Sự kiện khai trương là gì? Cách tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp (2023)

Tổ chức sự kiện khai trương là một sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, đánh dấu sự khởi đầu đầy hứa hẹn của một doanh nghiệp. Vậy cách để tổ chức sự kiện khai trương như thế nào? Làm sao để tổ chức sự kiện khai trương thật chuyên nghiệp. Hãy cùng theo dõi nhé!

Lễ khai trương là gì?

Cụm từ “Lễ khai trương” chắc hẳn rất quen thuộc đối với các doanh nghiệp, những người làm trong lĩnh vực kinh doanh. Lễ khai trương được hiểu là hoạt động ra mắt cửa hàng, công ty hoặc thương hiệu đến với mọi người, là cột mốc đánh dấu sự ra đời của doanh nghiệp.

Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện khai trương

Tổ chức sự kiện khai trương mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Trong tiếng Hán, từ “Khai” nghĩa là mở đầu, còn “Trương” có nghĩa là lớn mạnh. “Khai trương” mang hàm ý chỉ khởi đầu suôn sẻ, đại phát, đại lộc.

Tổ chức khai trương còn là dịp để doanh nghiệp thu hút được sự chú ý của mọi người, tạo cơ hội để quảng bá sản phẩm, dịch vụ,  hình ảnh thương hiệu của mình. Do đó, lễ khai trương được tổ chức thành công sẽ tạo dựng được dấu ấn thiện cảm với khách hàng.

Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương

Để sự kiện khai trương diễn ra thành công thì cần có kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết, tỉ mỉ. Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cơ bản sẽ gồm các hạng mục sau:

Xác định mục tiêu, thông điệp muốn gửi gắm qua sự kiện khai trương

Đầu tiên cần xác định được mục tiêu cũng như thông điệp muốn hướng tới là gì? Khi đã có được mục tiêu chính thì doanh nghiệp mới có thể triển khai các bước tiếp theo. Phần lớn các doanh nghiệp khi tổ chức khai trương đều hướng đến mục tiêu là giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng.

Quy mô sự kiện khai trương

Trong Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương, doanh nghiệp cần xác định được quy mô tổ chức khai trương ở mức độ nào. Tổ chức với quy mô lớn sẽ phù hợp với các doanh nghiệp lớn, có các nhân vật quan trọng tham dự, số lượng khác tham dự trên 100 người. Quy mô vừa và nhỏ sẽ thích hợp với những cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ, lẻ, số lượng người tham dự dưới 100 người.

Tìm hiểu đối tượng sẽ có mặt tại lễ khai trương

Tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp sẽ tiếp cận với đối tượng khách hàng khác nhau. Do đó, tìm hiểu đối tượng khách hàng mục tiêu giúp sự kiện khai trương được diễn ra thành công, đưa sản phẩm đến đúng tay người tiêu dùng có nhu cầu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lên danh sách khách mời tham dự sự kiện khai trương cụ thể. Phụ thuộc vào lĩnh vực, mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp, mục đích mà doanh nghiệp muốn đạt được tại buổi lễ khai trương mà thành phần khách mời cụ thể sẽ khác nhau. Danh sách khách mời chi tiết có thể gồm có đối tác; người thân, bạn bè của doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp; các nhân vật quan trọng như cán bộ nhà nước…

Thời điểm tổ chức khai trương

Theo văn hóa truyền thống, người Việt ta khi tổ chức các dịp quan trọng như cưới hỏi; xây nhà, khai trương thường sẽ chọn ngày giờ tốt để tổ chức với hy vọng mọi việc sau này sẽ được suôn sẻ, thuận lợi, may mắn. Thông thường, khi tổ chức sự kiện khai trương, người ta sẽ tránh các ngày như Dương Công kỵ, Nguyệt Kỵ, Tam Nương…

Địa điểm tổ chức khai trương

Nếu tổ chức sự kiện khai trương với quy mô nhỏ, bạn có thể tổ chức khai trương ngay tại địa điểm của cửa hàng, trụ sở của doanh nghiệp nếu địa điểm đó đáp ứng được nhu cầu phục vụ khách mời. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tổ chức.

Với những sự kiện khai trương có quy mô lớn, doanh nghiệp có thể thuê một địa điểm chuyên tổ chức sự kiện để đảm bảo có đủ không gian cho khách mời tham dự, cũng như đảm bảo tính chuyên nghiệp khi tổ chức khai trương.

Mẫu kịch bản khánh thành

Sau khi đã có kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương, bạn cần xây dựng kịch bản chi tiết, đầy đủ nội dụng cho buổi khai trương. Bạn có thể tham khảo mẫu kịch bản khai trương sau:

ViEvent - nền tảng tổ chức sự kiện online hiệu quả

Ngoài việc tổ chức sự kiện khai trương trực tiếp, bạn hoàn toàn có thể tổ chức sự kiện khai trương trực tuyến trên nền tảng ViEvent. ViEvent, tự tin là một trong những nhà cung cấp nền tảng sự kiện online toàn diện với nhiều tính năng ưu việt, có thể kể đến như:

• Tạo và quản lý nhiều sự kiện, phòng học, họp cùng lúc.
• Có trang giới thiệu cho mỗi sự kiện, phòng học tại đó hiển thị tất cả thông tin về nội dung chương trình, diễn giả, thời gian, địa điểm, lưu vào lịch và hỗ trợ bán vé/ trả phí/ miễn phí.
• Có phòng tiếp đón mở trước nhiều ngày để hỗ trợ và đảm bảo tất cả mọi người sẽ có mặt ở sự kiện dễ dàng nhất.
• Có email nhắc nhở tự động cho mỗi sự kiện để khách mời luôn có mặt ở sự kiện mà không bị missed.
• Có phòng chuẩn bị sự kiện cho nhà tổ chức và diễn giả tập dượt trước các sự kiện.
• Có công cụ quản trị đội nhóm để tổ chức sự kiện dễ dàng hơn.
• Có thể phát video sự kiện chất lượng cao từ Studio riêng của nhà tổ chức sử dụng giao thức RTMP (tương tự youtube và facebook). Sau đó có thể bật đồng thời phát livestream sự kiện trên youtube và facebook cho các sự kiện công khai.

Bài viết trên đã tổng hợp những thông tin chi tiết về cách thức tổ chức sự kiện khai trương. Hy vọng với những điều đã chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn tổ chức được một sự kiện khai trương thành công và hoành tráng nhất. Bạn cũng có thể tổ chức sự kiện khai trương online trên nền tảng https://vievent.net/. Hãy thử tổ chức sự kiện bằng phần mềm ViEvent bạn nhé!