3 điểm mới trong tổ chức hội thảo khoa học hiện nay

Trong bối cảnh khoa học phát triển vượt bậc, hội thảo khoa học là cầu nối vô cùng quan trọng giúp giới chuyên môn và những người có quan tâm hiểu thêm, cập nhật tình hình nghiên cứu khoa học để có những bước đi phù hợp với thời thế. Có thể nói, hội thảo khoa học đang dần trở nên phổ biến rộng rãi hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, hầu hết mọi người có cái nhìn mơ hồ không rõ ràng về việc tổ chức hội thảo khoa học, phương pháp tổ chức cũng như những điểm mới của dạng sự kiện này. Nắm được tình hình đó, Vievent xin được cung cấp những thông tin liên quan đến hội thảo khoa học trong phạm vi bài viết này.

Tổ chức hội thảo khoa học là gì?

Trước khi đi vào sâu hơn, ta cần biết được hội thảo khoa học và tổ chức hội thảo khoa học là gì.

Hội thảo khoa học là một dạng sự kiện được tổ chức thường niên ở những cơ sở giáo dục trình độ cao, viện nghiên cứu và trung tâm công nghệ, đặc biệt là tại các trường đại học lớn. Đây được xem là cuộc họp giữa những người có chuyên môn cũng như kinh nghiệm lâu năm trong nghề. Qua việc tổ chức sự kiện hội thảo, họ bàn bạc, thảo luận, chia sẻ hoặc đưa ra ý kiến chuyên sâu về những chủ đề nhất định. Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp cũng dành sự quan tâm nhiều hơn đến việc tổ chức hội thảo khoa học nhằm hướng tới những mục đích khác nhau.

Lưu ý gì khi tổ chức hội thảo khoa học

Khi tiến hành tổ chức hội thảo khoa học, ban tổ chức cần lưu ý những vấn đề sau:

Địa điểm tổ chức

Vì hội thảo khoa học sẽ bao trùm nhiều chủ đề khác nhau trong đời sống, tùy thuộc vào từng chủ đề mà ban tổ chức sẽ chọn ra địa điểm tổ chức phù hợp. Ví dụ, nếu tổ chức hội thảo khoa học về công nghệ thông tin, bạn cần chọn địa điểm tổ chức có không gian rộng rãi để trưng bày sản phẩm công nghệ mới cũng như những ý tưởng sáng tạo có trong chương trình. Hội thảo về đời sống sẽ có đôi chút khác biệt về địa điểm. Không gian thiên nhiên ngoài trời sẽ đem lại cảm giác thân thiện và gần gũi hơn cho loại hội thảo khoa học chủ đề này.

Khách mời tham dự

Với mục đích thảo luận, nghiên cứu, khách mời của hội thảo khoa học thường là tầng lớp trung lưu, trí thức hoặc học sinh sinh viên hay thành viên của các cơ sở đào tạo có liên quan đến chủ đề hội thảo. Bên cạnh đó, chương trình còn có sự tham dự của nhiều diễn giả, tiến sĩ cũng như giáo sư có chuyên môn cao trong lĩnh vực cụ thể.

Trang trí phòng tổ chức hội thảo

Dù có rất nhiều chủ đề nhưng nhìn chung, ta vẫn có tiêu chí để trang trí, đó là: bám sát nội dung chương trình hội thảo.

Những yếu tố cần thiết nhất bao gồm những tấm phông, bạt, bìa trang trí thể hiện rõ chủ đề hội thảo, đơn vị tổ chức cũng như các hình ảnh minh họa đi kèm. Từ đó, ban tổ chức sẽ xác định được màu chủ đạo và những chi tiết trang trí kèm theo.

Người tham dự thường sẽ dành sự quan tâm đến lượng kiến thức mà họ tiếp thu được, không yêu cầu quá cao về cách thức trang trí của hội thảo. Thông thường, khi tổ chức sự kiện hội thảo, ban tổ chỉ chỉ cần trang trí sao cho thoải mái, lịch sự, không cần rườm rà.

Chương trình hội thảo khoa học

Để tổ chức sự kiện hội thảo khoa học, bạn cần lên cho mình một mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết ngay từ ban đầu rồi mới chuẩn bị được chu đáo. Kịch bản chương trình phải được lên ngay từ đầu, nội dung cũng phải hết sức chính xác do đây là sự kiện có tính chuyên môn rất cao, có giá trị học vấn nhất định. Việc chuẩn bị nội dung ảnh hưởng trực tiếp đến việc bạn có tổ chức hội thảo khoa học thành công hay không.

Hội thảo khoa học sẽ có phần nêu ý kiến, tranh luận và đối thoại theo khuôn khổ. Vì vậy, ban tổ chức cần lưu ý thời gian dành cho khách mời nghỉ ngơi giữa giờ, giao lưu, tạo không khí phấn chấn tránh việc khiến người nghe mệt mỏi.

3 điểm mới trong việc tổ chức hội thảo khoa học

Việc tổ chức hội thảo khoa học hiện nay có vài điểm mới như sau:

• Đa dạng thành phần tham dự: Thành phần tham dự của hội thảo khoa học đang dần mở rộng hơn do tính cần thiết và quan trọng của những buổi hội thảo khoa học trong thời đại khoa học công nghệ vô cùng phát triển.
• Phương thức tổ chức hội thảo linh hoạt: Phương thức truyền thống thường là những buổi gặp trực tiếp. Tuy nhiên, gần đây, tổ chức hội thảo khoa học online đang dần chiếm xu thế và sẽ trở thành xu hướng mới trong năm 2023. Các phần mềm ứng dụng hỗ trợ mục đích này cũng ngày càng xuất hiện nhiều hơn, trong đó có Vievent - một ứng dụng cung cấp những tính năng vượt trội so với các đối thủ cùng ngành mà bạn không nên bỏ qua.

• Quy mô lớn và chuyên nghiệp hơn: Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật cũng như khả năng chuyên môn của ban tổ chức, các sự kiện hội thảo khoa học đang dần được cải tiến về cách tổ chức, hình thức trang trí với quy mô lớn hơn và có phần chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Phần mềm Vievent tự tin có thể thay thế các nền tảng hiện tại với nhiều ưu thế. Vievent có phòng chuẩn bị để nhà tổ chức và diễn giả tập dượt trước khi các sự kiện diễn ra. Ngoài ra, bạn còn có thể tạo và quản lí cùng lúc nhiều sự kiện khác nhau thông qua Vievent.

Hy vọng bài viết của Vievent đã giúp bạn hiểu thêm về tổ chức hội thảo khoa học. Nếu muốn tổ chức sự kiện online, bạn hãy thử trải nghiệm phần mềm Vievent nhé!