Viết kịch bản timeline sự kiện chi tiết và chuyên nghiệp nhất

Timeline sự kiện được coi là thước đo tiến độ quá trình thực hiện sự kiện. Có được timeline chi tiết sẽ giúp từng hạng mục sự kiện diễn ra thuận lợi, quản lý tốt nhất và tránh những sai sót không mong muốn xảy ra. Vậy phải làm như thế nào để xây dựng được mẫu kịch bản timeline sự kiện chi tiết nhất. Cùng theo dõi bài viết này nhé!

Vai trò của việc lên kịch bản tổ chức sự kiện

Tại sao kịch bản lại có vai trò quan trọng cho mỗi sự kiện:

• Có timeline sự kiện sẽ giúp kiểm soát toàn bộ sự kiện và phân chia nhiệm vụ cho nhân sự để hoàn thành hạng mục tốt hơn.
• Kịch bản sự kiện có vai trò phân bố và định hình thời gian sự kiện, đảm bảo chương trình thực hiện đúng kế hoạch theo nội dung, ngân sách đã dự kiến.
• Giúp kiểm soát, ngăn chặn và tìm cách khắc phục hiệu quả được những rủi ro có thể xảy ra trong chương trình sự kiện.
• Hoàn thành đúng mục tiêu sự kiện từ việc truyền tải thông điệp giá trị đến mọi người, tiếp cận khách hàng. Hướng đến sự thành công của sự kiện.

Cách viết kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chi tiết

Mới bắt đầu chuẩn bị cho sự kiện nhưng bạn lại gặp khó khăn và không biết viết timeline sự kiện như thế nào thì hãy tham khảo các lưu ý bên dưới chắc chắn bạn sẽ có được ý tưởng kịch bản vô cùng hấp dẫn.

Tạo dạng timeline

Sử dụng timeline vừa giúp sự kiện diễn ra hiệu quả, tiết kiệm thời gian và giúp công việc đạt kết quả tốt hơn.

Phía ban tổ chức sự kiện có thể sử dụng bất kỳ công cụ hay phần mềm nào để tạo timeline sự kiện. Hiện nay có rất nhiều mẫu timeline sự kiện có sẵn trên nhiều nền tảng hay các mẫu trên internet, ngoài ra bạn có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng để giúp timeline sự kiện hoàn thiện nhanh chóng.

Nội dung timeline sự kiện

Sau khi có timeline mẫu bạn sẽ phải thiết lập nội dung của timeline sự kiện. Nội dung timeline sự kiện cần phải rõ ràng những yếu tố sau:

• Ý nghĩa rõ ràng, dễ hiểu
• Nội dung câu từ chi tiết
• Có tính cụ thể và logic với nhau

Những sự kiện có quy mô nhỏ, ít nhân sự thì nội dung timeline chỉ cần bao gồm nội dung công việc và thời gian thực hiện từng hạng mục.

Sắp xếp timeline theo từng hạng mục công việc

Lên timeline sự kiện sau khi hoàn thành các bước trên bạn cần phải sắp xếp, phân công nhân sự phụ trách và phải đặt deadline cho từng hạng mục công việc. Mục đích giúp dễ dàng kiểm soát sự kiện, hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ như mục tiêu đã đặt ra và tránh ảnh hưởng đến sự kiện.

Tùy thuộc vào quy mô sự kiện và lượng công việc được giao mà người tạo timeline sự kiện đảm bảo viết đúng và đủ để truyền tải. Bạn nên cân nhắc chỉ tạo timeline cho những hạng mục họ phụ trách, tránh tạo chung timeline vì sẽ gây nhiễu thông tin và không có sự chuyên nghiệp.

Timeline sự kiện không được viết tắt để tránh những hiểu lầm xảy ra. Phải sử dụng những ngôn từ dễ hiểu và trình bày chi tiết nhất.

