Tổ chức sự kiện cần những gì? Những hạng mục quang trọng trong sự kiện

Chắc hẳn chúng ta cũng đã không ít lần tham gia các hội thảo, đám tiệc hay bắt gặp những sự kiện lớn, nhỏ khác nhau. Thế nhưng không phải ai cũng biết tổ chức sự kiện cần làm những gì. Vậy hãy cùng Vievent tìm hiểu xem tổ chức sự kiện cần những gì, những hạng mục nào quan trọng, cần thiết trong sự kiện nhé!

Ngành tổ chức sự kiện là gì?

Ngành tổ chức sự kiện hay còn được gọi là ngành quản lý sự kiện. Đây là ngành tổ chức thực hiện các phần việc cho chương trình, sự kiện diễn ra từ khi hình thành ý tưởng cho tới khi sự kiện kết thúc.

Tổ chức sự kiện cần những gì?

Xác định mục đích tổ chức sự kiện

Công việc đầu tiên cần làm khi tổ chức sự kiện đó là cần xác định xem mục đích tổ chức sự kiện là gì? Ý nghĩa của việc xác định mục đích tổ chức sự kiện đó là cơ sở để xây dựng nội dung, ý tưởng, kế hoạch cho sự kiện, có mục đích tổ chức rõ ràng thì khi triển khai tổ chức bạn sẽ không bị lạc đường.

Xác định đối tượng tham gia

Xác định được đối tượng tham gia sự kiện chúng ta mới có thể xác định được hình thức tổ chức sự kiện phù hợp. Ví dụ như nế sự kiện đó dành cho đối tượng tham dự là các doanh nhân, công ty có tiếng thì cần tổ chức sự kiện mang tính sang trọng, đẳng cấp. Còn với sự kiện dành cho trẻ nhỏ thì cần thiết kế sự kiện sao cho sinh động, vui vẻ.

Ngoài việc xác định đối tượng tham gia sự kiện, bạn cũng cần lên danh sách số lượng người tham gia để bố trí, sắp xếp chỗ ngồi đầy đủ, phù hợp, tránh xảy ra tình trạng thiếu chỗ cho khách mời

Dự trù ngân sách tổ chức

Khi tổ chức sự kiện, bạn cần phải lập dự trù ngân sách tổ chức, điều này nhằm cân đối tài chính và tối ưu chi phí khi tổ chức sự kiện. Để dự trù ngân sách tổ chức sự kiện hiệu quả bạn cần xác định các yếu tố sau:

• Xác định tổng chi phí dự kiến
• Ngân sách có sẵn là bao nhiêu
• Có kinh phí tài trợ không?

Tiếp theo đó, bạn nên lập bảng, liệt kê chi tiết những hạng mục cần chi và chi phí cho từng hạng mục. Sau đó hãy  chỉnh sửa, cân đối các hạng mục sao cho phù hợp với ngân sách sự kiện

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện

Để tổ chức sự kiện chắc chắn phải có địa điểm, thời gian tổ chức. Đây là bước quan trọng bởi nếu không xác định được thời gian, địa điểm bạn sẽ không thể lên kế hoạch và triển khai sự kiện.

Khi xác định thời gian tổ chức sự kiện bạn cần lưu ý những điều sau: thời gian chuẩn bị sự kiện; tìm hiểu về các ngày lễ theo luật định, tôn giáo; kiểm tra lịch trình của khác mời chính.

Đối với địa điểm tổ chức cần đảm bảo những yêu cầu như:  Bối cảnh tổ chức phù hợp với sự kiện; địa điểm đảm bảo sức chứa sự kiện; vị tró thuận tiện cho việc đi lại, di chuyển; dịch vụ đa dạng, phù hợp với nhu cầu của sự kiện; chi phí phù hợp với ngân sách; có khu đỗ xe thuận lợi

Phân công nhiệm vụ theo từng nhóm

Để đảm bảo các công việc trong sự kiện được thực hiện hiệu quả, chúng ta cần phân công nhiệm vụ thành các nhóm, cơ bản sẽ cần 3 nhóm chính sau:

Nhóm lên ý tưởng, kịch bản

Nhóm này sẽ phụ trách việc lên chủ đề, concept sự kiện, kịch bản, keymoment cưa sự kiện. Đây cũng là nhóm thực hiện hiện việc xây dựng kế hoạch và triển khai truyền thông trước và sau sự kiện.

Nhóm hậu cần

Nhóm hậu cần là nhóm phụ trách nhiệm vụ đằng sau sân khấu, liên hệ các đối tác cung cấp cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng), đối tác cung cấp dịch vụ ăn uống, liên hệ thuê mời MC, ca sĩ. PG… biểu diễn.

Nhóm quản lý điều hành

Với nhóm này, nhiệm vụ chính của họ là chỉ đạo, điều phối toàn bộ các công việc của các nhân viên trong sự kiện, đảm bảo chương trình, sự kiện diễn ra hiệu quả nhất. Họ cũng thực hiện công việc xây dựng agenda sự kiện, xin giấy phép tổ chức, giám sát công việc từ đầu đến cuối sự kiện

Lên ý tưởng cho sự kiện

Mỗi một sự kiện tổ chức đều cần có ý tưởng, chủ đề tổ chức. Có chủ đề, concept sự kiện sáng tạo sẽ giúp cho sự kiện tạo được ấn tượng cho người tham dự.

