiện những phần mềm hỗ trợ cho hybrid event và virtual event, trong đó có thể kể đến ViEvent.

ViEvent - nền tảng sự kiện trực tuyến ấn tượng

Phần mềm này kế thừa những ưu điểm của các “đàn anh” và có thêm một số chức năng được “nâng cấp” khá ấn tượng.

ViEvent kế thừa và phát huy tốt những "đàn anh" đi trước

Các ứng dụng của ViEvent

Một số ứng dụng của ViEvent bao gồm:

Bạn có thể tạo và quản lý nhiều sự kiện, phòng họp, khóa học cùng lúc.
Email nhắc nhở tự động cho mỗi sự kiện, đảm bảo khách mời của bạn không bị missed.
Có trang giới thiệu với đầy đủ thông tin về sự kiện cho mỗi phòng.
Có form thu thập thông tin khách mời trước khi họ tham gia sự kiện, giúp bạn xây dựng data khách hàng.

Tổ chức hybrid event và virtual event qua ViEvent

ViEvent được xem là đối thủ mới đáng gờm đối với Zoom hay Google Meeting,... Về cơ bản, cách vận hành của ViEvent không khác gì các đối thủ còn lại. Tuy nhiên, do được “sinh sau nở muộn”, phần mềm này đã tiếp thu và phát triển thêm nhiều tính năng vượt trội giúp thao tác người dùng dễ dàng hơn nhiều. Ví dụ, bạn có thể tạo ra các siêu sự kiện đa luồng gồm nhiều luồng livestream song song cùng lúc để khách mời lựa chọn tham gia một hoặc tất cả các luồng. Ngoài ra, email nhắc nhở tự động và form thu thập thông tin của ViEvent giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. ViEvent sẽ là sự lựa chọn hàng đầu khi tổ chức sự kiện trực tuyến và hybrid.

Hy vọng những thông tin mà ViEvent cung cấp đã giúp bạn so sánh các hình thức tổ chức sự kiện. Bắt đầu tổ chức sự kiện online hoặc sự kiện hỗn hợp của bạn tại đây https://vievent.net.