Top những ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo

Xây dựng ý tưởng là yếu tố cốt lõi khi tổ chức một sự kiện. Ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo sẽ thu hút được nhiều người tham dự, để lại ấn tượng khó quên đối với những người có mặt tại sự kiện, Trong bài viết này, Vievent sẽ chia sẻ đến bạn top những ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo, cùng theo dõi nhé!

Vì sao cần lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Lên Ý tưởng tổ chức sự kiện là hoạt động cần thiết để sự kiện có thể diễn ra thành công. Hoạt động này sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện, điển hình như:

Sự kiện diễn ra thuận lợi

Ý tưởng tổ chức sự kiện sẽ giúp người thực hiện lập ra kế hoạch một cách chi tiết, rõ ràng, hạn chế được những rủi ro phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện, giúp  chương trình diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn.

Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp

Những ý tưởng tổ chức sự kiện tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp thành công truyền tài thông điệp, hình ảnh sản phẩm, thương hiệu của mình đến với mọi người.

Gây ấn tượng với khách mời

Một sự kiện quá nhàm chán, đơn điệu sẽ không tạo được cảm giác thích thú cho người tham gia. Ngược lại, ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo, nắm bắt đúng tâm lý khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng, tạo ấn tượng tốt với người tham dự, cũng như sẽ tạo ra cơ hội hợp tác với các đối tác tiềm năng.

Thể hiện tính chuyên nghiệp

Có ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo sẽ giúp sự kiện diễn ra tốt đẹp, thành công. Từ đó, hình ảnh của doanh nghiệp được nâng cao, có giá trị hơn trong mắt công chúng.

Các bước xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện

Để có được là điều không dễ dàng, nhưng chỉ cần xử lý được thì đơn vị tổ chức chắc chắn sẽ nắm được thành công. Dưới đây là các bước cơ bản khi xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện:

Bước 1: Tìm kiếm và nghiên cứu chủ đề cho sự kiện

Công việc đầu tiên khi xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện đó là cần xác định rõ mục tiêu tổ chức sự kiện là gì, đối tượng, hình thức tổ chức sự kiện như thế nào?

Đối với những sự kiện có tính chất nghiêm chỉnh như các buổi hội thảo, hội nghị, chia sẻ kiến thức, ra mắt sản phẩm thì nội dung ý tưởng sự kiện thường đơn giản, ít hoạt động hơn.

Với những sự kiện giải trí như tất niên; lễ hội, lễ kỷ niệm, festival doanh nghiệp sẽ có nội dung hoạt động đa dạng, phong phú hơn, người xây dựng ý tưởng cần nắm bắt được xu hướng, nhu cầu của những người sẽ tham dự sự kiện.

Bước 2: Xây dựng kịch bản cho sự kiện

Công việc tiếp theo sau khi đã có chủ đề cho sự kiện đó là bạn phải xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện. Ở bước này, bạn sẽ phải xác định xem sẽ có những hoạt động chính nào diễn ra trong sự kiện, nắm bắt được thời gian  tổ chức sự kiện, mục đích chính là doanh nghiệp hướng đến.

Bước 3: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện

Cuối cùng, doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần lựa chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp. Có 2 địa điểm tổ chức sự kiện có thể lựa chọn đó là:

Tổ chức trong nhà: Địa điểm này phù hợp để tổ chức các sự kiện vừa và nhỏ. Với không gian nhỏ, ấm cúng, sạch sẽ và sang trọng sẽ dễ kiểm soát, điều hướng khách tham gia và bạn cũng sẽ không phải lo lắng về vấn đề thời tiết. Ngoài ra, chi phí thuê mặt bằng trong nhà thường có giá thành rẻ, giúp cho doanh  nghiệp tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy nhiên, không gian trong nhà sẽ hạn chế số lượng người tham gia sự kiện và quá trình tổ chức vui chơi gameshow sẽ bị hạn chế.

Tổ chức ngoài trời: Ý tưởng tổ chức sự kiện ngoài trời có không gian lớn phù hợp với những sự kiện đông người tham dự. Không gian thoáng mát sẽ tạo cảm giác dễ chịu, thoải mái cho người tham gia. Tổ chức sự kiện ngoài trời cũng rất phù hợp để thực hiện các hoạt động vui chơi thú vị như: teambuilding, hội chợ…Nhưng nhược điểm của địa điểm tổ chức này đó là chi phí thuê địa điểm thường có giá thành cao và có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời tiết.

