Workshop là gì? Làm sao để tổ chức hiệu quả?

Workshop từ lâu đã không còn là điều quá xa lạ trong đời sống hiện đại ngày nay. Ta rất dễ nghe thấy hoặc bắt gặp từ “workshop” ở khắp mọi nơi, đặc biệt là trong môi trường học tập và công sở xung quanh ta. Tuy vậy, không phải ai cũng biết rõ workshop là gì. Bởi lẽ, có quá nhiều định nghĩa khác nhau chưa được thống nhất giải thích cho khái niệm này, điều đó khiến nhiều người băn khoăn. Trong bài viết này, hãy cùng Vievent tìm hiểu workshop là gì và cách tổ chức workshop hiệu quả nhé!

Workshop là gì?

Dù cho có nhiều khái niệm không thống nhất nhưng về cơ bản, Vievent sẽ đưa ra khái niệm workshop là gì. Thực chất, workshop là một buổi hội thảo nhằm thảo luận, trao đổi kiến thức, kỹ năng cũng như kinh nghiệm,… có tính mở trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Thông thường, workshop có thể được tổ chức nhằm trao đổi về những vấn đề chuyên môn, kiến thức hoặc đơn giản là chia sẻ kinh nghiệm hay những điều thú vị ta bắt gặp trong cuộc sống. Dù diễn ra với mục đích gì, những buổi workshop tiêu chuẩn thường có hai phần:

• Phần một: Thời gian dành cho các diễn giả, chuyên gia chia sẻ kiến thức cũng như kỹ năng trong lĩnh vực họ thành công.
• Phần hai: Thời gian dành cho người tham gia và các chuyên gia đi sâu hơn vào chủ đề buổi workshop, thường sẽ thông qua các hoạt động đặt câu hỏi, trò chuyện, giao lưu,…

Các hình thức tổ chức workshop

Sau khi hiểu được workshop là gì, chắc hẳn bạn sẽ quan tâm đến hình thức tổ chức. Hiện nay, các hình thức tổ chức workshop phổ biến thường chia thành ba nhóm chính sau đây:

Workshop chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức

Đây là loại workshop phổ biến nhất hiện nay. Tùy thuộc vào nhiều yếu tố mà quy mô workshop dạng này không cố định, lượng người tham dự có thể từ vài chục đến vài trăm người. Thời gian tổ chức workshop chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức thường kéo dài từ 3 đến 4 tiếng và được chia thành hai phần. Phần một dành cho chuyên gia chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn. Phần hai (thường là một phần ba khoảng thời gian còn lại) sẽ là thời gian giao lưu, giải đáp thắc mắc. Người tham dự có thể học hỏi được rất nhiều thứ thông qua những buổi workshop chia sẻ kiến thức như thế này.

Workshop mang tính thực hành

Ta thường thấy workshop thực hành trong các lĩnh vực như thời trang, nấu ăn, trang trí, nghệ thuật,... Thông thường, khi tham gia những buổi workshop kiểu này, bạn vẫn sẽ được lắng nghe các chuyên gia trong ngành chia sẻ kinh nghiệm trước khi bắt tay vào thực hành. Sau đó, thay vì đặt câu hỏi, bạn sẽ bắt tay vào trải nghiệm và thực hành. Đây là khoảng thời gian bạn được thử những điều chưa bao giờ dám thử.

Workshop với mục đích Marketing

Workshop với mục đích Marketing có quy mô lớn và hoành tráng nhất trong số này. Không đơn thuần chỉ chia sẻ kiến thức, workshop Marketing là nơi doanh nghiệp giới thiệu những sản phẩm và dịch vụ của mình đến công chúng nói chung và người tham dự nói riêng. Trong workshop Marketing, các chuyên gia và đại diện nhãn hàng sẽ có mặt để giúp khách hàng hiểu hơn về sản phẩm, dịch vụ cũng như thông điệp mà thương hiệu muốn truyền đạt.

Các bước tổ chức workshop hiệu quả

Một buổi workshop thành công đòi hỏi nhiều yếu tố và nỗ lực của người tổ chức. Kế hoạch tổ chức workshop hiệu quả và thành công bao gồm:

Chuẩn bị kế hoạch cho buổi workshop

Lên kế hoạch tổ chức workshop là bước đầu tiên trước khi tổ chức workshop. Để quá trình triển khai được “mượt mà” nhất có thể, kịch bản, khung thời gian chương trình,... cần được chuẩn bị kỹ càng. Trang thiết bị và công cụ hỗ trợ cũng cần được chuẩn bị chu đáo.

Xác định vai trò của người tham dự

Mỗi cá nhân đều có vai trò nhất định trong các buổi workshop, định rõ vai trò từng người là yếu tố không thể bỏ qua trong kế hoạch tổ chức workshop.

