Tổ chức họp báo là gì? Quy trình tổ chức họp báo

Họp báo từ lâu đã không còn quá xa lạ với mọi người, đặc biệt là với những ai công tác trong lĩnh vực báo chí. Việc tổ chức họp báo cũng rất quen thuộc đối với các doanh nghiệp, cơ quan. Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thường tổ chức họp báo với mục đích thông tin đến công chúng, truyền thông những thông tin quan trọng của doanh nghiệp, tổ chức. Tuy nhiên, phổ biến là thế nhưng không phải ai cũng biết rõ về tổ chức họp báo là gì, kế hoạch tổ chức họp báo ra sao. Vậy hãy để Vievent giúp bạn giải đáp thắc mắc thông qua bài viết sau nhé!

Họp báo là gì?

Họp báo tiếng Anh là Press Conference – thuật ngữ được sử dụng phổ biến, nhất là ở châu Âu. Vậy press conference là gì? Theo nhiều nghiên cứu, thuật ngữ họp báo xuất phát từ Anh (khoảng thế kỉ 17), ban đầu nó mang nghĩa là các cuộc họp báo ở phòng kín chỉ dành cho những tổ chức lớn. Về sau, theo sự phát triển của xã hội, họp báo mới có thêm nhiều khách mời hơn. Tổ chức họp báo là công cụ gắn kết doanh nghiệp với truyền thông đại chúng và cộng đồng.

Thông thường, họp báo sẽ được tổ chức bởi các doanh nghiệp, chính trị gia, quan chức chính phủ, giới nghệ sĩ,... Người điều hành của công ty, nhân viên phụ trách liên lạc báo chí hoặc nhân viên truyền thông thường sẽ là người dẫn dắt họp báo của công ty, doanh nghiệp.

Tổ chức họp báo để làm gì?

Việc tổ chức họp báo có thể có nhiều mục đích khác nhau. Xét trong môi trường kinh doanh, Vievent xin thông tin đến bạn một số mục đích thường gặp bao gồm:

• Ra mắt, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp
• Thay đổi các thông tin cần thiết của doanh nghiệp hoặc tăng độ nhận diện các sản phẩm
• Công bố các thông tin quan trọng của hoặc có liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp
• Xử lý các cuộc khủng hoảng truyền thông

Các hình thức tổ chức họp báo

Có 5 hình thức tổ chức họp báo phổ biến nhất, bao gồm:

• Họp báo ra mắt sản phẩm nhằm giới thiệu, ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp đến khách hàng cũng như đối tác.
• Họp báo với mục đích ra mắt phim sẽ giới thiệu và quảng bá bộ phim nào đó tới khán giả và những người có quan tâm.
• Họp báo với mục đích ra mắt sách sẽ là nơi tác giả giới thiệu “đứa con tinh thần” của mình đến với độc giả.
• Họp báo nhằm công bố thông tin về kết quả nghiên cứu, phân tích, điều tra hoặc quyết định nào đó đã được phê duyệt,...
• Họp báo nhằm ký kết hợp tác sẽ công bố sự hợp tác giữa các bên liên quan đến vấn đề phát triển sản phẩm mới, thúc đẩy kinh doanh,...

Các bước tổ chức họp báo hiệu quả

Kế hoạch tổ chức họp báo mà Vievent gợi ý bao gồm 8 bước sau:

• Bước 1: Lên kế hoạch họp báo
• Bước 2: Chọn địa điểm tổ chức họp báo
• Bước 3: Chuẩn bị nội dung cuộc họp
• Bước 4: Lập danh sách khách mời
• Bước 5: Xin giấy phép tổ chức
• Bước 6: Setup và tổng duyệt
• Bước 7: Triển khai họp báo
• Bước 8: Đánh giá kết quả, rút kinh nghiệm

Bạn lưu ý, đây chỉ là quy trình cơ bản. Thực tế, tùy thuộc vào loại họp báo mà bạn tổ chức, khi triển khai sẽ có thêm những đầu việc khác cần hoàn thành để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công như mong đợi.

Họp báo online - xu hướng mới năm 2023

Có thể nói, các sự kiện online đang dần trở thành xu hướng bởi những lợi ích vô cùng thiết thực mà nó mang lại. Manh nha kể từ khi dịch COVID-19 còn đang hoạt động rất mạnh, cho đến hiện tại, nền tảng trực tuyến đã trở thành vùng đất màu mỡ cho đa dạng các loại sự kiện từ nhỏ đến lớn như workshop, hội nghị,... Họp báo cũng không ngoại lệ.

Vậy có nên tổ chức họp báo online không? Câu trả lời mà Vievent đưa ra là có. Khi tổ chức sự kiện online nói chung và họp báo online nói riêng, các chủ thể tổ chức có thể tiết kiệm được tối đa chi phí tổ chức và tiếp cận được nhiều đối tượng hơn, thời gian tổ chức linh hoạt, không cần lo lắng về các yếu tố như giao thông, thời tiết,... - vốn có ảnh hưởng rất lớn đến việc tổ chức họp báo. Chỉ cần có kết nối internet, bạn có thể tham gia họp báo ở bất kì đâu và dễ dàng sắp xếp lịch trình hơn.

Nắm bắt được xu thế này, chúng tôi đã cho ra mắt phần mềm Vievent với những tính năng vô cùng ấn tượng phù hợp với tất cả các loại sự kiện online. Vievent tin tưởng bản thân là một đối thủ đáng gờm và vượt trội hơn rất nhiều so với những đối thủ khác đang thịnh hàng trên thị trường hiện tại. Vievent có thể mô phỏng gần sát một sự kiện thực tế. Bạn còn có thể tạo và quản lý nhiều sự kiện, phòng học, họp cùng lúc - điều mà những ứng dụng khác khó làm được. Có thể nói, Vievent là phần mềm bạn không nên bỏ lỡ nếu muốn tổ chức sự kiện trực tuyến.

Hy vọng bài viết trên đã giải đáp cho bạn về thông tin liên quan đến việc tổ chức họp báo. Nếu có nhu cầu, đừng chần chờ mà hãy sử dụng phần mềm Vievent bạn nhé! Chúc bạn tổ chức sự kiện thành công!