Top những ý tưởng sự kiện độc đáo

Tùy thuộc vào hoạt động, mục đích của doanh nghiệp mà bạn có thể lên những ý tưởng tổ chức sự kiện khác nhau. Nếu bạn chưa biết tổ chức sự kiện như thế nào, bạn có thể tham khảo một số ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo dưới đây:

Ý tưởng tổ chức sự kiện teambuilding

Các buổi teambuilding chắc hẳn không còn xa lạ với doanh nghiệp. Đây là sự kiện mang lại sự đoàn kết, gắn bó giữa các nhân viên trong công ty. Các hoạt động được tổ chức trong sự kiện teambuilding rất đa dạng như: có thể tổ chức những trò chơi, kết hợp với chương trình đố vui, trao thưởng góp phần tạo phút giây vui vẻ, thư giãn cho nhân viên công ty.

Tuy nhiên ,thông thường các buổi teambuilding thường được tổ chức ngoài trời nên có thể chịu ảnh hưởng bởi yếu tố thời tiết xấu như những lúc thời tiết mưa, bão sẽ khiến sự kiện không được trọn vẹn hoặc có thể bị hoãn lại.

Ý tưởng tổ chức sự kiện Pool Party

Sự kiện Pool Party là sự kiện được tổ chức ở hồ bơi, ý tưởng tổ chức sự kiện này sẽ mang đến những trải nghiệm mới mẻ, thú vị cho khách tham dự. Với buổi tiệc Pool Party, khách mời có thể thỏa sức đắm mình trong không gian hồ bơi mát mẻ, thưởng thức đồ ăn, trò chuyện và hòa mình vào âm nhạc sôi động. Công đoạn chuẩn bị cho sự kiện này cũng rất đơn giản, trang trí không cần quá phức tạp. Nhưng tuy nhiên ý tưởng tổ chức sự kiện này chỉ thích hợp tổ chức vào mùa hè nóng bức.

Ý tưởng tổ chức sự kiện teabreak

Teabreak hay còn gọi là tiệc trà, là bữa tiệc nhẹ gồm có các loại bánh ngọt, trái cây, đi kém với các các loại đồ uống như nước trái cây, nước ngọt và đặc biệt là trà.

Ưu điểm của ý tưởng tổ chức sự kiện này là không quá khắt khe về mặt tổ chức, chỉ cần một không gian ấm cúng, trang trí phù hợp, trà bánh thơm ngon cũng đã đủ để gây ấn tượng với khách tham dự. Lựa chọn tổ chức sự kiện teabreak sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tổ chức.

Hạn chế của ý tưởng tổ chức sự kiện này là khách mời thường sẽ di chuyển tự do, nếu sắp xếp đồ ăn không hợp lý, quản lý không tốt sẽ dễ dẫn đến tình trạng lộn xộn. Thông thường, tiệc trà thích hợp áp dụng cho các buổi hội thảo, sự kiện sinh nhật…

Ý tưởng tổ chức sự kiện đêm hội ánh sáng

Như tên gọi, ý tưởng tổ chức sự kiện đêm hội ánh sáng là sự kiện được tổ chức với không gian hoành tráng được trang trí bằng hàng nghìn ánh nến, ánh đèn cùng các công nghệ chiếu sáng chuyên nghiệp như máy chiếu 2D; 3D…

Sự kiện đêm hội ánh sáng thường kết hợp với các chương trình ca nhạc sôi động, nhiều doanh nghiệp còn mời các ca sĩ, DJ biểu diễn để tăng phần sôi động cho sự kiện. Với hình ảnh, âm thanh, ánh sáng bắt mắt, sự kiện sẽ trở nên đầy hấp dẫn, thu hút được người tham dự. Tuy nhiên, chi phí để tổ chức sự kiện này khá lớn và đòi hỏi phải có sự chuyện nghiệp từ đơn vị tổ chức, nhất là bộ phận kỹ thuật phụ trách âm thanh, ánh sáng.

Ý tưởng tổ chức sự kiện lễ hội hóa trang

Trong sự kiện hóa trang, khách tham sự có thể thoải mái biến hình, cosplay thành bất cứ nhân vật nào, có thể là nhân vật hoạt hình, truyện cổ tích…Ý tưởng tổ chức sự kiện này rất thích hợp tổ chức trong các buổi lễ Halloween, tiệc sinh nhật.

Tổ chức sự kiện theo ý tưởng này sẽ mang đến những giây phút giải trí sáng tạo, vui nhộn. Trong sự kiện này bạn có thể lồng ghép thêm các chương trình văn nghệ như diễn kịch, hát, múa, trình diễn thời trang góp phần tăng tính hấp dẫn cho sự kiện.