Ngoài ra, timeline sự kiện sẽ được sử dụng cho nhiều nhân sự và các phòng ban khác nhau vì thế nên khi viết kịch bản hãy phân chia cột rõ ràng nhất để tránh việc thiếu chuyên nghiệp và những sai sót do hiểu lầm nội dung.

Các mẫu kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết, độc đáo

Các sự kiện tổ chức trực tuyến sẽ dễ dàng kiểm soát và điều hành nếu như bạn có timeline sự kiện chỉn chu. Để thực hiện được điều đó thì phải lựa chọn được mẫu kịch bản để lên timeline giúp bạn có cái nhìn tổng thể hơn và xử lý kịp thời các vấn đề trong sự kiện. Những mẫu timeline kịch bản tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo:

Mẫu kịch bản timeline checklist

Mẫu timeline checklist tổng hợp tất cả các hạng mục cần được theo dõi và triển khai. Đơn giản timeline checklist hỗ trợ bạn liệt kê từng hạng mục công việc và tick vào đó để lưu lại. Dùng để kiểm soát và đánh dấu các công việc đã hoàn thành, công việc chưa được thực hiện hay thiếu sót.

Mẫu kịch bản timeline Multi-Task

Timeline Multi-Task sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát hơn về từng hạng mục sự kiện, giúp bạn kiểm soát tiến độ, dự tính thời gian diễn ra phù hợp để hoàn thành từng hạng mục để tránh những lỗi sai không đáng có.

Sử dụng mẫu kịch bản Multi-Task là thước đo giúp bạn đánh giá được hiệu quả thu được sau mỗi sự kiện. Những nhiệm vụ được phân công trong kịch bản, ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu và được trình bày rõ ràng.

Mẫu kịch bản timeline Single-Task

Mẫu timeline Single-Task thường được kết hợp với mẫu timeline Multi-Task và cũng là cách viết timeline sự kiện đơn giản nhất nhằm để lên danh sách và thực hiện các nhiệm vụ trong sự kiện theo từng mốc thời gian chi tiết nhất.

Mẫu này thường được sử dụng để lên kế hoạch và thời gian biểu cho các sự kiện hội nghị, hội thảo lớn nhỏ. Chẳng hạn, kịch bản MC scripts của MC là một kiểu timeline single-task.

Những lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện dành cho bạn

Ngoài việc thực hiện được những yêu cầu có được mẫu timeline để tham khảo và hiểu được tầm quan trọng của timeline sự kiện. Bạn cần phải chú trọng và lưu ý những thông tin dưới đây để xây dựng kịch bản sự kiện ấn tượng nhất.

• Nghiên cứu và nắm chính xác các thông tin của doanh nghiệp, yêu cầu của đối tác và mong muốn của khách hàng mục tiêu hướng đến để có một kịch bản hoàn chỉnh.
• Biết cách tạo sự bất ngờ trong nội dung để sự kiện có điểm nhấn.
• Nội dung mới mẻ, thu hút, ý tưởng độc đáo, hạn chế trùng lặp.
• Nội dung phải mang tính logic, thống nhất với nhau.
• Phân chia nội dung đúng thời gian cho nhân sự thực hiện đúng trình tự, đảm bảo thời gian cho công tác chuẩn bị sự kiện.
• Sắp xếp những hạng mục sự kiện theo trình tự nhất định, tránh vượt mức ngân sách dự định và mất tính chuyên nghiệp.

Có thể khẳng định được rằng timeline sự kiện vô cùng quan trọng đối với mỗi chương trình sự kiện kể cả hình thức truyền thống hay trực tuyến. Nếu có được một timeline kịch bản hoàn chỉnh sẽ rất dễ dàng để bạn thực hiện một sự kiện trực tuyến. Để tránh những thiếu sót không mong muốn, các doanh nghiệp nên đầu tư xây dựng timeline kịch bản ấn tượng nhất để sự kiện được diễn ra thật thành công và hiệu quả.