Cách tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công chuyên nghiệp

Ngày nay, sự kiện là một trong những hoạt động được phổ biến rộng rãi từ các tổ chức, doanh nghiệp. Với thời đại công nghệ hóa và phát triển thì tổ chức sự kiện trực tuyến thay thế cho cách truyền thống ngày càng được áp dụng nhiều hơn. Vậy lý do là gì? Làm như thế nào để tổ chức sự kiện online một cách thành công nhất.

Tổ chức sự kiện trực tuyến là gì?

Sự kiện trực tuyến là gì? Là một sự kiện được tổ chức theo hình thức online thông qua các trang mạng internet. Sự kiện sẽ được phát trực tiếp trên các nền tảng được kết nối, điển hình như: các trang mạng xã hội, website, youtube,... tùy thuộc theo nhu cầu của mỗi tổ chức doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện trực tuyến hiện tại đang là lựa chọn hàng đầu của các tổ chức doanh nghiệp nhằm mục đích kết nối các thành viên với nhau, họp mặt, thảo luận nhưng vẫn đảm bảo được sự thuận tiện, vị trí địa lý, tối ưu chi phí và thời gian tổ chức sự kiện.

Những lý do nên tổ chức sự kiện trực tuyến

Rút gọn khoảng cách địa lý

Tham dự sự kiện theo cách truyền thống, những người có liên quan bắt buộc phải di chuyển đến địa điểm được tổ chức sự kiện. Những người ở xa hay sự kiện ngoài tỉnh kể cả ngoài nước cũng sẽ gặp khó khăn trong vấn đề tham dự.

Một phần lý do quan trọng để tổ chức sự kiện trực tuyến là có thể rút gọn khoảng cách địa lý, nhằm mục đích hỗ trợ cho các thành viên có thể tham dự đầy đủ sự kiện mọi lúc và mọi thời điểm, không cần di chuyển đến địa điểm tổ chức.

Tiết kiệm chi phí

Ngoài việc có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đi lại, mà tổ chức sự kiện trực tuyến còn giúp được các cá nhân và doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều chi phí ăn uống, sinh hoạt, với sự kiện kéo dài nhiều ngày sẽ tránh được việc chi trả chi phí khách sạn và những khoản phát sinh khác.

Tiết kiệm thời gian tham dự

Tổ chức sự kiện online còn giúp tối ưu được thời gian tham dự, tất cả mọi người ở bất cứ đâu đều cũng có thể tham dự sự kiện. Với vài phút thao tác trên thiết bị điện tử có kết nối internet, bạn hoàn toàn có thể vào phòng sự kiện cùng với những người khác.

Quảng bá truyền thông hiệu quả

Với thời hiện đại như ngày nay, hầu như ai cũng sử dụng mạng internet và những thiết bị công nghệ xịn. Việc doanh nghiệp bạn tổ chức sự kiện trực tuyến và phát trên các nền tảng mạng xã hội lớn nhỏ chắc chắn đều nhận được sự quan tâm rất lớn.

Thói quen người dùng thường hay nhấn vào để biết đó là sự kiện gì, đó cũng là cách giúp doanh nghiệp của bạn quảng bá được hình ảnh và truyền thông mạnh mẽ.

Tăng khả năng tiếp cận khách hàng

Sự kiện được tổ chức theo hình thức online thường xuyên trên các nền tảng lớn, sẽ tạo được hiệu ứng mạnh mẽ với nhiều đối tượng người xem. Vì vậy nên sẽ tăng khả năng tiếp cận được nhiều khách hàng kể cả trong nước lẫn ngoài nước.

Bạn nên cân nhắc chọn được cho mình một đơn vị chuyên về tổ chức sự kiện trực tuyến để mỗi buổi phát sóng sự kiện của mình trở nên chuyên nghiệp nhất có thể.

Cách để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công nhất

Xác định được mục tiêu sự kiện

Có rất nhiều loại sự kiện và mỗi loại đều có những tính chất, chủ đề khác nhau. Đầu tiên bạn cần làm để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công là xác định được mục tiêu của sự kiện bạn sẽ thực hiện. Nhằm có thể đưa ra hình thức tổ chức và hướng đi phù hợp nhất.

Lên kế hoạch tổng thể chi tiết

Để có một buổi sự kiện trực tuyến được diễn ra thành công nhất, điều quan trọng cần phải làm là lên kế hoạch tổng thể sự kiện thật là chi tiết. Vì khi có sẵn kế hoạch rồi sẽ nắm chắc và dễ dàng thực hiện hơn, hình dung được chi tiết sự kiện. Cần phải xác định và lên kế hoạch như khách mời tham dự, diễn giả, nội dung sự kiện, quy mô tổ chức,...

