Cách viết thư mời tham dự sự kiện độc đáo nhất 2023

Gửi thư mời tham dự sự kiện là hình thức thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp, tận tâm của doanh nghiệp. Nội dung chính của thư mời sẽ đầy đủ các thông tin như: thời gian, địa điểm, lý do tổ chức sự kiện,... Vậy phải làm như thế nào để viết thư mời tham dự sự kiện ấn tượng nhất? Cùng theo dõi bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn nhé!

Những lợi ích của thư mời tham dự sự kiện

Một thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp phải đảm bảo đầy đủ các thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm. Đây chính là phần quan trọng nhất, không thể thiếu trong thư mời để người tham sự sắp xếp thời gian của họ.

Đồng thời, thư mời tham dự sự kiện có vai trò sau:

• Giúp doanh nghiệp giới thiệu, truyền bá thương hiệu rộng rãi hơn
• Thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng
• Giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tốt, chuyên nghiệp
• Thu hút khách hàng tham dự sự kiện

Cách viết thư mời tham dự sự kiện chi tiết

Không phải hình thức sự kiện nào cũng có thể gửi thư mời online qua email hay qua các phương tiện truyền thông khác. Và việc gửi thư mời tham dự sự kiện tận tay khách hàng vẫn thường được áp dụng rất nhiều. Nó thể hiện được sự sang trọng, lịch sự, tinh tế và mong muốn khách hàng tham dự sự kiện.

Vì vậy, mẫu thư mời tham dự sự kiện cần phải đảm bảo các nội dung sau:

• Tên cá nhân/ đơn vị tổ chức sự kiện
• Tên cá nhân/ đơn vị được mời tham dự
• Mục đích thư mời tham dự sự kiện
• Thời gian, địa điểm sự kiện diễn ra
• Timeline chương trình
• Lời cảm ơn
• Chữ ký và dấu mộc của người đại diện và doanh nghiệp

Ngoài ra, để giúp bạn thiết kế và viết thư mời tham dự sự kiện chuyên nghiệp và gây ấn tượng đối với khách hàng, hãy lưu ý các bước sau đây:

Bước 1: Nội dung và mục đích chính của thư mời

Mục đích và nội dung sẽ được trình bày đầy đủ trong thư mời gồm: chủ đề sự kiện, concept tổ chức, thời gian diễn ra sự kiện, địa điểm tổ chức,... Đảm bảo đầy đủ thông tin và ngắn gọn, súc tích nhất, tránh đề cập quá nhiều thông tin gây lan man và thiếu chuyên nghiệp.

Bước 2: Xác định đối tượng tham dự

Xác định đối tượng khách mời trước khi gửi thư mời tham dự sự kiện là điều rất quan trọng, vì từng sự kiện sẽ có nội dung và thông điệp khác nhau. Khách mời phải là khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp và đồng thời phải dựa trên mục đích, quy trình tổ chức sự kiện.

Những sự kiện cá nhân thì khách mời sẽ là người thân, bạn bè. Sự kiện nội bộ doanh nghiệp, khách mời tham dự là các thành viên từng bộ phận trong công ty. Đối với sự kiện có quy mô lớn hơn thì khách mời là những khách hàng thân thiết, đối tác, những người có liên quan đến doanh nghiệp,...

Bước 3: Thiết kế thư mời

Thư mời cũng chính là một hình thức quảng bá hình ảnh cho doanh nghiệp. Vậy nên, chú trọng thiết kế thư mời độc đáo, đẹp mắt và ấn tượng sẽ là một điểm cộng trong mắt khách hàng.

Đồng thời, thư mời phải được thiết kế theo màu sắc chủ đạo của doanh nghiệp, đồng bộ với chủ đề của sự kiện. Về phần nội dung, thư mời nên chèn thêm logo của doanh nghiệp, logo của đối tác và logo của các nhãn hàng đồng tài trợ,...

Bước 4: Lựa chọn cách thức gửi thư

Sẽ có hai phương thức gửi thư chính là gửi thư tận tay khách mời (offline) và gửi thư qua các kênh truyền thông (online). Khi tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp thường ưu tiên lựa chọn phương thức gửi thư trực tiếp tận tay khách mời vì điều này thể hiện sự tôn trọng giữa doanh nghiệp với khách hàng, cũng như mong muốn khách mời đến tham dự chương trình.

