Tổ chức hội nghị là gì? Những hình thức tổ chức hội nghị phổ biến

Tổ chức hội nghị đang dần trở nên phổ biến hơn bao giờ hết trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Ta dễ dàng bắt gặp hội nghị trong bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp hay tập đoàn nào đó. Hội nghị mang đến cơ hội và rất nhiều lợi ích cho người tổ chức cũng như người tham dự. Vậy tổ chức hội nghị thực chất là gì? Kế hoạch tổ chức hội nghị ra sao? Để hiểu thêm về tổ chức hội nghị, hãy cùng Vievent tham khảo bài viết dưới đây.

Tổ chức hội nghị là gì?

Hội nghị là một cuộc họp được tổ chức với mục đích bàn bạc về một vấn đề cụ thể (thường là vấn đề lớn). Trên cơ sở tổng kết tình hình hoạt động đã qua, thông qua hoạt động tổ chức hội nghị, ta có thể tìm kiếm giải pháp thích hợp để giải quyết vấn đề, đồng thời rút kinh nghiệm, khắc phục hạn chế và đặt ra phương hướng cho tương lai. Tuy nhiên, rất nhiều người nhầm lẫn giữa hội nghị và hội thảo. Bạn lưu ý, hội nghị thường là một cuộc họp, còn hội thảo là một buổi thảo luận.

Những hình thức tổ chức hội nghị phổ biến

Tổ chức hội nghị là hoạt động vô cùng quan trọng và có tổ chức. Tùy vào mục đích tổ chức mà hội nghị sẽ có nhiều hình thức và quy trình tổ chức cuộc họp khác nhau, trong đó có thể kể đến:

Hội nghị khoa học

Đây là hình thức tổ chức hội nghị thường gặp trong môi trường học thuật. Trong những buổi hội nghị này, kết quả nghiên cứu của các tổ chức, cá nhân sẽ được thảo luận hoặc công bố. Các diễn giả và chuyên gia của chương trình sẽ cùng thảo luận với những người có chuyên môn và hiểu biết nhất định về khoa học nói chung. Theo đó, hội nghị khoa học sẽ không thiên về quảng bá hình ảnh hay thương hiệu cho doanh nghiệp, công ty.

Hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng (còn có tên gọi khác là hội nghị tri ân khách hàng) là sự kiện được các doanh nghiệp, công ty tổ chức thường xuyên. Đối tượng mà hướng đến là khách hàng cũng như các đối tác có mối quan hệ làm ăn với mình. Thông qua việc tổ chức hội nghị khách hàng, doanh nghiệp có thể bày tỏ sự tri ân và lời cảm ơn tới những khách hàng và đơn vị đối tác đã tin tưởng và ủng hộ các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

Hội nghị hợp tác đầu tư

Hội nghị hợp tác đầu tư là dạng hội nghị dành sự quan tâm lớn đến các danh mục dự án đầu tư tiềm năng. Hội nghị này sẽ phân tích những vấn đề liên quan đến dự án, đồng thời góp phần thúc đẩy hoạt động đầu tư cả trong và ngoài nước.

Tổ chức hội nghị nhằm mục đích gì?

• Quảng bá, xây dựng thương hiệu

Hội nghị có thể được tổ chức vì những mục đích khác nhau, nhưng suy cho cùng, tất cả đều hướng tới việc quảng bá hình ảnh, xây dựng thương hiệu. Tổ chức hội nghị thường xuyên được tận dụng đến kéo gần khoảng cách giữa doanh nghiệp và khách hàng, giúp khách hàng hiểu hơn về giá trị doanh nghiệp mang lại. Hình ảnh của hội nghị sẽ luôn được ghi lại bởi cánh báo chí, truyền thông, đội ngũ media. Người tổ chức có thể dùng chúng để đăng tải lên mạng xã hội, website để tăng độ nhận diện và sức ảnh hưởng, tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng.

• Ra mắt, đồng thời giới thiệu sản phẩm, dịch vụ

Hội nghị là nơi doanh nghiệp ra mắt, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng. Thông thường, doanh nghiệp có thể tổ chức buổi hội nghị thuần ra mắt và giới thiệu sản phẩm hoặc kết hợp chung với hội nghị tri ân khách hàng.

• Tri ân khách hàng và đối tác

Tổ chức hội nghị cũng là cách để doanh nghiệp tri ân khách hàng và đối tác của mình. Khi tổ chức hội nghị tri ân khách hàng, doanh nghiệp còn thể hiện được sự tận tâm của mình. Tại hội nghị này, doanh nghiệp sẽ gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân, đồng thời thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài với khách hàng cũng như đối tác.

Hội nghị online - tại sao không?

Tổ chức hội nghị online (trực tuyến) đang dần trở thành xu thế mới trong năm 2023. Hội nghị trực tuyến giúp các doanh nghiệp cũng như người tham dự tiết kiệm chi phí tối đa. Chỉ cần có kết nối internet, bạn có thể tham gia ở bất kì đâu. Khi tổ chức hội nghị trực tuyến, các bước trong quy trình tổ chức cuộc họp trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Nếu đang có nhu cầu tổ chức các buổi hội nghị trực tuyến, bạn nên tham khảo phần mềm hội nghị trực tuyến Vievent. Phần mềm này cung cấp những tính năng vượt trội hơn rất nhiều so với những phần mềm thông dụng hiện nay. Khi sử dụng phần mềm hội nghị trực tuyến này, bạn có thể:

• Tải data khách mời, hoạt động chat của khách trong lúc hội nghị đang diễn ra
• Tạo sự kiện lặp lại và diễn ra nhiều ngày hoặc theo một lịch trình nhất định, có email tự động đi kèm mỗi lần diễn ra.
• Có phòng chuẩn bị sự kiện cho nhà tổ chức cũng như diễn giả tập dượt trước các sự kiện.
• Có công cụ quản trị đội nhóm để hội nghị được tổ chức dễ dàng hơn.

Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về tổ chức hội nghị. Nếu được, hãy thử tổ chức hội nghị trực tuyến bằng phần mềm Vievent có được những trải nghiệm tuyệt vời bạn nhé!