Lựa chọn hình thức và địa điểm tổ chức

Tổ chức sự kiện trực tuyến thường cũng có nhiều địa điểm, có thể là trong văn phòng công ty, ngay tại nhà. Nhưng dù là tổ chức ở bất kỳ địa điểm nào, hãy xác định ngay từ đầu, chuẩn bị đầy đủ ánh sáng, trang thiết bị cần thiết như micro, âm thanh, máy tính, máy chiếu,... Để xuyên suốt sự kiện không bị gián đoạn. Đặc biệt, nền tảng diễn ra sự kiện trực tuyến vô cùng quan trọng trong sự thành công của sự kiện.

Ngoài ra, để tổ chức sự kiện trực tuyến thành công bạn phải lựa chọn nền tảng phù hợp đáp ứng được điều quan trọng nhất như không giới hạn tương tác giữa các khách mời, có thể đặt câu hỏi thoải mái lên form dành riêng cho khách hàng và sự kiện có thể lưu trữ lại, lặp lại nhiều lần để thu hút người xem…

Lên kế hoạch kịch bản

Trước khi sự kiện được diễn ra, ngoài những điều quan trọng trên thì đừng quên phải có kế hoạch về kịch bản sự kiện. Sự kiện online sẽ diễn ra thành công và chuyên nghiệp hay không sẽ dựa vào kịch bản dẫn dắt, bởi đây chính là khâu quan trọng nhất.

Để đảm bảo chương trình được dẫn dắt trôi chảy, liền mạch và rõ ràng, điều này sẽ giữ chân được nhiều người xem và thu hút nhiều khán giả cũng như khách hàng của bạn.

Gửi lời mời đến diễn giả và khách hàng

Sau khi chuẩn bị hết những khâu quan trọng, đừng quên hãy gửi lời mời đến diễn giả cho sự kiện và những đối tượng khách hàng của bạn nhé.

Bởi họ chính là những thành phần khiến cho cả chương trình sự kiện diễn ra sôi nổi và đặc biệt hơn dù là tổ chức theo hình thức online hay offline.

Quảng bá và truyền thông

Đừng quên phải quảng bá hình ảnh thương hiệu của bạn trước khi tổ chức sự kiện trực tuyến diễn ra, các hình thức quảng bá và truyền thông sự kiện online rất quan trọng. Nhằm tiếp cận với tất cả mọi người, đối tượng khách hàng hướng đến và các đối tác.

Khi tổ chức sự kiện trực tuyến bạn nên kết nối đồng bộ cùng với kênh marketing sẵn trong doanh nghiệp mình, để tạo hiệu ứng truyền thống mạnh nhất.

Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện trực tuyến

Bước quan trọng cuối cùng mà khi tổ chức sự kiện trực tuyến bạn không nên bỏ lỡ là phải kiểm tra và đánh giá xuyên suốt buổi sự kiện một cách tổng quan và chân thật nhất. Xem sự kiện đã diễn ra có đúng như mục tiêu và kế hoạch hay không, chạm KPI đề ra hay còn thiếu sót ở đâu. Từ đó sẽ biết cách khắc phục và thay đổi kế hoạch, rút kinh nghiệm cho những buổi sự kiện sau.

Nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp nhất ViEvent

Là một trong những đơn vị chuyên cung cấp nền tảng online toàn diện, tổ chức sự kiện trực tuyến hiện nay đang được nhiều người quan tâm đến. ViEvent đảm bảo bạn sẽ hài lòng khi tin tưởng lựa chọn bởi những tính năng đặc biệt như:

• Không giới hạn các tương tác 1:1 giữa khách mời bao gồm chat 1:1 và gọi video call 1:1 giữa các khách mời.
• Có thể tạo và quản lý một lúc nhiều phòng.
• Có phòng chuẩn bị sự kiện cho nhà tổ chức và diễn giả tập dượt trước các sự kiện.
• Có phòng tiếp đón mở trước nhiều ngày để hỗ trợ và đảm bảo tất cả mọi người sẽ có mặt ở sự kiện dễ dàng và nhanh nhất.
• Có trang giới thiệu cho mỗi sự kiện, phòng học tại đó được hiển thị tất cả thông tin về nội dung chương trình sự kiện, diễn giả, thời gian, địa điểm, lưu vào lịch và hỗ trợ bán vé/ trả phí/ miễn phí.
• Có thể tạo các siêu sự kiện đa luồng gồm nhiều luồng livestream song song cùng lúc, khách mời có thể tham gia một trong số các luồng sự kiện này hoặc tất cả.
  

Cách tổ chức sự kiện trực tuyến đều có quy trình rõ ràng, để có một buổi sự kiện diễn ra thành công và chuyên nghiệp nhất bạn cần phải nắm rõ những điều quan trọng trên. Mọi thắc mắc liên quan đến tổ chức sự kiện trực tuyến các bạn hãy liên hệ trực tiếp để được ViEvent hỗ trợ nhé!