• Người điều phối (Facilitator) là nhân vật chịu trách nhiệm lớn nhất, đảm bảo workshop diễn ra đúng như dự kiến, sẵn sàng hỗ trợ ekip và xử lý tình huống phát sinh.
• Người ghi chép (Note-taker) có nhiệm vụ như một thư ký, những ghi chép của  Người ghi chép sẽ là cơ sở để đơn vị đánh giá sau khi tổ chức workshop.
• Người giám sát thời gian (Timekeeper) sẽ theo dõi sát sao timeline chương trình, đảm bảo workshop diễn ra theo đúng thời gian dự kiến và điều chỉnh thời gian nếu có tình huống phát sinh.
• Người tham dự (Participant) là thành phần quan trọng nhất, quyết định sự thành bại của workshop. Họ lắng nghe chia sẻ từ chuyên gia rồi đưa ra câu hỏi, tạo nên không khí cho workshop. Ngoài ra, đơn vị tổ chức có thể học hỏi từ chia sẻ, góp ý của Người tham dự.

Lựa chọn địa điểm tổ chức workshop

Lúc này, các đơn vị lựa chọn địa điểm tổ chức workshop tùy theo số người tham dự, Với workshop quy mô nhỏ dưới 10 người, bạn nên chọn phòng họp hội nghị. Trường hợp có từ vài chục đến vài trăm người tham gia, địa điểm ngoài trời sẽ hợp lí hơn.

Triển khai buổi workshop như dự kiến

Sau khi hoàn thành các khâu chuẩn bị, buổi workshop sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch và định hướng ban đầu của ban tổ chức. Trong quá trình triển khai, các đơn vị cần phải đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch và chuẩn bị cho những tình huống ngoài dự kiến nhằm giúp workshop diễn ra trơn tru hơn.

Tổng kết và rút kinh nghiệm

Tổng kết và rút kinh nghiệm là bước vô cùng quan trọng sau mỗi buổi workshop. Bởi lẽ, đơn vị nào cũng mong muốn tổ chức được nhiều workshop để chứng tỏ khả năng của mình. Muốn vậy, thông qua quá trình nhìn nhận và tự đánh giá, đơn vị cần tiếp tục phát huy những điểm mạnh đã làm được trong workshop và khắc phục, kiểm soát chặt chẽ hơn sự cố không mong muốn. Ý kiến từ người tham dự cũng cần được tiếp thu một cách nghiêm túc.

Workshop online - xu hướng tổ chức workshop 2023

Workshop online là một bước chuyển mình quan trọng trong ngành tổ chức hội thảo, sự kiện. Chúng mang lại rất nhiều lợi ích:

• Giảm thiểu chi phí tổ chức: Đơn vị sẽ không cần chi trả tiền mặt bằng và phí di chuyển khi tổ chức workshop, ngân sách dành cho chương trình sẽ không thay đổi dù số lượng người tham dự có ít hay nhiều.

• Môi trường và lịch trình linh hoạt: Khi tổ chức workshop online, bạn có thể tạo ra không gian chia sẻ cho bất kì ai, bất kì nơi đâu. Workshop kiểu này giải quyết được các vấn đề liên quan đến di chuyển, giúp mọi người có nhiều thời gian tập trung vào workshop hơn.
• Cơ hội kết nối và khả năng thu hút khách hàng cũng đa dạng và dễ dàng hơn.

Nắm được xu thế tổ chức workshop online và thấu hiểu được những nỗi băn khoăn của nhiều người, Vievent cung cấp giải pháp online event hàng đầu hiện nay. Vievent cung cấp rất nhiều tính năng ấn tượng cho các sự kiện online mà bạn không nên bỏ lỡ, trong đó có:

• Tạo và quản lý nhiều phòng họp cùng lúc.
• Email nhắc nhở tự động cho mỗi sự kiện, đảm bảo khách mời không bỏ lỡ sự kiện.
• Phòng chuẩn bị sự kiện để đơn vị tổ chức và diễn giả, chuyên gia tập dượt trước khi sự kiện online diễn ra.
• Không giới hạn các loại tương tác 1:1 giữa các khách mời (chat 1:1, gọi video call 1:1).
• Video sự kiện được lưu trữ và quản lý để đơn vị tổ chức và khách mời xem lại khi cần.

Tóm lại, đến với Vievent, bạn sẽ có được trải nghiệm online event tuyệt vời nhất từ trước đến nay. Hy vọng những thông tin liên quan đến workshop là gì và kế hoạch tổ chức workshop thành công mà Vievent gửi đến bạn trong bài viết này đã giúp bạn hiểu hơn về workshop. Chúc những buổi workshop của bạn diễn ra thành công tốt đẹp!