Ý nghĩa và quy trình tổ chức lễ khai trương đặc biệt trong năm 2023
Khai trương là một hình thức rất quan trọng đối với một tổ chức, doanh nghiệp lớn nhỏ. Cột mốc đánh dấu tên tuổi, sự phát triển thịnh vượng và mang giá trị tinh thần, còn là cầu nối để khách hàng biết đến nhiều hơn. Để tổ chức lễ khai trương thành công nhất cần phải chuẩn bị những gì? Những thông tin sẽ được đề cập trong bài viết này.
Lễ khai trương là gì? Lễ khai trương mang ý nghĩa gì?
Lễ khai trương (hay còn được gọi là Grand opening) là sự kiện được tổ chức để đánh dấu sự ra đời và là cột mốc đặc biệt của một tổ chức, một thương hiệu, công ty, doanh nghiệp. Mục đích để giới thiệu và tạo sức hút đến với những khách hàng, tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ và cầu mong sự may mắn, thành công, thịnh vượng hơn.
Tổ chức lễ khai trương mang đến ý nghĩa rất quan trọng đến với doanh nghiệp hay những thương hiệu mới. Qua việc tổ chức sự kiện khai trương để doanh nghiệp và các thương hiệu có thể quảng bá được hình ảnh, các dịch vụ hiệu quả nhất. Chữ “Khai” có ý nghĩa là mở đầu và chữ “Trương” được hiểu là sự lớn mạnh. “Khai trương” có ý nghĩa suôn sẻ, phát đạt, ngoài ra còn giúp mở ra một cơ hội mới, thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng, tăng độ nhận diện thương hiệu.
Quy trình tổ chức lễ khai trương bạn cần biết
Xây dựng kế hoạch chi tiết
Để buổi lễ khai trương diễn ra thành công và tốt đẹp hơn, bạn cần phải có một kế hoạch cụ thể và rõ ràng nhất. Quyết định thời gian sự kiện khai trương, chi phí phát sinh, kịch bản khai trương chương trình dựa trên nhiều yếu tố và nhu cầu của công ty, từ đó xây dựng lên phương án kế hoạch chính xác nhất.
Xây dựng ý tưởng và chủ đề
Xây dựng ý tưởng và chủ đề của buổi khai trương cần phải dựa trên mục đích tổ chức và đối tượng bạn xây dựng sao cho phù hợp nhất. Chủ đề và ý tưởng phù hợp, sẽ thu hút được khách hàng tiềm năng và nhiều người tham gia hơn, đồng thời nhằm quảng bá thương hiệu, hình ảnh của chính doanh nghiệp.
Tạo nội dung cho lễ khai trương
Để tổ chức lễ khai trương được hoàn chỉnh và có những hình ảnh đẹp nhất trong mắt nhiều khách hàng bạn cần phải lên nội dung cụ thể, độc đáo và đặc sắc nhất.
Chuẩn bị những vật dụng cần thiết
Những vật dụng cần thiết cho buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo nhất
- Lên kế hoạch danh sách khách mời
- Chuẩn bị và khảo sát địa điểm
- Phát giấy mời, thiết kế banner chỉnh chu
- Chuẩn bị banner quảng cáo
- Trang thiết bị và các dụng cụ khác
Tiến hành và kết thúc sự kiện khai trương
Để bắt đầu và tiến hành buổi lễ khai trương bạn cần phải làm những điều sau đây:
- Setup trang trí cả bên trong và bên ngoài
- Treo banner quảng cáo
- Trang trí và hoàn thiện khu vực cổng chào
- Trang trí và hoàn thiện khu vực tổ chức
- Trang trí và hoàn thiện khu vực tiệc
- Dọn dẹp vệ sinh
- Tiến hành thực hiện nội dung của lễ khai trương
- Mở đầu chương trình bằng các tiết mục như múa lân
- Giới thiệu mục đích, ý nghĩa chương trình, quý đại biểu và chủ thương hiệu
- Tiến hành các nghi thức khai trương
- Tiếp khách
Sau khi buổi khai trương kết thúc bạn cần dọn dẹp sạch sẽ lại các khu vực là được.
Những yếu tố ảnh hưởng khi tổ chức lễ khai trương
Địa điểm tổ chức
Để tổ chức lễ khai trương thật chỉnh chu thì việc chọn địa điểm rất quan trọng. Nếu như bạn muốn khai trương cùng bạn bè, người thân hoặc trong nội bộ công ty mình thì nên chọn địa điểm ngay tại cửa hàng hay doanh nghiệp mới của mình. Ngoài ra, nếu như bạn muốn quảng bá hình ảnh thương hiệu của mình được nhiều người biết đến, nên tổ chức lễ khai trương tại những nơi nổi bật, tại các địa điểm công cộng đông người qua lại.
Quy mô sự kiện lễ khai trương
Quy mô tổ chức sự kiện khai trương là điều bạn cần lưu ý để tránh khỏi những sai sót không mong muốn. Những buổi khai trương của thương hiệu hay cửa hàng nhỏ bạn chỉ mất khoảng 1 buổi đến 1 ngày để tổ chức lễ khai trương. Còn đối với những doanh nghiệp hay thương hiệu lớn, thông thường phải mất từ 1 đến 3 ngày diễn ra buổi khai trương. Tuy nhiên, thời gian để bạn có thể chuẩn bị kịch bản khai trương khá là dài, thậm chí có thể mất khoảng 2 tháng để hoàn thành.
Mục đích và hình thức tổ chức
Mục đích và hình thức tổ chức cũng sẽ là yếu tố ảnh hưởng đến lễ khai trương của một doanh nghiệp hay một thương hiệu. Vì vậy nên các doanh nghiệp cần phải có những hình thức tổ chức phù hợp và thu hút để tạo sự chú ý đến với khách hàng và những đối tác của mình.
Đối tượng khách mời
Sau khi chuẩn bị và lên kế hoạch cụ thể bạn cần phải xác định đối tượng khách mời cho buổi lễ khai trương của mình. Nếu như đối tượng khách mời cho sự kiện khai trương của bạn là những người làm việc theo giờ hành chính, bạn có thể tổ chức theo khung giờ tối hoặc vào cuối tuần. Hoặc nếu khách của bạn làm nghề tự do, bạn có thể chọn thời điểm ngẫu nhiên, tùy theo nhu cầu. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải báo trước cho khách thời gian cụ thể trước khoảng 1 đến 2 tuần, để họ có sự chuẩn bị tốt nhất nhé.
Hiện nay, xu hướng tổ chức lễ khai trương hybrid (kết hợp online và offline) đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. ViEvent là nền tảng cung cấp các hoạt động, tổ chức sự kiện online nổi bật nhất. Với những ưu điểm và tính năng vượt trội, người dùng có thể tổ chức được nhiều luồng sự kiện, tổ chức sự kiện khai trương online, có thể tạo sự kiện lặp lại và lưu trữ thông tin. Có công cụ quản trị đội nhóm hiệu quả, data khách mời và những tính năng nổi bật khác. Mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn có thêm những kiến thức bổ ích cho việc tổ chức lễ khai trương hoàn hảo nhất.