Kế hoạch và kịch bản chi tiết tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là sự kiện vô cùng trọng đại đối với doanh nghiệp, nhằm để đánh giá quá trình hoạt động và đánh dấu cột mốc thành lập của công ty. Đồng thời, khẳng định vị thế trên thị trường. Ngoài ra, sự kiện còn có mục đích khác nhằm tri ân các đối tác, đội ngũ nhân viên, quý khách hàng đã đồng hành và ủng hộ công ty trong suốt thời gian qua. Vậy để có thể tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công cần phải có kế hoạch và lên kịch bản như thế nào? Hãy cùng theo dõi trong bài viết này nhé!

Tổng quan về lễ kỷ niệm thành lập công ty

Ngày kỷ niệm thành lập công ty là một sự kiện đánh dấu cột mốc quan trọng và những kết quả sau thời gian dài gặt hái được. Có rất nhiều trường hợp nhầm lẫn giữa kỷ niệm thành lập công ty và ngày sinh nhật công ty. Cả hai đều đóng vai trò quan trọng, tuy nhiên bản chất của hai sự kiện khác nhau rõ rệt:

• Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty: Thường diễn ra theo từng cột mốc cụ thể như kỷ niệm 1 năm, 3 năm, 5 năm, 10 năm,...ngày thành lập công ty. Sự kiện rất hoành tráng và có quy mô lớn. Khách mời tham dự sẽ là các đối tác lớn nhỏ, khách hàng lớn của doanh nghiệp, đội ngũ nhân viên công ty, còn có sự góp mặt của các đơn vị truyền thông , báo chí.
• Tổ chức sinh nhật công ty: Sự kiện có quy mô nhỏ, ấm cúng hơn, sẽ diễn ra vào ngày thành lập công ty hàng năm. Người tham dự sẽ bao gồm toàn thể đội ngũ nhân viên, đối tác và khách hàng thân thiết

Tầm quan trọng khi tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty không chỉ để đánh dấu cột mốc quan trọng và chúc mừng những thành quả của doanh nghiệp. Mà còn là cơ hội gửi lời cảm ơn chân thành và thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác, nhà tài trợ, khách hàng tiềm năng. Ngoài ra, tổ chức lễ kỷ niệm còn mang lại những lợi ích quan trọng khác:

Truyền thông và marketing hiệu quả

Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty chính là cơ hội để doanh nghiệp PR, quảng bá thương hiệu của mình hiệu quả nhất. Vì sự kiện có quy mô khá lớn, người tham dự còn có các đơn vị truyền thông, báo chí nên hãy tận dụng thời điểm này để thu hút nhiều lượng tương tác và khách hàng tiềm năng mới.

Bên cạnh đó, sau sự kiện thì toàn bộ hình ảnh, thông tin sự kiện đều được đăng tải trên các trang mạng xã hội lớn. Từ đó, giúp doanh nghiệp nổi bật hơn, tăng độ phủ sóng, tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn,...

Khẳng định thương hiệu và vị thế của doanh nghiệp

Sự kiện kỷ niệm thành lập công ty được tổ chức hoành tráng sẽ thu hút được rất nhiều sự quan tâm. Đây cũng chính là cơ hội giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế thương hiệu, sức mạnh bền vững của mình trên thị trường.

Thiết lập quan hệ với đối tác, khách hàng

Đồng thời, Lễ kỷ niệm thành lập công ty còn là cơ hội giúp doanh nghiệp có thêm nhiều mối quan hệ và thiết lập quan hệ bền chặt, tốt đẹp với các đối tác, nhà tài trợ và khách hàng đã luôn “sát cánh”, ủng hộ doanh nghiệp trong suốt thời gian dài.

Phát triển tinh thần và gắn kết nội bộ

Lợi ích quan trọng của doanh nghiệp khi tổ chức lễ thành lập công ty là có thể kết nối giữa lãnh đạo doanh nghiệp và toàn thể đội ngũ nhân viên lại gần nhau hơn, thấu hiểu, đồng cảm. Đây là cơ hội để bày tỏ lòng biết ơn, ghi nhận những nỗ lực, cống hiến của các thành viên trong công ty trong suốt một hành trình dài.

Ngoài ra, sự kiện này còn là nguồn động lực to lớn cho đội ngũ nhân viên có thể tin tưởng, quyết tâm làm việc và gắn bó lâu dài hơn với công ty.

Kế hoạch chi tiết tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Kế hoạch chi tiết để có thể tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công:

Lựa chọn chủ đề chính

Xây dựng chủ đề chính là bước đầu quan trọng nhất khi tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty. Chủ đề được lựa chọn sẽ dựa trên mục đích, yếu tố sự kiện và cột mốc của doanh nghiệp, có thể chọn chủ đề dựa vào châm ngôn hoạt động và thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải.

Xác định đối tượng khách mời tham dự

Điều quan trọng tiếp theo, chính là lên kế hoạch và xác định đối tượng khách mời tham dự lễ kỷ niệm công ty. Để tránh mắc phải sai sót trong sự kiện, hãy lập danh sách cụ thể và số lượng người tham dự để tiện cho việc đặt tiệc và giám sát.

Và gửi thiệp đến từng khách mời tham dự cũng như các thành viên trong công ty, đối tác, khách hàng. Đảm bảo thiệp mời tham dự sự kiện phải đầy đủ các thông tin cần thiết.

Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Doanh nghiệp nên lưu ý lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp nhất để đảm bảo tất cả khách mời đều có thể góp mặt. Có thể dựa trên đối tượng khách mời mục tiêu, số lượng người tham dự và quy mô sự kiện để lựa chọn được thời gian hợp lý, vị trí thuận tiện đi lại, dễ dàng setup sân khấu và tổ chức chương trình.

Kế hoạch ngân sách sự kiện

Một trong những điều đáng lo ngại nhất chính là kinh phí tổ chức sự kiện. Để buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty diễn ra thành công nhất cần có sự tính toán kỹ lưỡng, lên kế hoạch và phân chia kinh phí chi tiết cho từng hạng mục. Để tránh những vấn đề không cần thiết phát sinh quá nhiều kinh phí.

Thiết kế & in ấn

Sau khi có được chủ đề và thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện đầy đủ. Tiếp theo sẽ lên ý tưởng, thiết kế banner, backdrop và một vài thứ cần thiết hỗ trợ cho chương trình. Để có thể thu hút và gây ấn tượng với khách hàng trong lần đầu tiên, yêu cầu mỗi thiết kế phải thật chỉn chu, đảm bảo tính thẩm mỹ, đẹp mắt và thể hiện được nét riêng của doanh nghiệp.

Xây dựng kịch bản chương trình

Một trong những bước quan trọng không thể thiếu nếu muốn sự kiện diễn ra hiệu quả nhất chính là lên ý tưởng kịch bản chương trình. Kịch bản tổ chức sự kiện thành lập công ty đòi hỏi phải chỉn chu, đầy đủ thông tin, timeline sự kiện,... Ngoài ra, nên chuẩn bị những phương án dự phòng để tránh những rủi ro không may xảy ra.

Phân bố nhân sự phụ trách

Một sự kiện thành công không thể thiếu trong sự kiện tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty là sự hỗ trợ từ các nhân sự. Hãy phân bố nhân sự phụ trách từng hạng mục của sự kiện, đảm nhận từng vị trí khác nhau như: lễ tân, PG, trang trí sân khấu, hỗ trợ, MC, đạo diễn, quay phim, chụp ảnh,...

Lựa chọn trang thiết bị hỗ trợ

Sự kiện có quy mô lớn cần phải có đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ như: âm thanh, ánh sáng, loa, micro, màn hình trình chiếu, màn hình led,... Trước khi diễn ra sự kiện, đội ngũ kỹ thuật cần phải kiểm tra kỹ chất lượng của từng thiết bị để đảm bảo sự kiện không bị gián đoạn.

Chuẩn bị quà tặng

Trong sự kiện lễ kỷ niệm không thể thiếu những món quà thay cho lời cảm ơn chân thành. Quà tặng sẽ được chuẩn bị trước, phù hợp với chủ đề của chương trình, hãy chọn những món quà ý nghĩa, mang dấu ấn đặc biệt của doanh nghiệp và cân bằng được ngân sách của doanh nghiệp đã dự trù.

Tổng duyệt chương trình và kiểm tra tổng quan

Bước cuối cùng cũng là phần đặc biệt quan trọng. Để tổ chức sự kiện thành lập công ty diễn ra suôn sẻ, cần phải chạy chương trình tổng duyệt trước khi bắt đầu sự kiện. Mục đích để kiểm tra tất cả hạng mục có đúng như kế hoạch không để kiểm soát chặt chẽ và dự đoán trước các xảy cố xảy ra để dự trù phương án khắc phục phù hợp nhất.

Kịch bản chi tiết tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Ngoài việc lên kế hoạch chi tiết thì việc xây dựng kịch bản quan trọng không kém để có một buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty thành công nhất. Kịch bản tổ chức sự kiện thành lập công ty phải có chủ đề, có câu chuyện, có sự sáng tạo, bám sát theo lĩnh vực hoạt động kinh doanh và phải dựa trên văn hóa doanh nghiệp.

Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty bao gồm các phần:

• Check in, đón khách và ổn định vị trí cho khách mời
• Lễ khai mạc sự kiện, văn nghệ chào mừng, bài phát biểu khai mạc sự kiện của người đại diện doanh nghiệp
• Chia sẻ thông tin về lịch sử doanh nghiệp, các thành tựu đạt được
• Đại diện đối tác, khách mời, đội ngũ nhân viên phát biểu
• Công bố vinh danh, trao thưởng cho các cá nhân có thành tích xuất sắc
• Đại diện doanh nghiệp phát biểu, gửi lời cảm ơn đến toàn thể khách mời tham dự sự kiện, đại diện tặng hoa và quà tặng
• Thực hiện nghi thức kỷ niệm: đốt pháo hoa, cắt bánh kem, rót băng đăng,...
• Khai tiệc và mời toàn thể khách tham dự vào tiệc
• Trình diễn văn nghệ, tham gia gameshow, mini game nhận thưởng
• Bế mạc sự kiện, đại diện tặng quà cho từng khách mời, chụp ảnh lưu niệm

Có thể nói tổ chức sự kiện thành lập công ty là một trong những sự kiện rất quan trọng đối với doanh nghiệp, vì vậy cần rất nhiều sự chuẩn bị, đầu tư chỉn chu từ kế hoạch đến kịch bản chương trình. Hiện nay, không những tổ chức lễ kỷ niệm công ty theo hình thức truyền thống mà có nhiều doanh nghiệp dần đổi sang hình thức tổ chức online với nhiều ưu điểm nổi bật và tiết kiệm được khoản chi phí khá lớn, đảm bảo mang lại trải nghiệm như thực tế cho khách mời. ViEvent - nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp của bạn để tổ chức sự kiện thành lập công ty thành công nhất.