Tên chủ đề của sự kiện nên ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ, hàm chứa thông điệp của ban tổ chức, thu hút sự tò mò của người tham gia.

Xây dựng kịch bản, timeline tổ chức sự kiện

Với bước này, công việc cần làm là xây dựng một kịch bản chi tiết cho sự kiện, kịch bản như xương sống của sự kiện giúp cho sự kiện tổ chức được diễn ra hiệu quả, khoa học. Một kịch bản tổ chức sự kiện cơ bản sẽ gồm các mục như sau:

• Mở màn chương trình/sự kiện
• Giao lưu văn nghệ
• Khao tiệc
• Tổ chức trò chơi
• Tổng kết sự kiện

Song song với việc xây dựng kịch bản, bạn cũng cần xây dựng bản timeline chi tiết với nội dung công việc cụ thể ứng với deadline của từng công việc để tiện cho hoạt động quản lý, giám sát sự kiện.

Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện mà bạn tổ chức thu hút được nhiều người bạn có thể lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện. Với mỗi một sự kiện có tính chất, mục đích khác nhau sẽ có các kênh, phương tiện truyền thông khác nhau. Do đó, bạn cần căn cứ vào tính chất của sự kiện để lập kế hoạch truyền thông phù hợp.

Ví dụ như đối với các sự kiện nội bộ trong công ty như tiệc tất niên cuối năm, teambuilding thì bạn chỉ cần truyền thông nội bộ bằng việc đăng thông báo qua hội nhóm, dán poster tại các phòng ban để nhân viên công ty có thể cập nhật được.

Còn với các sự kiện khai trương, giới thiệu sản phẩm mới, tri ân khách hàng,…đây là những sự kiện có nhiều khách tham gia. Vì vậy, bạn cần thực hiện chiến dịch truyền thông trước khi sự kiện diễn ra nhằm thu hút mọi người.

Xin giấy phép tổ chức sự kiện

Với bước này thì tùy vào loại hình sự kiện tổ chức mới phải thực hiện. Với các sự kiện có quy mô tổ chức lớn hay những sự kiện biểu diễn có thu phí thì nhà tổ chức sẽ cần phải xin giấy phép tổ chức. Vậy nên, bạn cần lưu ý để làm hồ sơ xin cấp phép tổ chức trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 1 tuần, nếu không sự kiện có thể sẽ phải hoãn tổ chức hoặc thậm chí bị hủy bất cứ lúc nào.

Dự phòng những rủi ro

Trước khi sự sự kiện diễn ra, bạn nên dự phòng những rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện và dự phòng phương hướng giải quyết. Một số sự cố có thể phát sinh trong sự kiện như: sự cố cháy, mất điện; hư hỏng thiết bị, nhân sự tai nạn, đến muộn…Dự phòng những rủi ro có thể xảy ra sự kiện sẽ giúp bạn bình tình, có các xử lý kịp thời trong mọi tình huống.

Triển khai tổ chức sự kiện

Sau các bước chuẩn bị thì sẽ đến lúc diễn ra sự kiện, lúc này, công tác vận hành sự kiện rất quan trọng, bạn cần lưu ý những công việc sau:

• Setup sự kiện, việc này thường sẽ mất khoảng 1 -2 ngày tùy thuộc vào tính chất, mức độ phức tạp của sự kiện. Hãy kiểm tra thật kỹ các thiết bị, nhân sự phải checklist liên tục để đảm bảo không có sai sót nào xảy ra,
• Tổng duyệt chương trình: Công việc này nhằm đảm bảo về chất lượng âm thanh, ánh sáng, thời lượng chương trình và đặc biệt để người biểu diện thích nghi với không gian, sân khấu sự kiện
• Vận hành tổ chức: bạn cần phải liên tục quan sát, giám sát nhằm đảm bảo cho quá trình diễn ra sự kiện được thuận lợi, trơn tru và hiệu quả nhất. Kịp thời xử lý những sự cố, tình huống phát sinh.

Tổng kết, đánh giá sự kiện

Tổng kết, đánh giá sự kiện là việc tất cả các nhóm nhân sự thực hiện sự kiện sẽ cùng ngồi lại để xem xét lại từng hạng mục và đánh giá xem điểm nào tốt, điểm nào chưa được để cải thiện cho các sự kiện sau. Đánh giá về sự tương tác trên các phương tiện truyền thông online của sự kiện; Phản hồi của khách mời trong sự kiện; Mức tăng trưởng doanh thu của công ty sau sự kiện; tổng kết chi phí sau sự kiện…

Trên đây là những chia sẻ của ViEvent đối với câu hỏi ”Tổ chức sự kiện cần những gì?”. Mong rằng, với những thông tin trên đã giúp bạn có thêm kiến thức về dịch vụ tổ chức sự kiện và có thể áp dụng chúng vào công việc để tổ chức được một sự kiện thành công nhé! Bạn cũng có thể bắt đầu tổ chức sự kiện trên nền tảng online tại https://vievent.net/. Hãy thử trải nghiệm tổ chức sự kiện online trên ViEvent nhé!