Bước 5: Kiểm tra thư mời

Bước cuối cùng, là bước quan trọng nhất trong sự kiện mà bạn cần phải lưu ý. Sau khi thiết kế xong, phải kiểm tra tổng quát lần nữa xem đã đầy đủ những thông tin hay chưa, số lượng thư mời đúng như kế hoạch hay không. Để đảm bảo chắc chắn không có sai sót nào xảy ra. Nếu tất cả đã ổn hết sẽ tiến hành in và gửi thư cho khách mời.

Mẫu thư mời tham dự sự kiện chi tiết nhất

Nếu như bạn vẫn chưa tìm được ý tưởng cho thư mời tham dự sự kiện, hãy cùng ViEvent tham khảo một vài mẫu thư mời ấn tượng ngay dưới đây nhé!

Mẫu thư mời sự kiện khai trương

Sự kiện khai trương thường với mục đích là giới thiệu một thương hiệu mới đến với khách hàng và giúp gia chủ kinh doanh thuận buồm xuôi gió. Tuy nhiên cần lưu ý, thư mời tham dự sự kiện khai trương thường sẽ không quá cầu kỳ, thiết kế đơn giản và tôn lên màu sắc của thương hiệu.

Mẫu thư mời tham dự hội thảo, hội nghị

Hội nghị, hội thảo là sự kiện thường có quy mô lớn và mang tính trang trọng, Chính vì vậy, thư mời phải đảm bảo đầy đủ thông tin nhất về địa điểm, thời gian, timeline nội dung của sự kiện, thông tin từng hạng mục đều phải được cập nhật chi tiết.

Mẫu thư mời sự kiện tri ân khách hàng

Thư mời sự kiện tri ân khách hàng luôn thể hiện được sự chu đáo, chân thành và tận tâm của doanh nghiệp. Đảm bảo đầy đủ các thông tin về địa điểm, thời gian, nội dung sự kiện, bản đồ hướng dẫn vị trí và sơ đồ chỗ ngồi cho khách mời,...

Mẫu thư mời dự tiệc gala dinner

Thư mời tham dự sự kiện gala dinner thường mang vẻ ngoài sang trọng, thu hút khách mời. Đồng thời đảm bảo đầy đủ những thông tin cần thiết.

Mẫu thư mời tham gia tiệc sinh nhật

Tiệc sinh nhật được gọi là những sự kiện cá nhân nên thường không quá trang trọng như những sự kiện có quy mô lớn. Thư mời sinh nhật sẽ được thiết kế theo từng tính cách và sở thích của chủ tiệc, có đầy đủ thông tin như tên khách mời, người thân, thời gian và ngày tổ chức, địa điểm tổ chức tiệc sinh nhật.

Mẫu thư mời đám cưới

Cũng giống như thư mời tiệc sinh nhật, lễ đám cưới cũng là một sự kiện mang tính chất cá nhân nên được thiết kế tùy sở thích. Có đầy đầy đủ thông tin của hai bên gia đình, cô dâu, chú rể, thời gian, bản đồ và địa điểm tổ chức đám cưới,...

Mẫu thư mời tham gia trung thu

Tiệc trung thu thường được dành cho đối tượng là trẻ em. Vì vậy, thư mời sẽ được thiết kế nhiều màu sắc, mang phong cách vui nhộn, đầy hứng thú. Đồng thời bao gồm các thông tin cơ bản của một sự kiện cần phải có như tên, thời gian, địa điểm,...

Trong các sự kiện dù có quy mô lớn hay nhỏ, thì thư mời cũng cần phải đầy đủ các thông tin cơ bản như đã đề cập ở trên về địa điểm, thời gian, timeline,... Tùy vào mục tiêu và quy mô chương trình để đầu tư thiết kế thư mời tham dự sự kiện. Hy vọng rằng, những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp trong bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn và tìm được mẫu thư mời tham dự sự kiện đẹp nhất, thu hút khách hàng có hứng thú với chương trình. Ngoài ra, đừng ngần ngại bạn hãy liên hệ trực tiếp cho ViEvent - nền tảng chuyên tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn và gợi ý cách thiết kế thư mời tham dự sự kiện đẹp và thu hút khách hàng nhất.