Cách lập timeline truyền thông sự kiện

Cụm từ “timeline truyền thông” chắc hẳn không còn xa lạ gì với những người làm truyền thông sự kiện. Vậy làm thế nào để xây dựng được một timeline truyền thông sự kiện. Đừng bỏ qua bài viết này nếu bạn muốn tìm hiểu về cách lập timeline truyền thông sự kiện nhé!

Timeline truyền thông là gì?

Timeline có nghĩa là dòng thời gian. Timeline truyền thông được hiểu là bản tiến độ các công việc của một chương trình, sự kiện truyền thông tương ứng với các mốc thời gian cụ thể. Nhìn vào timeline, người xem sẽ biết được quy trình, diễn biến và các hoạt động của một sự kiện.

Lý do nên lập timeline truyền thông sự kiện

Các hoạt động truyền thông sự kiện được diễn ra khoa học và rõ ràng

Timeline được sử dụng để quản lý tiến độ công việc, hoạt động trong các sự kiện truyền thông. Timeline truyền thông sự kiện đóng vai trò đảm bảo tính hiệu quả của cả sự kiện, giúp các nhà tổ chức quản lý các hoạt động truyền thông một cách rõ ràng, tổng quát, tránh bỏ sót những đầu việc quan trọng trong sự kiện.

Luôn có mục tiêu để hoàn thành công việc

Khi xây dựng timeline truyền thông bạn sẽ nắm bắt được chi tiết phần việc mà mình cần phải làm cũng như thời gian phải hoàn thành công việc. Sử dụng timeline giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc. Nhờ vậy, công việc sẽ được hoàn thành đúng tiến độ. Hơn nữa, có timeline truyền thông trong tay bạn có thể sắp xếp được thứ tự ưu tiên cho các công việc của mình, biết mình nên làm gì trước, nên làm gì sau.

Đảm bảo tính hiệu quả của các chiến dịch truyền thông sự kiện

Timeline còn là cầu nối gắn kết những người thực hiện dự án ở các lĩnh vực chuyên môn khác nhau lại và cùng thực hiện một mục tiêu chung. Dựa vào timeline truyền thông, từng cá nhân, từng bộ phận, phòng ban sẽ biết được nhiệm vụ hôm nay của mình, mình cần phối hợp với ai để hoàn thành công việc, sau khi làm xong thì bàn giao cho ai,... Nhờ đó, công việc được tiến hành đúng tiến độ, tránh lãng phí thời gian, công sức, hiệu quả công việc được nâng cao.

Việc xây dựng timeline truyền thông sự kiện còn giúp các nhà tổ chức sự kiện có thể phân tích, đánh giá kết quả. Từ đó, có thể đưa ra những giải pháp nhằm đáp ứng kịp thời những sự cố xảy ra.

Cách lập timeline truyền thông sự kiện hiệu quả

Xây dựng một timeline truyền thông sự kiện hoàn chỉnh sẽ làm cho công việc tổ chức sự kiện diễn ra theo đúng trật tự và đảm bảo hiệu quả. Sau đây là các bước tạo dựng một timeline truyền thông sự kiện:

Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng truyền thông

Xác định được mục tiêu và đối tượng là bước đầu tiên trong việc tạo lập timeline truyền thông sự kiện. Bước này giúp xác định được mục tiêu của bảng timeline và xác định được đối tượng cần hướng đến là ai? họ có nhu cầu gì?

Bước 2: Tạo timeline sự kiện mẫu

Các nhà tổ chức sự kiện có thể sử dụng các phần mềm nào hữu ích và tiện lợi để tạo ra và lưu trữ một timeline sự kiện mẫu chuẩn nhất, với các khung cơ bản để các bộ phận, phòng ban, nhân sự có thể thay nhau điền đầy đủ thông tin về hạng mục công việc cần hoàn thiện.

Từ timeline sự kiện mẫu đã được tạo dựng sẵn, nhân sự có vai trò quản lý sự kiện sẽ thống nhất lại nội dung timeline và trình bày chúng một cách logic nhất. Việc tạo lập một timeline mẫu sẽ giúp người tổ chức sự kiện tiết kiệm được thời gian mà lại vẫn đạt được hiệu quả công việc.

Bước 3: Xây dựng nội dung timeline truyền thông sự kiện

Xây dựng nội dung trong timeline một cách chi tiết, logic, rõ ràng sẽ giúp cho mọi người khi thực hiện công việc trong sự kiện dễ dàng, mượt mà hơn.

Đối với những chương trình, sự kiện nhỏ, ít người quản lý thì nội dung timeline chỉ bao gồm những công việc cần thực hiện và những cột mốc quan trọng cần phải làm, thời gian giới hạn cho từng công việc, Nhưng với những sự kiện phức tạp thì timeline đòi hỏi phải chi tiết, thể hiện được sự ảnh hưởng của từng công việc với nhau, nêu rõ nhiệm vụ chi tiết của từng phòng bạn trong từng giai đoạn của sự kiện.

Bước 4: Thiết lập thời hạn cho từng hạng mục công việc

Sau khi hoàn thành đầy đủ các thông tin về công việc trong timeline, tiếp đến nhân sự quản lý sự kiện sẽ cần phải phân rõ công việc cho từng cá nhân cùng với deadline cụ thể. Thực hiện điều này, sẽ giúp người tổ chức sự kiện có thể hoạch định công việc một cách nhanh chóng, dễ dàng kiểm soát được tiến độ của các bộ phận trong tổ chức sự kiện.

Những phần nội dung công việc có thể chi tiết hoặc thiết lập thành một văn bản khác để chia sẻ đến các phòng ban, tránh việc nhồi nhét quá nhiều thông tin khiến bảng timeline sự kiện của bạn thiếu chuyên nghiệp.

Bài viết trên đã chia sẻ đến bạn những thông tin về timeline truyền thông sự kiện. Hy vọng với những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng được một timeline truyền thông sự kiện hiệu quả.