Ý tưởng tổ chức sự kiện online

Ngoài việc, tổ chức các sự kiện trực tiếp truyền thống, bạn cũng có thể thực hiện các ý tưởng tổ chức sự kiện bằng hình thức trực tuyến. Bạn có thể tham khảo, lựa chọn tổ chức sự kiện online trên nền tảng ViEvent. ViEvent là nền tảng tổ chức sự kiện online toàn diện, với nhiều ưu điểm như:

- Tạo và quản lý nhiều sự kiện, phòng học, họp cùng lúc.

- Có trang giới thiệu cho mỗi sự kiện tại đó hiển thị tất cả thông tin về nội dung chương trình, diễn giả, thời gian, địa điểm.

- Có phòng tiếp đón mở trước nhiều ngày để hỗ trợ và đảm bảo tất cả mọi người sẽ có mặt ở sự kiện dễ dàng nhất.

- Có email nhắc nhở tự động cho mỗi sự kiện để khách mời luôn có mặt ở sự kiện mà không bị missed.

- Có phòng chuẩn bị sự kiện cho nhà tổ chức và diễn giả tập dượt trước các sự kiện.

- Có công cụ quản trị đội nhóm để tổ chức sự kiện dễ dàng hơn.

- Có thể nhập email khách mời hàng loạt để hệ thống tự động gửi thư mời và hướng dẫn khách tham gia sự kiện kín.

- Phòng tổ chức sự kiện được thiết kế để tối đa hoá hình ảnh của sự kiện và nhà tổ chức. Tập trung hoá tối đa sự chú ý vào các diễn giả thay vì xuất hiện nhiều video của khách mời.

- Có thể phát video sự kiện chất lượng cao từ Studio riêng của nhà tổ chức sử dụng giao thức RTMP (tương tự youtube và facebook).

Một số lưu ý khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Để giảm thiểu những sự cố không đáng có xảy ra cũng như góp phần tăng khả năng thành công khi tổ chức sự kiện, bạn cần lưu ý một số điều sau khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện.

Ý tưởng tổ chức phù hợp ngân sách

Để những ý tưởng tổ chức sự kiện được hiện thực hóa cần phải có ngân sách. Ý tưởng dù có hay đến đâu nhưng không có ngân sách thì bạn khó có thể thực hiện được nó. Vì vậy, bạn cần dựa vào bảng phân bổ ngân sách để xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện và cần lên kế hoạch chi tiêu rõ ràng, tỉ mỉ cho từng hạng mục để tránh lãng phí gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp

Đặt tên sự kiện phù hợp với ý tưởng

Khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần đặt tên cho sự kiện để giúp người tham gia ghi nhớ sự kiện cũng như tạo điểm nhấn với khách tham dự. Tên sự kiện nên có tính độc lạ, gắn với mục đích, chủ đề của sự kiện.

Sử dụng sơ đồ tư duy khi xây dựng kế hoạch

Sử dụng sơ đồ tư duy sẽ cho bạn cái nhìn tổng thể về kế hoạch của toàn bộ sự kiện. Đồng thời, sơ đồ tư duy sẽ giúp các nhân viên hiểu rõ hơn về công việc phải làm và còn giúp người quản lý sự kiện có thể dễ dàng giám sát, theo dõi sự kiện để nếu có những thiếu sót sẽ đưa ra phương giải quyết nhanh chóng, phù hợp.

Bên cạnh các sự kiện offline, bạn cũng có thể cân nhắc ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo bằng cách kết hợp online và offline (hybrid event). Xu hướng hybrid event, virtual event,...được đánh giá sẽ trở nên phổ biến hơn nữa trong thời gian sắp tới. ViEvent tự tin là nền tảng cung cấp giải pháp sự kiện trực tuyến hàng đầu hiện nay. Những tính năng được tích hợp trong phần mềm của ViEvent đảm bảo sẽ giúp bạn tối ưu mọi công đoạn từ sắp xếp nhân sự, điều chỉnh timeline sự kiện hiệu quả!

Như vậy, bài viết trên từ ViEvent đã chia sẻ đến bạn những ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo. Hy vọng rằng với những gợi ý trên, bạn có thể xây dựng được những ý tưởng mới lạ, hấp dẫn cho sự kiện của mình. Hãy thử thực hiện các ý tưởng tổ chức sự kiện trên nền tảng ViEvent bạn nhé!